● Założenie żłobka jest uzależnione od spełnienia długiej listy wymagań lokalowych i sanitarnych.
KROK 1. PRZYGOTOWANIE MIEJSCA NA DZIAŁALNOŚĆ
Opieka nad dzieckiem do trzeciego roku życia może być realizowana w formie żłobka albo klubu dziecięcego. Utworzenie przez pracodawcę przyzakładowej instytucji opieki nad dzieckiem (niezależnie od formy) wymaga wpisu do rejestru prowadzonego przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na adres takiej placówki. Jest to bowiem działalność regulowana w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.; dalej: u.s.d.g.). Dokonanie wpisu przez pracodawcę jest więc warunkiem rozpoczęcia funkcjonowania przyzakładowych placówek.
Szczegółowy tryb prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego reguluje ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat trzech (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1457 ze zm., dalej u.o.d.).
Opieka w żłobku lub klubie dziecięcym może być sprawowana do ukończenia przez dziecko trzech lat albo – w przypadku gdy niemożliwe lub utrudnione jest objęcie go wychowaniem przedszkolnym – czterech lat. Rozpoczyna się ona od ukończenia przez niemowlaka 20. tygodnia życia w przypadku żłobka oraz od ukończenia pierwszego roku życia, jeżeli chodzi o klub dziecięcy.
Ważne
Żłobek lub klub dziecięcy mogą być dla celów organizacyjnych połączone w zespół. Scalenie tych placówek nie narusza ich odrębności w zakresie wpisu do rejestru
Warunki lokalowe
Jednym z podstawowych warunków utworzenia firmowego żłobka lub klubu dziecięcego jest spełnienie przez pracodawcę wymogów lokalowych. W myśl art. 24 ust. 1 pkt 1 u.o.d. żłobek może być prowadzony tylko w lokalu, w którym znajdują się co najmniej dwa pomieszczenia. Jedno z nich musi być przystosowane do odpoczynku dzieci. Powinno być zatem zaadaptowane do tego celu, np. poprzez wyciszenie.
Natomiast klub dziecięcy nie musi w tym zakresie spełniać tak wysokich wymagań jak żłobek. Wystarczy więc, żeby posiadał jedno pomieszczenie umożliwiające realizację zadań klubu.
Niezależnie od formy placówki, musi być zapewniona możliwość spożywania przez dzieci posiłków w higienicznych warunkach. Powinna być zatem urządzona odpowiednia przestrzeń, z trwale zachowywaną czystością, w której maluch może się posilać.
W żłobku dzieci mają mieć zapewnione oddzielne pomieszczenie do odpoczynku. Gdy chodzi o klub, to u.o.d. mówi tylko o miejscu do takiego celu. Wystarczy więc wygospodarowanie w pomieszczeniu przestrzeni oraz jej urządzenie tak, aby możliwy był w niej spokojny odpoczynek maluchów.
Szczegółowe wymagania lokalowe i sanitarne, jakie musi spełniać placówka, zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 10 lipca 2014 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych, jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy (Dz.U. poz. 925). [patrz ramka str. E3]
Przepisy techniczno-budowlane
Zasadą jest, że lokal, w którym ma być prowadzony przez pracodawcę żłobek lub klub, powinien znajdować się w budynku lub jego części spełniających warunki określone w przepisach techniczno-budowlanych oraz wymagania zawarte w przepisach o ochronie przeciwpożarowej dla kategorii zagrożenia ludzi ZL II lub uzgodnione z właściwym miejscowo komendantem wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej w trybie określonym w tych przepisach.
Kwestie te szczegółowo regulują dwa rozporządzenia. Pierwsze z nich – rozporządzenie ministra infrastruktury z 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1422 ze zm.) wprost w par. 209 ust. 2 pkt 2 zalicza żłobki do kategorii zagrożenia dla ludzi – ZL II. Drugie to rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. nr 109, poz. 719).
W celu ułatwienia prowadzenia małych żłobków i klubów dziecięcych dopuszczalne jest także prowadzenie tych placówek w lokalu znajdującym się w budynku lub jego części innym niż dla kategorii zagrożenia ludzi ZL II bądź po uzgodnieniach z właściwym miejscowo komendantem wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej, pod warunkiem że lokal:
jest przeznaczony dla nie więcej niż 15 dzieci, znajduje się na parterze budynku wykonanego z elementów nierozprzestrzeniających ognia, posiada co najmniej dwa wyjścia na zewnątrz, przy czym jednym z nich są drzwi wyjściowe z lokalu, a drugim inne drzwi lub okno umożliwiające bezpośrednie wyjście na przestrzeń otwartą, został wyposażony w trudno zapalne wykładziny podłogowe i inne stałe elementy wyposażenia i wystroju wnętrz oraz gaśnicę proszkową ABC o zawartości co najmniej 4 kg środka gaśniczego.
