Zaczęły się ferie zimowe, a wraz z nimi doroczna akcja Zima w mieście, czyli bezpłatne zajęcia dla uczniów organizowane w placówkach oświatowych. Wychowawcy, którzy zajmują się dziećmi, muszą mieć aktualne zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego. Tego samego nie można jednak wymagać od rodziców czy dziadków, którzy chcą wspomóc profesjonalnych opiekunów podczas kilkugodzinnej wycieczki. Placówki, które się tego domagają, naruszają przepisy. Tak wynika ze stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 14 w Pabianicach w ubiegłym roku wydał zarządzenie w sprawie regulaminu wycieczki szkolnej, zielonej szkoły, wyjścia, w którym umieścił zapis, że opiekunem może zostać rodzic po przedłożeniu dyrekcji szkoły informacji z Krajowego Rejestru Karnego. [ramka 1] Podobny wymóg znalazł się w regulaminie zgłaszania i organizowania wycieczek, wyjść, zawodów sportowych w Powiatowym Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Jaworze. Tymczasem takie działanie dyrektorów placówek oświatowych jest niezgodne z przepisami.
Ramka 1
Co w Krajowym Rejestrze Karnym
Gromadzi się tu dane o osobach: prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe; przeciwko którym prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe; przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe na podstawie amnestii; będących obywatelami polskimi prawomocnie skazanymi przez sądy państw obcych; wobec których prawomocnie orzeczono środki zabezpieczające w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe; nieletnich, wobec których prawomocnie orzeczono środki wychowawcze, poprawcze lub wychowawczo-lecznicze albo którym wymierzono karę na podstawie art. 13 lub art. 94 ustawy z 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 969); prawomocnie skazanych za wykroczenia na karę aresztu; poszukiwanych listem gończym; tymczasowo aresztowanych; nieletnich umieszczonych w schroniskach dla nieletnich.
W KRK gromadzi się również dane o podmiotach zbiorowych, wobec których prawomocnie orzeczono karę pieniężną, przepadek, zakaz lub podanie wyroku do publicznej wiadomości, na podstawie ustawy z 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 703 ze zm.).
O zaświadczenie można występować osobiście lub za pośrednictwem internetu. ©℗
UODO stawia weto
– W przypadku jednodniowych wycieczek organizowanych przez szkoły, takich jak wyjście do kina, teatru, muzeum, parku rozrywki, nie ma podstaw prawnych do pozyskiwania informacji o karalności osób, które mają być doraźnymi opiekunami. Takie uprawnienia nie zostały bowiem przewidziane dla szkół w przepisach powszechnie obowiązujących – stwierdza Agnieszka Świątek-Druś, rzeczniczka Urzędu Ochrony Danych Osobowych. I powołuje się na konstytucję, zgodnie z którą nikt nie może być zobowiązany do ujawniania informacji o sobie inaczej niż na podstawie ustawy. – Nie jest więc dopuszczalne obligowanie osób fizycznych do przekazywania danych w drodze takiego aktu prawa wewnętrznego jak statut szkoły czy regulamin wycieczek szkolnych – dodaje.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych potwierdza Ministerstwo Edukacji Narodowej. Przy czym jeszcze niedawno samo planowało wprowadzenie zasady, by osoba niebędąca pracownikiem pedagogicznym, a podejmująca się opieki nad uczniami jako opiekun wycieczki szkolnej (np. rodzic czy dziadek ucznia), miała obowiązek dostarczenia dyrektorowi szkoły aktualnej informacji z KRK. Reguła ta została nawet zapisana w projekcie rozporządzenia ministra edukacji narodowej w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki. Jednak w finalnej wersji dokumentu (Dz.U. z 2018 r. poz. 1055) się nie znalazła. Zrezygnowano z niej na etapie prac legislacyjnych. Resort zwraca uwagę na jeszcze inny aspekt. Otóż jego zdaniem żądanie od rodziców czy np. dziadków pomagających nauczycielom w opiece nad dziećmi na spacerze czy szkolnej wycieczce zaświadczenia o niekaralności z KRK może stanowić duże utrudnienie, a w konsekwencji ograniczenie współdziałania ze szkołą lub całkowity brak zainteresowania taką współpracą. Jednocześnie ministerstwo tłumaczy, że placówka oświatowa może poprosić rodzica o złożenie stosownego oświadczenia. – Dyrektor szkoły, wyznaczając rodzica do opieki podczas wycieczki szkolnej, odpowiada za organizację wycieczki szkolnej i może zwrócić się do rodzica z prośbą np. o napisanie oświadczenia o niekaralności – mówi Justyna Sedlak z resortu edukacji.
Oświadczenie też wątpliwe
Okazuje się jednak, że zdaniem UODO także pobieranie od rodziców oświadczeń o niekaralności wydaje się wątpliwe ze względu na brak podstawy prawnej. Tym bardziej że szkoła nie jest pozbawiona możliwości zweryfikowania karalności osoby, która ma być opiekunem na wycieczce szkolnej. Ale tylko w określonym zakresie. Zgodnie bowiem z art. 21 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 405) przed dopuszczeniem osoby do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem małoletnich organizatorzy w zakresie takiej działalności są zobowiązani do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym. – Oznacza to, że dyrektor szkoły co do zasady ma obowiązek i powinien pozyskać informację, czy osoba, która ma pełnić rolę opiekuna na wycieczce, była skazana za przestępstwo na tle seksualnym. Nie ma natomiast prawa dowiedzieć się, czy została ona skazana za inne przestępstwo – wyjaśnia Agnieszka Świątek-Druś z UODO. I dodaje, że uprawnienie do sprawdzenia osoby w rejestrze nie jest jednak równoznaczne z możliwością żądania od niego zaświadczenia z KRK.
