Dodatek funkcyjny nie jest obowiązkowy, ale trzeba go naliczyć, gdy wynika on z regulaminu

Składniki wynagrodzenia pracownika samorządowego określa art. 36 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Wynika z niego m.in., że pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. Chodzi o:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatek za wieloletnią pracę,
• nagrodę jubileuszową,
• jednorazową odprawę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz
• dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Ponadto w myśl art. 36 ust. 4 u.p.s. „pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek funkcyjny”, a zgodnie z ust. 5 – „z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny”.

W świetle powyższych przepisów dodatek funkcyjny jest fakultatywnym składnikiem wynagrodzenia pracownika samorządowego.

Jakie są konsekwencje uregulowania dodatku funkcyjnego w regulaminie wynagradzania?

Opisany powyżej art. 36 u.p.s. pozostaje w związku z art. 39 tej ustawy. W myśl jego ust. 1 pracodawca w regulaminie wynagradzania określi, dla pracowników samorządowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 (czyli zatrudnionych na podstawie umowy o pracę – red.):
1) wymagania kwalifikacyjne (…);
2) szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

Ustawodawca dodał, że w regulaminie pracodawca „może określić:
1) warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa;
2) warunki i sposób przyznawania dodatków, o których mowa w art. 36 ust. 4 i 5 (czyli funkcyjnego i specjalnego – red.), oraz innych dodatków.

Zgodnie zaś z ust. 3 wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek określi, w drodze zarządzenia, maksymalne miesięczne wynagrodzenie kierowników i zastępców kierowników jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych.

Sąd Najwyższy w wyroku z 25 maja 2022 r. (sygn. akt II PSKP 107/21) wskazał, że pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagroda jubileuszowa oraz jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne. „Oznacza to, że oprócz świadczeń obligatoryjnych ustawodawca daje pracodawcy samorządowemu możliwość wprowadzenia świadczeń fakultatywnych, przy czym warunki ich przyznawania powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania (art. 39 ustawy)” – stwierdził.

RIO potwierdza: jeśli dodatek wynika z regulaminu - to nie można zaniechać naliczania

W wystąpieniu pokontrolnym RIO w Krakowie z 15 kwietnia 2025 r. (znak WK.6132.19.24) stwierdziła nieprawidłowość: „nieprzyznanie dodatku funkcyjnego w angażach pracowników zatrudnionych na stanowisku głównego specjalisty w Powiatowym Zarządzie Dróg w (…), mimo iż taki obowiązek wynikał z zapisów regulaminu wynagradzania pracowników (…)”. W ramach wniosku pokontrolnego izba nakazała, aby w przyszłości przygotować angaże pracowników „z należytą starannością, zawierając w nich wszystkie składniki wynagrodzenia przewidziane dla danego stanowiska w regulaminie wynagradzania, w tym dodatek funkcyjny, jeśli jest obligatoryjny, zgodnie z warunkami wynagradzania określonymi przez pracodawcę w ww. regulaminie na podstawie przepisów art. 39 ust. 2 pkt 2 u.p.s.”.

Czy zaniechanie naliczania dodatku funkcyjnego można kwalifikować jako naruszenie reguł wydatkowych?

Powyższe zagadnienie należy rozpatrywać również w kontekście ogólnych podstaw wydatkowych określonych przepisami ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.). Z art. 44 ust. 2–3 u.f.p. wynika, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych ich rodzajów. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Podsumowując: zapisy regulaminu wynagradzania wiążą pracodawcę. W konsekwencji brak naliczenia i przyznania dodatku funkcyjnego, przewidzianego w zapisach regulaminu wynagradzania jednostki, stanowi naruszenie przepisów, co w trakcie kontroli RIO słusznie wykazała jako nieprawidłowość. ©℗