Strefa pożarowa obejmująca lokal, w którym może przebywać nie więcej niż piętnaścioro dzieci, jest strefą pożarową zakwalifikowaną do kategorii zagrożenia ludzi ZL określoną w przepisach techniczno-budowlanych, zlokalizowaną w budynku innym niż tymczasowy. W jednej strefie pożarowej może znajdować się jeden lokal, który jest przeznaczony na nie więcej niż piętnaściorga dzieci.
Spełnianie przez lokal, w którym ma być prowadzony żłobek albo klub dziecięcy, wymagań dotyczących bezpiecznych i higienicznych warunków pobytu dzieci potwierdza pozytywna opinia komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej oraz pozytywna opinia właściwego państwowego inspektora sanitarnego. Obie takie opinie są niezbędne, aby zarejestrować prowadzenie placówki. To na ich podstawie przy składaniu wniosku o rejestrację pracodawca oświadcza, że spełnia wymagane warunki lokalowe. Przed dokonaniem wpisu do rejestru urzędnicy gminy mogą dokonać wizytacji lokalu.
Ważne
Jeżeli lokal był dotychczas użytkowany w inny sposób niż jako żłobek czy klub dziecięcy, konieczne jest wcześniejsze przeprowadzenie procedury zmiany sposobu użytkowania stosownie do art. 71 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1409 ze zm.)
KROK 2. WNIOSEK O WPIS DO EWIDENCJI
Wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych dokonuje wójt, burmistrz lub prezydent miasta na wniosek podmiotu, który chce prowadzić placówkę, a więc np. spółki, która zamierza utworzyć żłobek dla dzieci zatrudnionych w niej pracowników. Wniosek taki powinien zawierać:
ww przypadku pracodawcy będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej – numer lub indeks identyfikujący podmiot we właściwym rejestrze publicznym (np. Krajowym Rejestrze Sądowym) potwierdzający status podmiotu (a zatem odnoszący się do formy prawnej, np. spółka handlowa),
numer NIP i REGON, o ile wnioskodawcy te numery nadano, oświadczenie o spełnianiu warunków lokalowych, w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną – oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie, oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy, w przypadku osoby fizycznej – numer PESEL.
W celu sprawdzenia zgodności danych wójt, burmistrz lub prezydent miasta może żądać odpisu z odpowiedniego rejestru, dokumentu potwierdzającego tożsamość, zaświadczenia o niekaralności albo dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy.
Ważne
Wpisu do rejestru dokonuje się w gminie, w której ma się mieścić żłobek lub klub dziecięcy
Na portalu Emp@tia dostępnym pod adresem www.empatia.mpips.gov.pl w module E-wnioski udostępniono usługę umożliwiającą złożenie elektronicznego wniosku o wpis, zmianę danych oraz wykreślenie w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych. Formularz podania zawiera rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 31 stycznia 2014 r. w sprawie wzorów dokumentów elektronicznych o wpis, zmianę oraz wykreślenie w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych (Dz.U. poz. 193).
Podmiot wpisany do rejestru jest zobowiązany do informowania organu go prowadzącego o wszelkich zmianach danych wskazanych we wniosku lub dokumentach w terminie 14 dni od ich zaistnienia. Po otrzymaniu tych informacji wydawane jest zaświadczenie uwzględniające zmiany.
Ważne
Prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego bez wpisu do rejestru jest wykroczeniem zagrożonym karą ograniczenia wolności albo karą grzywny (art. 601 par. 1 ustawy z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń; t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1094 ze zm.). Poza tym skutkuje ono wyłączeniem możliwości wpisania przez dany podmiot żłobka lub klubu dziecięcego do rejestru przez trzy lata (art. 72 ust. 2 u.s.d.g.)
Uiszczenie opłaty
Wpis do rejestru podlega opłacie, która stanowi dochód własny gminy. Wysokość opłaty ustala rada gminy w drodze uchwały. Kwota ta nie może być wyższa niż 50 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2015 r. wynosi ono 1750 zł). Wraz z wnioskiem o wpis trzeba przedstawić oświadczenie potwierdzające dokonanie wpłaty.
Wójt, burmistrz lub prezydent miasta odmawia rejestracji w przypadku gdy:
podmiot nie spełnia warunków wymaganych do utworzenia i prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego, wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem.
Odmowa wpisu do rejestru oraz wykreślenie z niego następują w drodze decyzji administracyjnej.
