Mimo że ponad 70 proc. małych i średnich przedsiębiorstw ma problemy z terminowym otrzymywaniem zapłaty od swoich kontrahentów, to 44 proc. nie sprawdza ich wiarygodności przed zawarciem z nimi umowy, a 60 proc. nie ma przygotowanego scenariusza na wypadek, gdyby nie zapłacili.
Korzystając z najnowszych badań przeprowadzonych na zlecenie Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej, Kaczmarski Inkasso i Rzetelnej Firmy oraz własnych doświadczeń i obserwacji, ich eksperci przygotowali listę pięciu najcięższych grzechów popełnianych przez właścicieli firm w Polsce.
Reklama
1) Nie sprawdzaj potencjalnych kontrahentów. Z pewnością są uczciwi.

Reklama
Z badania Audyt windykacyjny przeprowadzonego przez Keralla Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso wynika, że jedynie 12,7 proc. firm z sektora MSP sprawdza zawsze wiarygodność potencjalnych kontrahentów, zanim przystąpi do współpracy z nimi. Najczęściej robi wywiad wśród wcześniejszych partnerów handlowych, szuka na ich temat informacji w internecie bądź zagląda do Krajowego Rejestru Długów.
Swoich potencjalnych kontrahentów w ogóle nie sprawdza natomiast aż 44 proc. przedsiębiorców. 33,5 proc. weryfikuje rzetelność tylko nowych klientów.
– To prosta droga do problemów finansowych mogących skutkować nawet utratą płynności finansowej. Niejedna młoda firma zbankrutowała, ponieważ ktoś po prostu nie miał czasu lub zlekceważył sprawdzenie partnera, sprzedając mu towar lub usługę z odroczonym terminem płatności – ostrzega Adam Łącki, prezes zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.
2) Nie monitoruj partnerów. Raz sprawdziłeś, spokojnie, wystarczy.
Jeśli między sprawdzeniem kontrahenta a wystawieniem mu faktury nie mija zbyt wiele czasu, taka jednorazowa weryfikacja jest wystarczająca. Ale gdy ten okres jest dłuższy albo umowa przewiduje wielomiesięczną współpracę, potrzebny jest monitoring, czyli ciągłe śledzenie tego, czy na temat kontrahenta w Krajowym Rejestrze Długów nie pojawiają się informacje o jego zadłużeniu. System informatyczny robi to automatycznie.
– W idealnych relacjach biznesowych partnerzy sobie ufają i płacą swoje zobowiązania na czas. Niestety rzeczywistość nie jest idealna i w biznesie, podobnie jak na drodze, powinna obowiązywać zasada ograniczonego zaufania. Co byłoby, gdyby kierowcy stosowali ją jedynie na skrzyżowaniach, a poza nimi bezgranicznie sobie ufali? – pyta retorycznie Łącki, przypominając, że ponad 30 proc. dłużników to stali klienci, którzy wcześniej terminowo płacili za faktury. Ale z różnych względów przestali. Warto o ich kłopotach wiedzieć wcześniej i odpowiednio do tego się przygotować.
3) Nie szykuj się na problemy. Na pewno ich nie będzie.
Problemy? Będziemy się martwić, kiedy się pojawią... a może wcale nie będzie takiej potrzeby – takie podejście wyłania się z badania Audyt windykacyjny. Prawie 60 proc. małych i średnich firm nie ma przygotowanego scenariusza w razie wystąpienia opóźnień w płatnościach ze strony kontrahentów lub braku wpłaty w ogóle.
– To trochę myślenie życzeniowe. Szczególnie że w tym samym badaniu prawie 72 proc. przedsiębiorstw z sektora MSP przyznało, że ma problemy z terminowym otrzymywaniem zapłaty od swoich kontrahentów. Dłużnik gra z wierzycielem, tak jak ten mu pozwala. Jeśli wystawca ma opracowany plan działania na wypadek braku wpłaty i realizuje go konsekwentnie już pierwszego dnia po upływie terminu płatności, znacznie rzadziej ma problemy z utrzymaniem płynności finansowej – zauważa Radosław Koński, dyrektor departamentu windykacji w Kaczmarski Inkasso.