Inaczej przy wyjazdach
Powyższe uwagi odnoszą się do jednodniowych wycieczek szkolnych. Inaczej wygląda sprawa organizowanych w trakcie roku szkolnego wyjazdów trwających nieprzerwanie co najmniej dwa dni albo wypoczynku organizowanego w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej. Tego rodzaju wypoczynek jest uregulowany w art. 92a i następnych ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1457 ze zm.). Zgodnie z art. 92p ust. 1 i 2 tego aktu prawnego wychowawcą może być osoba niekarana za określone przestępstwa. Z kolei art. 92p ust. 8 ustawy o systemie oświaty wskazuje, że w celu potwierdzenia spełniania tego warunku kandydat przedstawia organizatorowi wypoczynku informację z KRK. [ramka 2] Przepisy te znajdą więc zastosowanie tylko w przypadku kolonii, półkolonii, zimowisk, obozów czy też biwaków organizowanych przez placówki oświatowe, np. w ramach zielonej szkoły.
Ramka 2
Zaświadczenie z KRK tylko się okazuje
Forma przetwarzania danych osobowych nie ma znaczenia w kontekście oceny, czy samo gromadzenie informacji jest legalne. Oznacza to, że jeśli określony podmiot, np. szkoła, jest uprawniony do żądania w określonych sytuacjach zaświadczeń o niekaralności, to drugorzędne znaczenie ma, czy będzie przechowywać oryginały czy kopie tych dokumentów. Najważniejszy jest bowiem sam fakt przetwarzania tych informacji i istnienie podstawy prawnej, która do tego uprawnia.
Niemniej jednak od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). W par. 5 jednoznacznie rozstrzygnięto, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną za zgodność z oryginałem. Jeśli więc osoba ubiegająca się o zatrudnienie w placówce oświatowej przedstawi pracodawcy wspomniany dokument, to pracodawca wykona jego kopię lub odpis i włączy je do akt osobowych, oryginał powinien zaś zwrócić zatrudnianemu pracownikowi. ©℗
Stażysta nie jest weryfikowany przez urząd
Stosowanie przepisów o zaświadczeniach z KRK budzi praktyczne wątpliwości nie tylko w odniesieniu do opiekunów wycieczek szkolnych. Podobnie jest w przypadku innych osób pracujących z dziećmi, np. w żłobku czy klubie dziecięcym. Otóż zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 603 ze zm.) do personelu wykonującego pracę w przywołanych placówkach może być zaliczona osoba, która nie figuruje w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym lub nie została skazana prawomocnym wyrokiem za inne przestępstwo umyślne. O ile weryfikacja spełniania pierwszej przesłanki odbywa się poprzez sprawdzenie przez żłobek lub klub dziecięcy danej osoby we wspomnianym rejestrze, o tyle w zakresie drugiej przesłanki kandydat przed podjęciem zatrudnienia przedstawia zaświadczenie o niekaralności. Stanowi o tym art. 15 ust. 5 ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3.
Wątpliwości nie ma w przypadku osób, które rozpoczynają pracę. Pojawiają się one tylko w odniesieniu do osób, które mają odbywać staż z urzędu pracy w żłobku lub klubie dziecięcym. W ich przypadku nie można bowiem mówić o zatrudnieniu. – Staż to nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązywania stosunku pracy z pracodawcą. Stażysta wykonuje powierzone mu zadania pod opieką i nadzorem opiekuna stażu, nadal pozostając w rejestrze urzędu jako osoba bezrobotna. W związku z tym nie wymagamy zaświadczenia o niekaralności od osób kierowanych na staż – wyjaśnia Jolanta Tulkis z Powiatowego Urzędu Pracy w Białymstoku.
Prawidłowość takiego postępowania pośredniaków potwierdza Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Resort wskazuje, że ani ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm.), ani wydane do niej rozporządzenia wykonawcze nie przewidują pozyskiwania i gromadzenia informacji o karalności osób rejestrowanych jako bezrobotni. – Zatem powiatowe urzędy pracy nie mają instrumentów umożliwiających weryfikowanie osób bezrobotnych pod względem ich karalności, w tym także osób kierowanych na staż – informuje ministerstwo. W ocenie resortu w opisywanych przypadkach to organizator stażu przed podpisaniem z pośredniakiem umowy o organizację stażu może uzyskać w KRK informacje o karalności kandydata do stażu. Takie stanowisko jest jednak kontrowersyjne. Badanie niekaralności wiąże się bowiem z przetwarzaniem danych osobowych. Uprawnienie do żądania stosownego zaświadczenia powinno więc wynikać wprost z przepisu rangi ustawowej. Tymczasem ustawa stanowi wyraźną podstawę dla pozyskiwania danych od kandydatów na pracowników, a nie stażystów. ©℗