Ważne
Opłata za rejestrację żłobka lub klubu dziecięcego w 2015 r. nie może być wyższa niż 875 zł. W 2016 r. będzie to kwota 925 zł (połowa z kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, które wyniesie 1850 zł)
Zaświadczenie potwierdza dokonanie wpisu określonego podmiotu do rejestru żłobków lub klubów dziecięcych. Wydaje je organ wykonawczy gminy z urzędu. Oznacza to w szczególności, że do postępowania w sprawie wydania zaświadczenia o wpisie do rejestru żłobków i klubów dziecięcych nie znajdzie zastosowania art. 217 par. 1–2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.; dalej: k.p.a.) wymagający do wydania zaświadczenia wniosku osoby zainteresowanej i wykazania interesu prawnego w jego uzyskaniu. Dokument ten wydaje się zgodnie z art. 217 par. 3 k.p.a. bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dokonania wpisu do rejestru.
KROK 3. NADANIE STATUTU
Żłobek i klub dziecięcy działa na podstawie statutu. Akt ten musi ustalić pracodawca, który go tworzy, określając w szczególności:
nazwę i miejsce jego prowadzenia, cele i zadania oraz sposób ich realizacji z uwzględnieniem wspomagania indywidualnego rozwoju dziecka oraz wspierania rodziny w wychowaniu dziecka, a w przypadku dzieci niepełnosprawnych – ze szczególnym uwzględnieniem rodzaju niepełnosprawności, warunki przyjmowania dzieci, zasady ustalania opłat za pobyt i wyżywienie w przypadku nieobecności dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym.
KROK 4. ZATRUDNIENIE ODPOWIEDNICH OSÓB I USTALENIE GODZIN FUNKCJONOWANIA PLACÓWKI
Pracą żłobka kieruje dyrektor. Może być nim tylko osoba, która posiada:
wykształcenie wyższe i co najmniej trzy lata doświadczenia w pracy z dziećmi, albo co najmniej wykształcenie średnie oraz pięć lat doświadczenia w pracy z dziećmi.
Zasadą jest, że opiekunem w żłobku powinna być osoba posiadająca kwalifikacje pielęgniarki, położnej, opiekunki dziecięcej, nauczyciela wychowania przedszkolnego, nauczyciela edukacji wczesnoszkolnej lub pedagoga opiekuńczo-wychowawczego.
Opiekunem w żłobku może być jednak także osoba, która posiada co najmniej wykształcenie średnie oraz:
przed zatrudnieniem jako opiekun w żłobku odbyła 280-godzinne szkolenie, z czego co najmniej 80 godzin w formie zajęć praktycznych polegających na sprawowaniu opieki nad dzieckiem, lubma co najmniej dwuletnie doświadczenie w pracy z dziećmi w wieku do trzech lat (jeżeli jednak nie pracowała z dziećmi w tym wieku przez co najmniej sześć miesięcy bezpośrednio przed podjęciem zatrudnienia jako opiekun w żłobku, musi w ciągu pół roku od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku odbyć 80-godzinne szkolenie w celu uaktualnienia wiedzy i umiejętności).
Klubem dziecięcym zarządza kierownik. Nie musi on mieć tak wysokich kwalifikacji jak dyrektor żłobka. Wystarczy, że będzie spełniał wymagania właściwe dla opiekuna.
Liczba pracowników
Skład personelu zatrudnionego w żłobku musi być dostosowany do liczby dzieci uczęszczających do tej placówki. Jeden opiekun może sprawować opiekę w żłobku nad maksymalnie ośmiorgiem dzieci, a w przypadku gdy w grupie znajduje się dziecko niepełnosprawne wymagające szczególnej opieki lub takie, które nie ukończyło pierwszego roku życia – maksymalnie nad pięciorgiem dzieci. Zasada ta obowiązuje też w klubie dziecięcym. W żłobku, do którego uczęszcza więcej niż 20 dzieci, należy zatrudnić przynajmniej jedną pielęgniarkę lub położną.
W myśl art. 4 u.o.d. osoby sprawujące opiekę nad dziećmi podlegają obowiązkowym badaniom sanitarno-epidemiologicznym zgodnie z ustawą z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 947 ze zm.).
Czas otwarcia placówki
Godziny pracy żłobka lub klubu dziecięcego ustala się w regulaminie organizacyjnym, który nadaje mu dyrektor placówki, biorąc pod uwagę opinie rodziców. W żłobku zapewnia się opiekę nad dzieckiem w wymiarze do 10 godzin dziennie w odniesieniu do każdego dziecka, zaś w klubie dziecięcym – do 5 godzin dziennie względem każdego podopiecznego.
Czas opieki ma charakter terminów maksymalnych. Tym samym dyrektor żłobka lub osoba kierująca pracą klubu dziecięcego może w regulaminie organizacyjnym wyznaczyć terminy krótsze.
Dziesięciogodzinny wymiar opieki w żłobku w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być wydłużony na wniosek rodzica. Musi on wówczas uiścić dodatkową opłatę. Mechanizm jej naliczania powinien być ustalony w statucie żłobka.
