Elektroniczne podpisy i dokumenty w 2026 – co zmienia się dla przedsiębiorców?

Jakie zmiany w e-administracji dla firm w 2026 roku?

Rok 2026 przyniesie kilka kluczowych zmian w szeroko rozumianej e-administracji, czyli w wykorzystywaniu nowoczesnych technologii i zaplecza telekomunikacyjnego do świadczenia usług publicznych. Wszystkie one mają doprowadzić do usprawnienia i przyspieszenia kontaktów na linii urząd-obywatel, zwiększyć transparentność, ale i bezpieczeństwo przepływu informacji.

Zmiany są także odpowiedzią na unijne wymagania określone m.in. w rozporządzeniu eIDAS (Electronic Identyfication, Authentication and Trust Services), które standaryzuje zasady bezpiecznej identyfikacji i uwierzytelniania elektronicznego. Z punktu widzenia przedsiębiorców, ale i obywateli, kluczowe rozwiązania, które obowiązywać będą od 2026 roku to e-dokumenty tj. KSeF i e-doręczenia oraz zwiększenie roli e-podpisów.

E-dokumenty 2026

W roku 2026 przedsiębiorców czekają duże zmiany w dokumentach elektronicznych, czyli tzw. e-dokumentach. Jedną z kluczowych jest wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur oraz nowe wymogi związane z prowadzenie elektronicznych ksiąg rachunkowych, czy JPK. Planowane zmiany obejmą także system teleinformatyczny do obsługi e-umów. Z dniem 31 grudnia 2025 roku kończy się ponadto okres przejściowy dla e-doręczeń dla przedsiębiorców. Co jest najważniejsze z ich punktu widzenia?

KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania, przesyłania i otrzymywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych stworzona przez Ministerstwo Finansów. Każda z e-faktur otrzymuje w systemie automatycznie przydzielony unikatowy numer identyfikacyjny, przy czym w praktyce przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym, ten wysyła ją do KSeF, który weryfikuje jej zgodność z określoną strukturą i nadaje numer. Przedsiębiorca wystawiający fakturę otrzymuje następnie Urzędowe Poświadczenie Odbioru tzw. UPO, a do odbiorcy e-faktura trafia automatycznie.

Choć KSeF obowiązuje w Polsce od 2022 roku, to jednak został on wówczas wdrożony jako rozwiązanie dobrowolne. Obowiązek korzystania z platformy podzielony został zaś na trzy etapy.

Warto także podkreślić, że ustawodawca wprowadził grupy wyłączeń z obowiązku fakturowania przez KSeF. Wynikają one:

• ze statusu stron transakcji, w szczególności faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, będą mogły być wystawiane przez KSeF, ale dobrowolnie;
• z konkretnego rodzaju transakcji;
• z charakteru czynności (chodzi o czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym opracowywanym przez Ministra Finansów i Gospodarki).

E-doręczenia

E-doręczenia, czyli usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, pozwalająca na wysyłanie i odbieranie korespondenci elektronicznie, staje się z dniem 1 stycznia 2026 roku podstawowym sposobem komunikacji pomiędzy podmiotami administracji publicznej a firmami i obywatelami. Co to oznacza w praktyce? Wszelka korespondencja będzie kierowana na adres do doręczeń elektronicznych tzw. ADE i każda z nich będzie miała taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Z drugiej strony, każdy obywatel, który będzie np. składał wnioski za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronach urzędowych, będzie musiał dysponować aktywnym adresem do e-doręczeń, a jeśli takiego jeszcze nie ma, zobowiązany jest do jego założenia. Adres ten zastąpi także konto ePUAP, za pomocą którego, do tej pory, realizowana była korespondencja z urzędami.

Warto jednak zaznaczyć, że obowiązek e-doręczeń nie oznacza, że ci, którzy z różnych powodów nie założą adresu do e-doręczeń, zostaną pozbawieni kontaktu z administracją publiczną. Urząd będzie bowiem nadawał pismo elektronicznie, a operator usługi tj. Poczta Polska wprowadzał je do systemu, drukował i doręczał w takiej formie obywatelowi.

E-podpis 2026 – zasady i rola podpisu

Podpis elektroniczny, czyli cyfrowa metoda, która potwierdza tożsamość określonejosoby, może być używany do podpisania dokumentu w postaci pliku elektronicznego. Mając na uwadze wejście w życie przepisów dotyczących KSeF i e-doręczeń, nabiera on od stycznia 2026 roku szczególnego znaczenia. Podpis elektroniczny może mieć postać:

• podpisu kwalifikowanego,
• podpisu zaufanego,
• podpisu cyfrowego,
• podpisu osobistego.

E-podpis może być używany przez każdego, kto ma profil zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany.

Jakie nowe wymagania dla e-podpisu w 2026? Przede wszystkim to przez podpis kwalifikowany możliwe będzie podpisanie dokumentu w systemie e-doręczeń, e-podpis będzie też zasadniczym narzędziem do uwierzytelniania i autoryzacji dostępu do KSeF. Korzystanie z funkcjonalności obowiązujących od 2026 roku e-dokumentów nierozerwalnie związane jest zatem z e-podpisem.

FAQ

Jakie najważniejsze zmiany w e-administracji zaplanowano na 2026 rok?

Najważniejszymi zmianami, które obejmą zarówno przedsiębiorców, obywateli, jak i administrację publiczną są te związane z KSeF i e-doręczeniami. Szczególnego znaczenia nabierają także e-podpisy.

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania, przesyłania i otrzymywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, która od 2026 roku będzie stawać się jedynym sposobem obrotu fakturami.

Co to są e-doręczenia?

E-doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która z dniem 1 stycznia 2026 roku podstawowym sposobem komunikacji pomiędzy podmiotami administracji publicznej a firmami i obywatelami.

Źródła:

1. gov.pl.
2. ksef.podatki.gov.pl.
3. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku, Dz. U. 2004 nr 54 poz. 535.