Urzędnicy przyjaźniej nastawieni i bardziej kompetentni, a przynajmniej sprawiający takie wrażenie. Elektroniczne numerki wyświetlające kolejność obsługi. Ale jak już dochodzi do rzeczywistego załatwiania sprawy, to okazuje się, że jeszcze trzeba wypełnić jeden lub kilka druczków z oświadczeniami. To i tak pół biedy. Bo najczęściej należy donieść jeszcze jakieś urzędowy dokument (zaświadczenie) z pieczątką. To znaczy, wystąpić o niego w tym samym lub mieszczącym się na drugim końcu miasta urzędzie. Uprzejmie obsługiwany klient nie dostanie go – na ogół – od razu do ręki, tylko np. za trzy dni. Co więcej, nie tylko na jego zdobycie poświęca swój cenny czas, ale nierzadko musi dodatkowo zapłacić.
Tymczasem mamy w Polsce około 500 publicznych rejestrów. Do wielu z nich urzędnicy mają dostęp. Co to oznacza? Otóż zamiast wysyłać petenta po papier potwierdzający stan faktyczny, mogliby sprawdzić od razu wiarygodność danych w internecie. Ba, obliguje ich wręcz do tego art. 220 kodeksu postępowania administracyjnego. Przymnijmy: przepis ten zakazuje żądania zaświadczeń i oświadczeń na potwierdzenie faktów, które są dostępne z urzędu lub możliwe do ustalenia np. na podstawie rejestrów publicznych lub dowodu osobistego, ewentualnie rejestracyjnego pojazdu. Mimo kodeksowego nakazu nawet w uchwałach dużych miast prawo to jest łamane. Na przykład wymagane jest przedkładanie dokumentu potwierdzającego wpis do CEIDG, do których urzędnicy mają dostęp. Dlaczego tak robią? Przyciśnięci do ściany twierdzą, że to tylko wymóg fakultatywny, mówią tak, choć dostępny na urzędowej stronie zapis mówi co innego.
Inne samorządy są sprytniejsze. Wprawdzie obligatoryjnie nie wymagają danego rodzaju dokumentów, ale proszą, by je dostarczyć, tłumacząc się brakiem aktualności danych w rejestrach albo możliwością... przyspieszenia sprawy. Bo urzędnik zamiast żmudnie klikać w klawiaturę, woli swoją działalność zakończyć na sprawdzaniu aktualności daty na opieczętowanym piśmie. „Tymczasem okoliczność, iż rejestry publiczne mogą zawierać nieaktualne dane nie wyłącza obowiązku zastosowania się organów do wynikającego z k.p.a. żądania zaświadczeń lub oświadczeń” – przypomina w tekście obok Mieczysław Binkiewicz, radca prawny z kancelarii Domański, Zakrzewski, Palinka.
Co w sytuacji, gdy interesant po zapoznaniu się z ustaleniami urzędnika stwierdzi, że nie odpowiadają one rzeczywistości? Wówczas, korzystając z dowodów dostarczonych przez osobę zainteresowaną pracownik np. urzędu gminy może dokonać korekty ustaleń. Ale powinna być ona dokonywana w indywidualnych sprawach, a nie stawać się normą w danym urzędzie.