Przepisy u.o.d. nie określają formy złożenia takiego wniosku przez rodzica. Może to zatem nastąpić także w formie ustnej (np. telefonicznie), lecz wówczas treść wniosku powinna zostać utrwalona w formie pisemnej (np. notatki).
W myśl art. 23 u.o.d. w żłobku zapewnia się wyżywienie przebywającym w nim dzieciom. Placówka może prowadzić własną kuchnię bądź zamówić świadczenie usług gastronomicznych przez podmiot zewnętrzny (katering). Z obowiązkiem tym wiąże się wymóg wygospodarowania przebywającym w nim dzieciom czasu, miejsca i higienicznych warunków do spożywania posiłków.
Ważne
Rodzice są zobowiązani do ponoszenia opłat za pobyt oraz wyżywienie dzieci w żłobku lub klubie dziecięcym
Wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego sprawuje nadzór nad działaniem tych placówek w zakresie warunków i jakości świadczonej opieki.
Niezbędne wymagania, jakie musi spełniać lokal na żłobek lub klub dziecięcy
Lokal na żłobek lub klub dziecięcy oraz jego wyposażenie powinny spełniać m.in. następujące warunki:
● powierzchnia pomieszczenia przeznaczonego na zbiorowy pobyt od trojga do pięciorga dzieci musi wynosić co najmniej 16 mkw. (w przypadku liczby dzieci większej niż pięcioro powierzchnia ulega odpowiedniemu zwiększeniu – na każde kolejne dziecko co najmniej 2 mkw.),
● wysokość pomieszczeń przeznaczonych na pobyt dzieci ma wynosić co najmniej 2,5 m,
● trzeba zapewnić utrzymanie czystości i porządku w lokalu (pomieszczenia mają być utrzymywane w odpowiednim stanie oraz okresowo remontowane i konserwowane),
● w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych:
– podłoga i ściany muszą być wykonane tak, aby było możliwe łatwe utrzymanie czystości,
– ściany do wysokości co najmniej 2 m mają być pokryte materiałami zmywalnymi, nienasiąkliwymi i odpornymi na działanie wilgoci oraz materiałami nietoksycznymi i odpornymi na działanie środków dezynfekcyjnych,
● pościel i leżaki muszą być wyraźnie oznakowane, przypisane do konkretnego dziecka i odpowiednio przechowywane, tak aby zapobiec przenoszeniu się zakażeń,
● w pomieszczeniach dla dzieci na grzejnikach centralnego ogrzewania trzeba umieścić osłony ochraniające przed bezpośrednim kontaktem z elementem grzejnym,
● w pomieszczeniach ma być zapewniona temperatura co najmniej 20 st. C,
● musi być zagwarantowany dostęp do miski ustępowej oraz urządzeń sanitarnych z ciepłą bieżącą wodą, takich jak: umywalka, brodzik z natryskiem lub inne urządzenia do utrzymania higieny osobistej dzieci (w urządzeniach sanitarnych wymagana jest centralna regulacja mieszania ciepłej wody),
● trzeba zapewnić stanowisko do przewijania dzieci,
● jeżeli do placówki uczęszcza dziecko karmione mlekiem matki, powinno się zapewnić warunki do jego przechowywania i podawania,
● należy zapewnić miejsce do przechowywania sprzętu i środków utrzymania czystości (zabezpieczone przed dostępem dzieci),
● musi istnieć miejsce do przechowywania odzieży wierzchniej,
● meble trzeba dostosować do wymagań ergonomii,
● wyposażenie powinno posiadać atesty lub certyfikaty,
● zabawki muszą spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny oraz posiadać oznakowanie CE,
● trzeba zapewnić możliwość otwierania w pomieszczeniu co najmniej 50 proc. powierzchni okien,
● w pomieszczeniach należy zapewnić oświetlenie o parametrach zgodnych z Polską Normą,
● apteczki w lokalu mają być wyposażone w podstawowe środki opatrunkowe.
Kroki w elektronicznej rejestracji
Podmiot chcący złożyć wniosek za pomocą portalu Emp@tia powinien założyć na nim konto, do czego niezbędne będzie – w celu zweryfikowania tożsamości – posłużenie się bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym e-PUAP.
Następnie należy w module e-Wnioski:
– wybrać opcję Dokumenty, Nowy dokument, Opieka nad dzieckiem w wieku do lat 3,
– wybrać odpowiedni wniosek o wpis w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych,
– wybrać gminę, do której wniosek będzie skierowany,
– wypełnić wniosek wymaganymi danymi,
– wysłać wniosek, potwierdzając bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym e-PUAP.
Wypełniony na portalu Emp@tia wniosek po wysłaniu go do właściwej gminy trafi na jej konto w rejestrze żłobków. Ta, wykorzystując funkcjonalności aplikacji, może wydać wnioskodawcy odpowiedni dokument w formie elektronicznej potwierdzający wpis.