rozwiń ›

Poniżej znajduje się praktyczny przewodnik dotyczący rejestracji i funkcjonowania spółki jawnej, obejmujący procedurę krok po kroku, listę dokumentów oraz obowiązki wspólników.

Czym jest spółka jawna?

Spółka jawna to osobowa spółka handlowa, w której:

  • wspólnicy prowadzą przedsiębiorstwo pod własną firmą,
  • odpowiadają solidarnie i całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki (art. 22 KSH),
  • nie istnieje kapitał zakładowy,
  • zasady działania opierają się na swobodzie umów.

Spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (art. 25¹ KSH).

Elektronizacja KRS – co będzie obowiązywać w 2026 roku?

Od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski do KRS są składane wyłącznie elektronicznie.W 2026 roku ten model pozostanie bez zmian.

Do najważniejszych zasad obowiązujących również w 2026 roku należą:

1. Wnioski do KRS wyłącznie elektroniczne

  • wniosek o rejestrację spółki jawnej składa się przez system PRS lub S24,
  • wszystkie załączniki muszą być podpisane elektronicznie (kwalifikowany podpis, e-dowód lub profil zaufany – zależnie od systemu).

2. Dane ujawniane w KRS

Zakres ujawnianych informacji wynika z ustawy o KRS i obejmuje m.in.:

  • firmę i siedzibę spółki,
  • sposób reprezentacji,
  • dane wspólników uprawnionych do reprezentacji,
  • adres do doręczeń elektronicznych (obowiązkowy od 2023 roku).

Obecnie nie ogłoszono żadnych ustawowych zmian dotyczących dodatkowych danych obowiązkowych od 2026 roku.

3. CRBR – obowiązek zgłoszenia beneficjentów

Spółka jawna zgłasza beneficjentów rzeczywistych do CRBR zgodnie z ustawą AML. Integracja CRBR z PRS jest rozwijana, ale nie ogłoszono daty pełnej automatyzacji.

Jak zarejestrować spółkę jawną w 2026 roku? Instrukcja krok po kroku

Krok 1: Sporządzenie umowy spółki

Umowa spółki jawnej musi mieć formę pisemną (art. 23 KSH) i zawierać co najmniej:

  • firmę i siedzibę spółki,
  • określenie wkładów wspólników,
  • przedmiot działalności (PKD),
  • czas trwania (jeśli jest określony).

Przykładowe zapisy:

  • „Wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego poprzez wniesienie wkładów i współdziałanie przy prowadzeniu spraw spółki.”
  • „Każdy wspólnik jest uprawniony do reprezentowania spółki samodzielnie.”
  • „Wkłady wspólników obejmują środki pieniężne, rzeczy, prawa lub świadczenie pracy.”

W systemie S24 możliwe jest użycie wzorca umowy.

Krok 2: Podpisy elektroniczne

Do podpisania wniosku i załączników wymagane są:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • e-dowód lub
  • profil zaufany (w przypadku S24).

Krok 3: Złożenie wniosku do KRS

Do wniosku dołącza się:

  • umowę spółki,
  • dane wspólników,
  • oświadczenie o wniesieniu wkładów (jeśli konieczne),
  • adresy do doręczeń,
  • pełnomocnictwa (jeśli występują).

Krok 4: Opłaty

Rejestracja spółki jawnej wymaga uiszczenia:

  • opłaty sądowej za wpis do KRS,
  • opłaty za ogłoszenie w MSiG.

Wysokość opłat jest określona w ustawie i nie zapowiedziano jej zmiany w 2026 roku.

Krok 5: Wpis do KRS i rozpoczęcie działalności

Po wpisie spółka otrzymuje:

  • KRS,
  • NIP,
  • REGON.

Następnie należy:

  • dokonać zgłoszenia do CRBR,
  • otworzyć rachunek bankowy,
  • złożyć ewentualne zgłoszenia podatkowe (np. VAT-R).

Obowiązki wspólników w 2026 roku

1. Obowiązki rejestrowe

  • zgłaszanie zmian danych do KRS,
  • aktualizacja danych adresowych,
  • zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR.

2. Obowiązki korporacyjne i dokumentacyjne

  • prowadzenie spraw spółki,
  • sporządzanie dokumentów zgodnie z KSH,
  • prowadzenie księgowości (w zależności od przychodów — księga przychodów i rozchodów lub pełna księgowość).

3. Obowiązki podatkowe

  • wspólnicy rozliczają przychody w PIT,
  • obowiązki VAT, gdy dotyczą,
  • prowadzenie wymaganych ewidencji podatkowych.

Dokumenty potrzebne do rejestracji

  • umowa spółki,
  • dane wspólników,
  • adresy do doręczeń,
  • lista wspólników uprawnionych do reprezentacji,
  • pełnomocnictwa (jeśli występują),
  • podpisy elektroniczne.

Najczęstsze błędy przy rejestracji

  • nieprecyzyjna umowa spółki (wkłady, reprezentacja),
  • błędne PKD,
  • brak podpisów elektronicznych wszystkich wspólników,
  • niezgłoszenie spółki do CRBR,
  • błędy formalne we wniosku.

FAQ

Czy w 2026 roku zmieniają się zasady rejestracji spółki jawnej?

Nie – obowiązują te same zasady, wynikające z elektronizacji KRS wprowadzonej w 2021 roku. Prace nad dalszą cyfryzacją trwają, ale nie ogłoszono nowych obowiązków na 2026 rok.

Czy można założyć spółkę jawną przez S24?

Tak.

Czy wszyscy wspólnicy muszą mieć podpis elektroniczny?

Tak — do podpisywania dokumentów w PRS lub S24.

Czy wkłady muszą być pieniężne?

Nie — mogą obejmować pieniądze, rzeczy, prawa lub świadczenie pracy.

Ile kosztuje rejestracja spółki w 2026 roku?

Opłata sądowa za wpis spółki jawnej do rejestru przedsiębiorców KRS wynosi 500 zł, natomiast opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł.

Źródła:

  1. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 869)
  2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18)
  3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120)
  4. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 644)
  5. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. z 2025 r. poz. 1228)