Elektroniczne zwolnienia lekarskie nie będą wystawiane wszystkim pracownikom. Przepisy przewidują wyjątki od posługiwania się e-ZLA. To zaś może spowodować, że przepływ informacji o chorobie ubezpieczonego nie zawsze będzie płynny.
Po 30 listopada lekarze teoretycznie nie będą mieli wyjścia, jak tylko wystawić elektroniczne zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy (e-ZLA). 30 listopada kończy się bowiem dwukrotnie przedłużany okres przejściowy, w trakcie którego możliwe było wystawianie także druków papierowych. Ma to m.in. usprawnić proces obiegu dokumentów. Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przewiduje jednak wyjątki od obowiązku wystawiania e-ZLA. W niektórych przypadkach bowiem nadal będzie funkcjonowało papierowe zaświadczenie, chociaż już nie na znanym wszystkim zielonym druku. Podstawową formą wystawienia zaświadczenia będzie e-ZLA, ale lekarz albo asystent medyczny (od niedawna mogą wyręczać w tym lekarza) będzie mógł wystawić je także na wydrukowym z systemu formularzu, a czasami będzie musiał wręczyć ubezpieczonemu wydruk e-ZLA.
Formularz wydrukowany z systemu
Zaświadczenie na formularzu może być wystawione, jeśli z powodów technicznych nie można wystawić e-ZLA. Przyczyną może być np. przejściowy brak internetu albo zawieszenie się aplikacji gabinetowej, z której korzysta wystawiający zaświadczenie. Aby nie odsyłać w takim przypadku pacjenta, lekarz powinien dysponować jakąś liczbą takich formularzy. Przydadzą mu się także wtedy, jeśli uda się do pacjenta z wizytą domową. W porównaniu do e-ZLA na formularzu umieszcza się mniej informacji, nie wpisuje się bowiem numeru statystycznego choroby. Ponadto formularz musi być opatrzony pieczątką i podpisem wystawiającego. Wystawienie zaświadczenia w takiej formie nie zwolni jednak lekarza od przekazania tych informacji do ZUS. Jego obowiązkiem jest elektronizacja zaświadczenia, tj. wprowadzanie go do systemu i przekazanie go na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Będzie miał na to trzy dni robocze od ustania przyczyny uniemożliwiającej mu wystawianie od razu e-ZLA. Jeżeli elektronizacja w tym terminie nie jest możliwa, w szczególności w przypadku braku możliwości dostępu do internetu lub braku możliwości podpisania zaświadczenia lekarskiego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpisem zaufanym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego), wystawiający zaświadczenie znów będzie miał na to trzy dni od ustania przyczyny. Teoretycznie może to więc trwać bardzo długo. Co ciekawe, lekarzowi lub asystentowi, którzy nie zelektronizują zaświadczenia w terminie, zasadniczo nie będzie grozić sankcja. Może się więc zdarzyć, że ZUS przez wiele dni albo tygodni nie będzie wiedział, że danej osobie zostało wystawione zaświadczenie. Sankcja może grozić dopiero w przypadku powtarzalności takich naruszeń – ZUS może bowiem cofnąć lekarzowi upoważnienie do wystawiania zaświadczeń.
Może się zdarzyć, że ZUS przez wiele tygodni nie będzie wiedział, że dla danej osoby zostało wystawione zaświadczenie. Lekarzowi za niezelektronizowanie pojedynczego dokumentu w terminie nie grozi bowiem żadna sankcja.
O zaświadczeniu długo może nie wiedzieć także sam płatnik. Ubezpieczony ma co prawda obowiązek dostarczenia formularza, jednak nie ma na to określonego terminu. Przypomnijmy, że w przypadku papierowych zaświadczeń – obowiązujących do 1 grudnia 2018 r. – niedostarczenie druku w ciągu siedmiu dni od jego wystawienia powodowało, że zasiłek ulegał obniżeniu o 25 proc. za każdy dzień począwszy od ośmego dnia. Nowe przepisy takiej sankcji już nie przewidują. W założeniu nie jest ona potrzebna dlatego, że lekarz ma przecież obowiązek zelektronizować zaświadczenie, co spowoduje, że o chorobie będzie wiedział i ZUS, i płatnik. W przypadku pracowników dostarczenie formularza będzie o tyle ważne, że będzie jednocześnie usprawiedliwieniem nieobecności w pracy.
Wydruk, gdy brak profilu
Drugim wyjątkiem od e-ZLA jest wydruk zaświadczenia. Będzie wydawany w sytua cji, gdy e-ZLA zostało wprowadzone do systemu, ale płatnik (np. pracodawca ubezpieczonego) nie ma założonego profilu na PUE ZUS. Oznacza to, że mimo iż ZUS zaświadczenie otrzymał, to nie ma jak poinformować o tym płatnika. Dlatego też powinien to zrobić ubezpieczony, przedstawiając wydruk zaświadczenia. Ponadto ubezpieczony może zażądać wydruku w każdej sytuacji, nawet jeśli płatnik ma profil.
Również w tym przypadku ubezpieczony nie jest ograniczony terminem na dostarczenie wydruku. W przeciwieństwie do zaświadczenia na formularzu płatnik nie ma sposobu na dowiedzenie się o chorobie lub opiece nad członkiem rodziny (w przypadku zasiłku opiekuńczego) inaczej niż poprzez otrzymanie wydruku. Zwlekanie z przekazaniem wydruku może spowodować opóźnienia w wypłacie zasiłku. Trzeba jednak pamiętać, że roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się po upływie sześciu miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku (niezłożenie wydruku) nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin sześciu miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia.
W jakiej formie można wystawić ubezpieczonemu zaświadczenie o niezdolności do pracy
• e-ZLA – podstawowa forma
• na wydrukowanym formularzu – jeśli nie można wystawić e-ZLA z przyczyn technicznych
• jako wydruk e-ZLA – jeśli płatnik nie ma profilu na PUE ZUS albo ubezpieczony tego zażąda
Nie wszyscy zelektronizowani
Kolejną okolicznością, która może wpłynąć na obieg zaświadczeń, jest liczba płatników mających profile na PUE ZUS, dzięki czemu mogą odbierać e-ZLA. Teoretycznie muszą to zrobić wszyscy, którzy zgłaszają do ubezpieczeń więcej niż pięć osób. Teoretycznie, bo w praktyce za niezałożenie profilu także nie grozi żadna sankcja – tak informuje ZUS na swojej stronie internetowej. Przy czym płatnicy, którzy nie mają profilu, muszą poinformować ubezpieczonego w formie pisemnej w pierwszym dniu podlegania przez niego ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania wydruku lub zaświadczenia lekarskiego sporządzonego na formularzu. Gdy profil ten utworzą, to w ciągu siedmiu dni muszą poinformować ubezpieczonych, że składanie zaświadczeń w tej formie jest już niepotrzebne.
Podstawa prawna
Art. 53–60a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.).
Art. 47a ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 r.).
