Wnioski o zasiłki 2026. Idą duże zmiany w ZUS - wnioski online dla 16 mln ubezpieczonych

Do Sejmu wpłynął projekt ustawy zmieniającej przepisy dotyczące składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Nowe rozwiązania mają uprościć procedury, ograniczyć biurokrację i wprowadzić większą możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej. Projektowane zmiany w sposobie składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia społecznego dotyczą ogromnej grupy osób – szacuje się, że chodzi o około 16,2 mln ubezpieczonych w całym kraju.

Kogo obejmują zmiany?

Projekt ustawy w szczególności dotyczy płatników składek, biur rachunkowych oraz ubezpieczonych, którzy korzystają z zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Nowe przepisy upraszczają procedury składania wniosków o zasiłki, eliminując konieczność przesyłania dokumentów wyłącznie w formie papierowej i wprowadzając możliwość pełnej obsługi elektronicznej. Dzięki temu zarówno pracodawcy, jak i osoby ubezpieczone zyskają większą wygodę, oszczędność czasu oraz zmniejszenie ryzyka błędów formalnych. Elektronizacja procesu odpowiada na potrzeby nowoczesnego rynku pracy i realiów cyfrowych, w których większość dokumentów jest przekazywana drogą elektroniczną.

Dlaczego zmiany są potrzebne?

Obecnie przepisy wymagają, aby wniosek o zasiłek opiekuńczy był składany w formie papierowej lub w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W praktyce oznacza to, że:

• płatnik składek (np. pracodawca) musi przekazać oryginał wniosku do ZUS,
• dokumenty dodatkowe, takie jak zaświadczenia lekarskie czy orzeczenia o niepełnosprawności, mogą być przekazywane w formie kopii elektronicznej,
• ubezpieczeni składają wnioski bezpośrednio do ZUS w formie papierowej lub elektronicznej, co bywa uciążliwe szczególnie dla dużych płatników obsługujących wielu pracowników.

Statystyka wniosków o zasiłki (2023–2025)

Aby zobrazować skalę problemu, w tabeli przedstawiono dane ZUS dotyczące liczby składanych wniosków o zasiłki, z podziałem na wnioski elektroniczne i papierowe, za lata 2023, 2024 oraz pierwszą połowę 2025 roku.

Najważniejsze zmiany w zasiłkach 2026

Projekt nowelizacji wprowadza kilka istotnych usprawnień:

1. Elektronizacja składania wniosków

W zależności od tego, czy płatnikiem zasiłku jest pracodawca, czy ZUS, wniosek o zasiłek będzie można złożyć:

• Jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek (np. pracodawca), postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku będzie wszczynane na podstawie wniosku złożonego w formie papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że ubezpieczony może nadal składać dokument w tradycyjnej formie papierowej, ale jednocześnie zyska możliwość przesyłania wniosków drogą elektroniczną – na przykład przez wewnętrzne systemy płatnika składek, pocztę elektroniczną, system kadrowo-płacowy lub jako skan dokumentu.

To rozwiązanie ma ułatwić życie zarówno pracodawcom, jak i ubezpieczonym, ograniczając konieczność fizycznego dostarczania dokumentów i przyspieszając cały proces przyznawania zasiłków.

• W przypadku gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, postępowanie będzie wszczynane na podstawie wniosku złożonego w postaci papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego. Dokument elektroniczny może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub przesłany za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS. W praktyce oznacza to, że wniosek można złożyć papierowo, tak jak dotychczas, lub w pełni elektronicznie, bez konieczności osobistego dostarczania dokumentów do oddziału ZUS.

Zmiana w tym zakresie ma charakter głównie techniczny – polega na aktualizacji terminologii, zastępując określenie „forma pisemna” nowym pojęciem „postać papierowa”.

2. Jasne rozróżnienie sposobu składania wniosków

Projekt wprowadza rozróżnienie w procedurze składania wniosków w zależności od tego, kto jest płatnikiem zasiłku. Dzięki temu będzie jasne, kiedy można złożyć dokumenty elektronicznie, a kiedy papierowo, co ograniczy nieporozumienia i błędy formalne.

3. Uprawnienia płatników i ubezpieczonych

Dokumenty dotyczące zasiłku chorobowego i opiekuńczego można będzie składać w postaci papierowej lub elektronicznej. Płatnik składek może przyjmować wnioski przesłane drogą elektroniczną, np. w formie skanu. Ubezpieczeni nie będą już ograniczeni koniecznością składania dokumentów w oryginale osobiście do ZUS.

4. Nowe podstawy do wszczęcia postępowania

W przypadku zasiłku opiekuńczego postępowanie będzie wszczynane na podstawie:

• wydruku e-ZLA lub zaświadczenia lekarskiego w trybie alternatywnym,
• wniosku o zasiłek złożonego papierowo lub elektronicznie.

Dzięki temu wszystkie niezbędne dokumenty będzie można przekazać w formie elektronicznej, co znacząco ułatwi życie zarówno ubezpieczonym, jak i płatnikom składek.

5. Nowe zasady dla zasiłków chorobowych i opiekuńczych w 2026 r.

Zmiany w art. 61b ustawy zasiłkowej rozdzielają dokumenty potrzebne do zasiłku chorobowego i opiekuńczego. Po zmianach:

• zasiłek chorobowy – ust. 2 reguluje tylko dokumenty dla tego świadczenia,
• zasiłek opiekuńczy – nowy ust. 2a określa dokumenty potrzebne do przyznania zasiłku za opiekę nad chorym członkiem rodziny.

Poprzednio w przepisie mogły pojawiać się dokumenty dotyczące zarówno zasiłku chorobowego, jak i opiekuńczego. Teraz przepis (ust. 2 art. 61b) będzie regulował wyłącznie dokumenty związane z zasiłkiem chorobowym.

Przepisy przejściowe – nowe zasady także dla spraw w toku

Nowe regulacje dotyczące składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego będą stosowane także do wszystkich postępowań wszczętych przed wejściem w życie ustawy, które jeszcze się nie zakończyły. Oznacza to, że niezależnie od tego, kiedy wniosek został złożony, obowiązywać będą już uproszczone procedury i możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej.

Wejście w życie przepisów

Projekt przewiduje, że ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia. Dzięki temu płatnicy składek i ubezpieczeni będą mieli czas na dostosowanie swoich procedur do nowych zasad.