Wystawienie świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (jakie są inne obowiązki pracodawcy wobec pracownika, przeczytasz tutaj>>), a jego wydanie pracownikowi nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się zatrudnionego z pracodawcą.
Jeśli pracodawca nie dopełni swojego obowiązku, naraża się na karę grzywny, a sam pracownik może domagać się od firmy odszkodowania, gdy poniósł szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Kiedy jeszcze należy się odszkodowanie od pracodawcy, dowiesz się tutaj>>
Jakie dane powinny znaleźć się na świadectwie pracy?
Okres zatrudnienia, czyli kiedy trzeba wydać świadectwo pracy. Świadectwo pracy powinno zawierać okres zatrudnienia pracownika. Od 2017 roku zmieniły się przepisy i pracodawca musi wydać świadectwo pracy obowiązkowo tylko wtedy, gdy nie zamierza kontynuować zatrudnienia z podwładnym - ma wtedy maksymalnie 7 dni na wydanie świadectwa, a zasada ta obowiązuje przy wszystkich umowach o pracę. Natomiast pracodawca został zwolniony z obowiązku wydania świadectwa pracy w przypadku, gdy zamierza podpisać umowę o pracę z tą samą osobą w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
Więcej o zmianach w świadectwie pracy czytaj tutaj>>
W efekcie świadectwo pracy, jeśli zatrudnienie jest kontynuowane, obejmuje teraz wszystkie stosunki pracy nawiązane z danym pracodawcą [umowa próbna+umowa na czas nieokreślony, umowa próbna+umowa (umowy) na czas określony+umowa na czas nieokreślony, umowa próbna+umowa (umowy) na czas określony]. Jest to spore ułatwienie dla pracodawców zatrudniających terminowo - nie muszą już wydawać zbiorczych świadectw pracy obejmujących wszystkie kontrakty terminowe zawarte w okresie 24 miesięcy, począwszy od zawarcia pierwszej umowy. Teraz w przypadku kontynuacji zatrudnienia świadectwo pracy jest wydawane tylko na wniosek pracownika.
Wymiar czasu pracy. Świadectwo powinno zawierać także informacje dotyczące wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy (np. pełny wymiar, 1/2 etatu). Jeśli wymiar czasu ulegał zmianie, powinno to zostać osobno wykazane na świadectwie. Jednak jeżeli pozostawał niezmienny, to nie trzeba określać go oddzielnie, nawet gdy chodzi o kilka kolejnych umów o pracę.
Sposób rozwiązania stosunku pracy. W świadectwie należy również wskazać okoliczności rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a więc czy umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, upływem czasu, na który umowa była zawarta, z dniem ukończenia pracy lub też za wypowiedzeniem albo bez wypowiedzenia. W dwóch ostatnich przypadkach należy podać stronę, która zdecydowała się na rozwiązanie umowy (złożyła oświadczenie woli w tej sprawie). Zobacz, kiedy nie trzeba uzasadniać wypowiedzenia umowy>>Należy też między innymi podać, czy chodzi o zwolnienie dyscyplinarne pracownika, czy o zwolnienie grupowe lub z winy pracodawcy.
Krótsze wypowiedzenie. Na dokumencie powinna zostać też podana informacja o okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę - można je skrócić w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, lub wystąpienia innych przyczyn niedotyczących pracowników. Więcej na ten temat czytaj tutaj>>
Urlopy. Na świadectwie powinien zostać także podany wymiar urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w danym roku kalendarzowym (urlop na żądanie wyszczególnia się oddzielnie) i wysokość wypłaconego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany wypoczynek. Zmieniasz pracę? Zobacz, czy możesz przenieść urlop wypoczynkowy do nowej firmy>>
Jest to informacja istotna dla przyszłego pracodawcy - w przypadku, gdy pracownik nie wykorzystał całego urlopu przysługującego mu w danym roku kalendarzowym w poprzedniej firmie, kolejny pracodawca udzieli mu dni wolnych liczonych w sposób proporcjonalny. Tu sprawdzisz, ile urlopu dostaniesz w nowej firmie>>
Ponadto świadectwo musi zawierać dane o okresie korzystania z urlopu bezpłatnego i wykorzystanego urlopu wychowawczego, a także informacje o dodatkowym urlopie poszczególnych grup, na przykład osoby niepełnosprawnej albo weterana działań poza granicami państwa. Ponadto od 2017 roku na świadectwie pracy musi znaleźć się także informacja, w jakim wymiarze pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy przysługującej w związku z urlopem wychowawczym, a dokładnie czy i jak długo miał obniżony wymiar czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego. Więcej na ten temat dowiesz się tutaj>>
Zasiłek chorobowy i opieka nad dzieckiem. Na świadectwie pracodawca musi ponadto wykazać liczbę dni, przez którą wypłacano pracownikowi wynagrodzenie chorobowe w danym roku kalendarzowym. Jest to istotne, bowiem przysługujące pracownikowi 33. dni (lub 14. dni w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia) wypłaty wynagrodzenia chorobowego przysługują na cały rok kalendarzowym, a nie okres zatrudnienia u jednego pracodawcy. Na podstawie informacji ze świadectwa pracy kolejna firma ustala więc, od którego momentu pracownik otrzyma zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego.
Świadectwo musi zawierać też dane o sposobie wykorzystania zwolnienia na opiekę nad dzieckiem w wieku do lat 14 - a dokładnie, czy pracownik wykorzystał obydwa przysługujące mu dni, tylko jeden, czy też w ogóle nie skorzystał z tego uprawnienia.
Wreszcie na świadectwie pracodawca musi obowiązkowo podać okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, a także okresy nieskładkowe, przypadające w czasie zatrudnienia, które są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.
Poza tym oprócz danych obligatoryjnych, pracodawca może na wniosek pracownika umieścić informacje dodatkowe, na przykład o kwalifikacjach pracownika, odbytych szkoleniach i kursach czy samodzielnie zrealizowanych projektach.