Jeżeli pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód w podróżach służbowych, przysługuje mu zwrot kosztów jego używania.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy, przysługuje zwrot wydatków związanych z podróżą służbową.

Jeżeli więc pracodawca pozwoli na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym (albo motocyklem lub motorowerem), niebędącym własnością firmy, musi zrekompensować pracownikowi koszty zużycia auta.

Dokumentacja wyjazdu

Zwrot kosztów przejazdu odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, która powinna zawierać następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, a także opis trasy,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis pracodawcy i jego dane.

Jak wyliczyć kilometrówkę

Dokładna kwota, jaką ma otrzymać pracownik, jest wyliczana na podstawie tzw. kilometrówki, stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca. Musi się ona jednak mieścić w ustalonych ustawowo progach.

Obecnie obowiązujące stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu do celów pojazdów służbowych niebędących własnością przedsiębiorcy wynoszą:

  • dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

  • dla motocykla - 0,2302 zł,
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ilość przejechanych kilometrów pracownik podaje na podstawie odczytów licznika pojazdu.

Firma może także przyjąć własne sposoby wyliczenia zwrotu, biorąc pod uwagę na przykład koszty paliwa czy ceny przejazdu komunikacją publiczną. Zasady tego typu rozliczenia muszą być przy tym zawarte w stosownej uchwale, a przyjęta stawka nie może być wyższa niż ta wynikająca z tzw. kilometrówki.

Oprócz kosztów przejazdu pracownik może się starać również o zwrot innych wydatków związanych bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej - chodzi między innymi o opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy opłaty parkingowe.

Pracownik musi rozliczyć koszty podróży z pracodawcą nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167)

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271)