Od początku roku inwestorzy będą mogli prowadzić w internecie cyfrową książkę obiektu budowlanego. A od 27 stycznia wypełniać elektroniczny dziennik budowy. Początkowo stosowanie e-procedur będzie dobrowolne, ale w krótkim czasie ma wejść obligatoryjna pełna elektronizacja
Przypomnijmy, że styczniowe zmiany wchodzą na podstawie nowelizacji prawa budowlanego sprzed pół roku (ustawa z 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw; Dz.U. poz. 1557). Tymczasem na ukończeniu prac legislacyjnych w resorcie rozwoju jest już projekt kolejnej nowelizacji, która przyspiesza niektóre ustalone przed pół rokiem terminy. Dodatkowo od połowy przyszłego roku obowiązkowe miałyby być elektroniczne zgłoszenia oraz elektroniczne wnioski o pozwolenia budowlane.
Cyfrowa książka
Zgodnie z przyjętą już w lipcu nowelizacją prawa budowlanego od początku 2023 r. książkę obiektu budowlanego będzie można prowadzić w sieci. Jest ona niezbędna np. dla właścicieli czy zarządców domów wielorodzinnych, hal czy innych większych obiektów, ale dla domów jednorodzinnych, zabudowy zagrodowej czy letniskowej już nie.
Cyfrowa książka będzie miała formę aplikacji (Główny Urząd Nadzoru Budowlanego określa ją jako system c-KOB), w której każdy właściciel lub zarządca ma dokonywać odpowiednich wpisów. Dostęp do tego systemu wymagać będzie uwierzytelnienia i autoryzacji osoby za pośrednictwem założonego konta. Każda książka będzie miała przypisany sobie numer. Przejściowo będzie dopuszczalne prowadzenie jej w wersji papierowej, jednak od 2027 r. książka obiektu będzie dostępna wyłącznie w formie elektronicznej.
Uwaga! Zapowiadana nowelizacja prawa budowlanego, która wkrótce może się znaleźć w Sejmie, radykalnie skraca czas obowiązywania papierowych ksiąg. Zgodnie z projektem nowelizacji już od 31 maja 2023 r. właściciel miałby być zobowiązany do założenia książki obiektu budowlanego w wersji elektronicznej. Dla prowadzących ją już obecnie na starych zasadach oznaczać to będzie dodatkowy obowiązek zamknięcia papierowej wersji stosownym wpisem i przechowywania jej przez 10 lat od tej daty.
Dziennik elektroniczny
Z kolei od 27 stycznia 2023 r. będzie możliwe prowadzenie elektronicznego dziennika budowy (EDB) dla robót wymagających ustanowienia kierownika budowy. – Do tego działania jesteśmy przygotowani i ewentualne problemy z funkcjonowaniem systemu EDB nie będą tutaj przeszkodą – mówi Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich. – Zgodnie z obowiązującymi przepisami jedynym sposobem wystąpienia o elektroniczny dziennik będzie złożenie wniosku właśnie poprzez EDB. W praktyce oceniam jednak, że większość osób będzie zainteresowana papierowymi dziennikami budowy – uważa ekspert.
W elektronicznym dzienniku, podobnie jak obecnie, będą zapisywane wszystkie istotne zdarzenia, które dokumentują przebieg robót budowlanych. System EDB pozwoli inwestorowi występować z wnioskiem o wydanie dziennika przez internet. Tą samą drogą złoży on dziennik wraz z wnioskiem o pozwolenie na użytkowanie obiektu. Każdy dziennik budowy prowadzony w sieci otrzyma indywidualny numer.