4) Czekaj spokojnie na płatność. Cierpliwość to przecież cnota.
Kilkukrotne odświeżanie strony internetowej z saldem na rachunku bankowym najczęściej niestety nie pomoże, jeśli kontrahent nie zapłacił w ustalonym terminie. Brak zdecydowania najczęściej prowadzi do tego, że na pieniądze trzeba czekać dłużej lub nie odzyska się ich wcale. Z upływem czasu spada bowiem prawdopodobieństwo otrzymania zapłaty. Największe szanse na sukces są wtedy, kiedy od upływu terminu płatności nie minęły więcej niż trzy miesiące. Jak wynika z doświadczeń Krajowego Rejestru Długów czy Kaczmarski Inkasso, spłacalność takich zobowiązań sięga 72 proc. Z kolei spłacalność zobowiązań o ponad 12-miesięcznym okresie przeterminowania wynosi już zaledwie 26 proc.
– Przedsiębiorca w kontakcie z nierzetelnym płatnikiem powinien pokazać, że zna i zamierza użyć narzędzi, które ułatwią mu odzyskanie należności. Już na etapie wysyłki wezwania do zapłaty warto więc pokazać, że konsekwencją jej braku będzie rozpoczęcie windykacji oraz wpis do Krajowego Rejestru Długów – radzi Konrad Siekierka, radca prawny z kancelarii prawnej Via Lex.
5) Nie płać faktur na czas. To przecież darmowy kredyt.
Takie działanie procentuje, to fakt, ale jedynie na krótką metę. W dłuższym terminie z pewnością mocno odbije się na rynkowej opinii o firmie. Zaufanie buduje się latami, traci błyskawicznie. Firmie grozić może też utrata traktowanych w ten nieuczciwy sposób kontrahentów. To wraz ze spadkiem jej wiarygodności na rynku z pewnością pogorszy warunki, na których zawierane będą kolejne umowy.
– Zdecydowanym przeciwieństwem takiej postawy i szansą na korzystniejsze warunki przyszłych umów jest budowanie swojej wiarygodności poprzez gromadzenie informacji o terminowych płatnościach. Każda zostanie odnotowana w biurze informacji gospodarczej, co pokaże potencjalnym kontrahentom, że jesteśmy solidnym partnerem – tłumaczy Maciej Ameljan, wiceprezes Rzetelnej Firmy, która promuje uczciwość płatniczą i wspiera przedsiębiorców w walce z zatorami.
Krajowy Rejestr Długów wspólnie z grupą swoich klientów wytypował trzy grupy firm, które spóźniały się z płatnościami. Zakomunikowano im następnie, że jeśli zaczną płacić szybciej, informacja o tym trafi do biura informacji gospodarczej, a za jego pośrednictwem do innych przedsiębiorców. W grupie firm, gdzie średnie opóźnienie wynosiło od 15 do 30 dni, aż 54 proc. zapłaciło faktury szybciej o 13 dni. Z kolei w grupie przedsiębiorców ze średnim opóźnieniem 31–50 dni, 37 proc. badanych zapłaciło swoje faktury szybciej o 20 dni.
Im starszy dług, tym motywowanie jest mniej skuteczne.
– Cóż, w przypadku niektórych klientów skuteczna jest jedynie windykacja, a czasem dopiero droga sądowa – uważa Konrad Siekierka. – Właśnie dlatego tak ważne jest weryfikowanie i monitorowanie partnerów, kontrolowanie tempa spływu należności do firmy, znajomość narzędzi i szybkie reagowanie, kiedy płatności nie są realizowane w terminie – podsumowuje Adam Łącki.