Aż 26,6 proc. wszystkich faktur nie jest obecnie płaconych w terminie – wynika z raportu Portfel Należności Polskich Przedsiębiorców przygotowanego przez Krajowy Rejestr Długów. Taki proceder może doprowadzić do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa. Jednym ze sposobów radzenia sobie z tym problemem jest odpowiedni monitoring należności. Umożliwia on szybką reakcję na powstałe zagrożenie brakiem spłaty długu i natychmiastowe rozpoczęcie procedury windykacyjnej. Warto pamiętać, że im szybciej rozpoczynają się takie działania, tym większa szansa odzyskania długu.

W celu skutecznego monitorowania dłużników wykorzystuje się tzw. wykaz wieku należności, który ilustruje skalę zaległości w poszczególnych miesiącach. Pozwala też zaobserwować udział należności przeterminowanych w podziale na okres przeterminowania, np. 30, 60, 90 i powyżej 90 dni. Przedsiębiorca może dzięki temu poznać zwyczaje płatnicze kontrahentów i przygotować odpowiednią strategię postępowania z nimi. Drugie narzędzie przydatne w monitoringu to analiza prawidłowości spłat, pozwalająca zaobserwować zmiany w zwyczajach płatniczych klientów.

Celem tych wszystkich działań jest uzyskanie pełnej wiedzy o portfelu wierzytelności firmy, co powinno pozwolić na podjęcie szybkich działań dyscyplinujących wobec klientów płacących po terminie. W efekcie przedsiębiorca unika zatorów płatniczych i odsuwa od swojej firmy widmo utraty płynności finansowej.

Czynności podejmowane w ramach monitoringu należności specjaliści dzielą na dwa etapy: przed upływem terminu płatności i po nim. W pierwszym wypadku kontrahent zostaje poinformowany o zbliżającej się płatności za fakturę na 2 – 3 dni przed upływem terminu. Przypomnienie takie zapobiega opóźnieniom w płatnościach. Dyscyplinuje też kontrahenta do regularnych wpłat. Działanie takie jest szczególnie uzasadnione w odniesieniu do klientów, które regularnie spóźniają się z płaceniem za faktury.

Natomiast działania monitorujące po upływie terminu płatności polegają na zdyscyplinowaniu dłużnika do natychmiastowej zapłaty. W tym celu wykonuje się telefony, wysyła maile, SMS-y lub wezwania do zapłaty. Efektem ma być szybka spłata powstałego zadłużenia oraz przeciwdziałanie występowaniu podobnej sytuacji w przyszłości. Oczywiście – przynajmniej na początku, w pierwszych kontaktach z kontrahentem – treść tych powiadomień powinna być „miękka”, czyli stanowcza, ale wyrażona delikatnie. Celem tych działań nie jest przecież obrażanie kontrahentów, a jedynie uświadomienie im, że kontrolujemy swoje należności.

Nie należy jednak czekać, aż nierzetelny klient sam zadzwoni i wyjaśni zaistniałą sytuację. Kontrahent szybko przyzwyczai się i wykorzysta dobroduszność wierzyciela. Będzie ignorować terminy płatności i maksymalnie odkładać zapłatę. Dlatego też pierwsze kroki dyscyplinujące wobec dłużników, w postaci np. rozmowy telefonicznej, powinno się podjąć już pierwszego dnia po terminie płatności, najpóźniej w kilka dni po jego upływie.

Działaj prewencyjnie

Uzupełnieniem monitoringu należności powinny być działania prewencyjne – przed przystąpieniem do współpracy z kontrahentem warto sprawdzić jego wiarygodność. Można to uczynić w biurze informacji gospodarczej, np. w Krajowym Rejestrze Długów. Tam można znaleźć informację o tym, czy nasz partner biznesowy jest czyimś dłużnikiem, a jeśli tak, jaka jest wysokość jego długu, od kiedy jest wymagalny, kto jest wierzycielem i czy dłużnik nie kwestionuje jego zasadności. Tę podstawową informację można uzupełnić o wiedzę, którą dostarcza korzystanie z usługi monitoring przedsiębiorstw. Dzięki niej mamy stały dostęp do informacji o zadłużeniu naszych partnerów i konkurentów z branży.

PARTNER CYKLU