Organ wydający dziennik będzie miał trzy dni na przekazanie go inwestorowi (co oznacza w praktyce udostępnienie odpowiedniego konta w systemie EDB). Od momentu, gdy dziennik pojawi się na jego koncie, inwestor będzie mógł dokonywać w nim wpisów. Także w systemie EDB inwestor będzie udostępniał dziennik budowy uczestnikom procesu budowlanego, w tym przede wszystkim kierownikowi budowy i inspektorowi nadzoru inwestorskiego. Każda z tych osób będzie się musiała zarejestrować w systemie. Od każdego inwestora wymagane będzie też dołączenie do dziennika kopii uprawnień budowlanych osób pełniących funkcje:
- kierownika budowy,
- kierownika robót,
- inspektora nadzoru inwestorskiego,
- ewentualnie projektanta sprawującego nadzór autorski, o ile taki jest sprawowany.
Przy czym jeżeli pełniący omawiane funkcje są wpisani do centralnego rejestru osób posiadających uprawnienia budowlane (e-CRUB), to kopii uprawnień nie będzie trzeba dołączać.
– Wprowadzenie dla uczestników procesu budowlanego alternatywnego rozwiązania w odniesieniu do obecnego stanu prawnego, czyli możliwość prowadzenia dziennika budowy w postaci elektronicznej, to dobre rozwiązanie – zauważa dr Piotr Pałka, radca prawny i wspólnik Derc Pałka Kancelaria Radców Prawnych. Jednak podkreśla, że jednocześnie zostanie zachowana dotychczasowa, papierowa postać dziennika budowy i możliwość dokonywania w nim wpisów. – Inwestor będzie miał wówczas wybór – podkreśla dr Pałka.
Uwaga! Zgodnie z nowelizacją prawa budowlanego z 7 lipca papierowy dziennik budowy miał stanowić alternatywę dla wersji elektronicznej i być wydawany aż do końca 2029 r. Jednak najnowsza nowelizacja ma skrócić ten okres do końca maja 2023 r. Wyjątek stanowiłyby dzienniki budowy budynków mieszkalnych jednorodzinnych, które planuje się wydawać w wersji papierowej do 31 maja 2026 r.
Nie za szybko?
Choć wielu pytanych przez nas specjalistów uważa, że cyfryzacja procesu budowlanego jest w dzisiejszych czasach koniecznością, to część z nich jest zdania, że przyspieszenie zapowiadane w najnowszej wersji nowelizacji prawa budowlanego, którego projekt jest dostępny na stronach Rządowego Centrum Legislacji, idzie zdecydowanie za daleko. Rząd bowiem chce, by do połowy 2023 r. formalności załatwiane były wyłącznie w formie cyfrowej.
„Jako organ administracji architektoniczno-budowlanej nie mogę zaakceptować proponowanej przez głównego inspektora nadzoru budowlanego pełnej cyfryzacji tego procesu, począwszy od wniosków składanych wyłącznie drogą elektroniczną. Argumentacja, iż przyczyni się to do usprawnienia procesu inwestycyjnego oraz ograniczy ilość dokumentacji papierowej, jest o tyle chybiona, iż wykluczy część obywateli RP z możliwości uczestniczenia w procesie budowlanym bez profesjonalnego pełnomocnika”, pisze w opiniach do projektu nowelizacji wojewoda mazowiecki.
Wspiera go wojewoda wielkopolski, pisząc, że zobowiązanie do składania wniosków, zawiadomień i zgłoszeń wyłącznie w formie elektronicznej w perspektywie najbliższych lat doprowadzi do potencjalnego i faktycznego wykluczenia ze spraw prowadzonych na podstawie prawa budowlanego wszystkich tych osób, które nie korzystają z komputera lub mają ograniczony dostęp do internetu, zwłaszcza w małych miejscowościach oddalonych od dużych miast. Podobnie uważa wojewoda podlaski. „Całkowite wyeliminowanie możliwości składania do organu wniosków, zawiadomień, zgłoszeń, wniosków o pozwolenie na budowę, rozbiórkę, zmianę pozwolenia na budowę itd. w formie papierowej odbierze wielu obywatelom, zwłaszcza mieszkańcom małych miejscowości, możliwość wywiązania się z obowiązku spełnienia powyższych procedur”, zwraca uwagę Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku.
Przedstawiciele województw i powiatów jako argument przeciwko bliskiej pełnej cyfryzacji podkreślają też niewielkie obecnie zainteresowanie takim sposobem załatwiania formalności. Na przykład przed wojewodą wielkopolskim, mimo uruchomienia portalu e-Budownictwo, w formie cyfrowej toczy się niewielka liczba postępowań budowlanych. W 2021 r. było to nie więcej niż kilka procent.
Wątpliwości co do pełnej cyfryzacji ma też Śląski Związek Gmin i Powiatów. Obawia się, że nowe rozwiązania w tym przypadku okażą się po prostu nieprzydatne, a większość inwestorów i tak wybierze formę papierową.
Skróceniu terminów wydawania papierowych dokumentów niechętni są także m.in. przedstawiciele Polskiego Związku Inżynierów i Techników Budownictwa, którzy uważają, że wykluczy to sporą rzeszę inżynierów, zwłaszcza starszych, z procesu budowlanego. Mimo że słabo znają się oni na elektronicznych procedurach, są często dobrymi fachowcami, a tych na budowlanym rynku brakuje. Z innej jednak strony osoby znające specyfikę branży są zdania, że np. elektroniczny dziennik uchroni przed wpisywaniem fikcji czy dokonywaniem wpisów nawet wiele miesięcy po wykonaniu prac.
– Cyfryzacja, co do zasady słuszna, nie może jednak stanowić bariery w dostępie do postępowania – zauważa z kolei Rafał Dębowski, adwokat, wspólnik w kancelarii Dębowski i Wspólnicy sp.k. – Jeśli dokumentacja jest składana elektronicznie, to rodzi się pytanie, jak zapewnić prawo strony do zapoznania się z dokumentami. A przecież każda strona ma prawo przeglądać całe akta sprawy, także projekty budowlane stanowiące istotę postępowania. Przewiduje to kodeks postępowania administracyjnego. Do tej pory w praktyce przez strony były sporządzane fotografie papierowych dokumentów, odpisy, a jak to będzie w zapisie cyfrowym? Jak zrobić kopię czy odpis takiego dokumentu? Przecież projekty budowlane opracowywane są w specjalnych programach komputerowych, których zwykły obywatel nie posiada. Czy urząd może skopiować plik i przekazać go stronie w ramach udostępnienia akt? A jeśli tak, to jak to się ma do ochrony np. praw autorskich projektanta? – zastanawia się prawnik.
– Cyfryzację należy wprowadzać etapami, spokojnie, w sposób wyważony i z uwzględnieniem wykluczenia cyfrowego obywateli – zgadza się Piotr Jarzyński, prawnik z kancelarii Jarzyński & Wspólnicy, specjalizujący się w prawie budowlanym. Trzeba mieć też na uwadze, że nie zawsze jako wnioskodawcy występują profesjonalne podmioty – mówi Jarzyński. – Słabo zinformatyzowany Kowalski, nieposiadający dostępu do internetu, podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, konta w banku, zostanie wykluczony, bo nie będzie mógł złożyć własnoręcznego podpisu. Procedowany projekt zmian w prawie przewiduje bowiem zniesienie możliwości składania wniosków, zawiadomień i zgłoszeń w postaci papierowej i wprowadzenie obowiązku ich składania w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – dodaje prawnik. Wprawdzie urzędnicy w starostwie, jak mówi, mogliby zapewnić stronie możliwość złożenia wniosku elektronicznie, ale co z tego, że urzędnik pomoże go wypełnić, jeżeli podpisać elektronicznie musi go osoba, która go składa. A ta podpisu elektronicznego zazwyczaj nie ma. Dobrym pomysłem byłoby np. wprowadzenie możliwości podpisania wniosku elektronicznie przez urzędnika w zastępstwie strony z jednoczesnym potwierdzeniem jego danych osobowych i zgody na wysyłaną treść wniosku.
Urzędnicy sobie poradzą?
Jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o gotowość do cyfryzacji w urzędach nie uzyskaliśmy. – Pytanie jest na ten moment przedwczesne – odpowiada wymijająco Grzegorz Kubalski. Poważne wątpliwości ma natomiast wojewoda podlaski, który w opinii do projektu wskazał, że zarówno mieszkańcy – głównie małych miejscowości, jak i organy administracji architektoniczno-budowlanej nie są przygotowani na przejście w tak szybkim czasie na całkowitą elektronizację procedury administracyjnej. Przede wszystkim dlatego, że nie dysponują odpowiednim sprzętem elektronicznym. „Na terenie województwa podlaskiego są organy administracji architektoniczno-budowlanej, w których nie każdy pracownik rozpatrujący sprawy z tego zakresu ma własny komputer” – dodaje w piśmie opiniującym ustawę wojewoda podlaski.
Kłopoty mogą być także z cyfryzacją map. „Z uwagi na specyfikę województwa małopolskiego oraz stan aktualizacji Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego, a także liczne pytania gmin o możliwość wykorzystania map papierowych zwraca się uwagę, że znaczna część powiatów województwa małopolskiego nie posiada aktualnych map zasadniczych oraz ewidencyjnych w postaci elektronicznej”, czytamy w opinii wojewody małopolskiego. „Część z nich posługuje się jeszcze mapami katastru austriackiego w skali 1:2880, prowadzonymi w formie dokumentu papierowego. Analizy wymaga też stan cyfryzacji zasobów geodezyjnych prowadzonych dla terenów zamkniętych (kolej/wojsko), tak by nie doprowadzić do paraliżu w procedurach lokalizacyjnych (w tym strategicznych dla Państwa Polskiego w sektorze wojskowym i kolejowym)” – wyjaśnia wojewoda.
SOPAB w sukurs
Urzędy już dzisiaj mają kłopoty z obsługą systemu e-Budownictwo. Przyznaje to również GUNB, który ten system prowadzi. „W organach administracji samorządowej brakuje narzędzi do prowadzenia postępowań w obszarze budownictwa i sprawnie działających systemów oraz odpowiedniej infrastruktury” – czytamy na stronie GUNB. Z zamieszczonej informacji wynika, że obecnie 17,6 proc. organów administracji i 8 proc. organów nadzoru budowlanego nie dysponuje żadnym programem pomocnym przy wydawaniu decyzji i pozwoleń. Tę lukę ma wkrótce wypełnić SOPAB, czyli system do obsługi postępowań administracyjnych w budownictwie. Urząd 30 listopada poinformował o podpisaniu umowy na jego wykonanie. SOPAB ma być narzędziem dla administracji i nadzoru budowlanego do sprawnej i kompleksowej obsługi wniosków w procesie inwestycyjno-budowlanym. Najważniejsze funkcjonalności systemu mają powstać do połowy przyszłego roku. System ma być połączony z aplikacją e-Budownictwo, Rejestrem Wniosków, Decyzji i Zgłoszeń (RWDZ) oraz systemem obsługi kancelaryjnej EZD. W ramach projektu, który całościowo ma trwać do 2025 r., przewidziano także dostarczenie urzędom sprzętu wartości 14,5 mln zł. ©℗
Co w treści
Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego będzie aplikacją, w której każdy właściciel lub zarządca wpisze:
■ informacje o obiekcie budowlanym,
■ informacje o jego właścicielach i zarządcach,
■ informacje o przeprowadzanych kontrolach,
■ ekspertyzy i opinie techniczne dotyczące obiektu budowlanego,
■ roboty budowlane związane z obiektem po oddaniu do użytkowania,
■ katastrofy budowlane,
■ decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej dotyczące danego obiektu.
Szczegółowe zasady prowadzenia tego dokumentu w wersji elektronicznej mają się znaleźć w rozporządzeniu w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, które ma wejść w życie 1 stycznia 2023 r. Ten akt jest już po komisji prawniczej, a otwarcie całego systemu GUNB zapowiada na 2 stycznia 2023 r.
Dziś wzór (papierowy) określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. poz. 1134). Założyć ją trzeba co do zasady w ciągu 30 dni od uzyskania pozwolenia na użytkowanie. ©℗
