Uzależnienie od komercyjnych firm, brak konsultacji przy tworzeniu aplikacji, problemy z wymianą danych. Taki obraz informatyzacji administracji kreślą samorządy. Chcą, by część oprogramowania tworzono centralnie.
Lokalne władze, za pośrednictwem marszałka woj. mazowieckiego Adama Struzika, apelują do ministra administracji i cyfryzacji Andrzeja Halickiego o rozpoczęcie publicznej debaty nad modelem prowadzenia rejestrów publicznych i systemów informatycznych, z których na co dzień korzystają urzędnicy. Zdaniem samorządowców informatyzacja w polskim wydaniu cierpi na wiele problemów, które nie dość, że utrudniają im codzienną pracę, to jeszcze stanowią poważne zagrożenie dla danych wrażliwych przechowywanych w publicznych rejestrach.
Nie dla zewnętrznych firm
Samorządy przede wszystkim twierdzą, że systemy informatyczne obsługujące działania zlecone przez administrację centralną lokalnym władzom powinny być koordynowane i tworzone przez instytucje centralne, tak jak to ma miejsce w przypadku platformy ePUAP czy programu Źródło służącego do obsługi Systemu Rejestrów Państwowych. Tymczasem są one zmuszone same ogłaszać przetargi na wykonawców, którzy dostarczają im narzędzia informatyczne. Problem zaczyna się wówczas, gdy podmiot zewnętrzny kończy nagle działalność.
– Sytuacja taka miała miejsce w urzędzie miasta Krakowa. Upadłość firmy, której system jest wykorzystywany do prowadzenia ewidencji gruntów i nieruchomości, spowodowała konieczność poniesienia kosztów na zakup i wdrożenie nowego systemu oraz migrację danych. Zanim nowy system nie zostanie zbudowany, dostarczony i wdrożony, w urzędzie nadal musi być wykorzystywana aplikacja bez wsparcia technicznego, jak również bez możliwości zmian związanych z dostosowywaniem programu do zmieniających się przepisów – mówi Katarzyna Krasoń z krakowskiego magistratu.
Tamtejsi urzędnicy podobnie jak pracownicy mazowieckiego urzędu marszałkowskiego zwracają także uwagę na jeszcze jedną sprawę. – Utrudnieniem jest konieczność wykupywania praw autorskich lub licencji umożliwiających zawarcie późniejszych umów asysty technicznej i konserwacji (ATiK) z innymi firmami niż pierwotny dostawca aplikacji. W wielu przypadkach taki model działania podnosi koszty utrzymania aplikacji, gdyż zazwyczaj chętna do dalszego ATiK-u jest tylko firma wdrażająca to rozwiązanie – wskazuje Katarzyna Krasoń.
Brak konsultacji
Innym problemem jest brak dialogu na linii władze lokalne – władza centralna. Dochodzi bowiem do sytuacji, w których np. gminy rozpoczynają wdrożenie swojego oprogramowania, a chwilę później w rządzie zapada decyzja o wdrożeniu aplikacji centralnej. W efekcie zadania i funkcje, jakie ma spełniać program obsługujący dane zadanie zlecone, są dublowane. Na przykład mimo wprowadzenia systemu Źródło (obsługuje rejestry państwowe), samorząd i tak zmuszony jest do utrzymywania wszystkich tzw. systemów dziedzinowych obsługujących ewidencję ludności. – Samorządy zostały zmuszone do integracji z systemem Źródło, nie zyskując żadnej wymiernej korzyści związanej z możliwością rezygnacji z systemu dziedzinowego w całości lub części – wskazuje Janusz Popielewski, dyrektor wydziału informatyki urzędu miejskiego w Bydgoszczy.
Poważną bolączką przy prowadzeniu rejestrów publicznych jest brak jednolitych standardów dla wszystkich jednostek. – Komplikuje to realizację zadań i generuje koszty, a często wręcz uniemożliwia współpracę pomiędzy systemami – przekonuje urząd marszałkowski woj. wielkopolskiego.
Wtórują mu urzędnicy z Krakowa, którzy domagają się jednoznacznego określenia aplikacji zawierających dane referencyjne (czyli takie, które powinny być wykorzystywane przez wszystkie urzędy). Przykład? Nie wiadomo, czy przy wpisywaniu i korzystaniu z danych adresowych obywateli korzystać z aplikacji EMUiA (Ewidencja Miejscowości, Ulic i Adresów) czy rejestru terytorialnego TERYT. – Nawet w samym TERYT dane nie są wprowadzane w sposób jednakowy dla wszystkich miast, co wpłynęło na błędne wprowadzanie danych w aplikacji Źródło – wskazuje Kraków.
Gorset przepisów
Problemem jest także to, że samorządy nie mogą korzystać z systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, które są przygotowywane przez urzędy wojewódzkie. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne reguluje prawo do darmowych licencji i wdrożenia takiego systemu jedynie dla jednostek administracji rządowej lub jednostek nadzorowanych przez Skarb Państwa.
– Administracja samorządowa, realizująca podobne zadania w regionie, musi uzyskać zgodę ministra administracji i cyfryzacji na darmowe licencje i wdrożenie programu wytworzonego przez Podlaski Urząd Wojewódzki – wyjaśnia Krzysztof Zalewski, pełnomocnik zarządu ds. informatyzacji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego. Dodaje, że jednostki samorządowe same są często zmuszone do organizowania przetargu na wybór dostawcy EZD. W efekcie samorząd będzie miał więc inny system niż administracja rządowa. – Może dojść do tego, że będą problemy z wymianą dokumentów – wyjaśnia Krzysztof Zalewski.
Z kolei urzędnicy ze Szczecina zwracają uwagę na problem permanentnej zmiany przepisów, w tym aktów wykonawczych dotyczących geodezji i kartografii. – To wiąże się z dodatkowymi obciążeniami, tak ludzi, jak i wzrostu kosztów prowadzenia rejestrów. A realizacja nowych obowiązków nie wiąże się z otrzymywaniem dodatkowych środków, co w kontekście braku stabilnego prawa oraz jego jakości czyni sytuację jeszcze bardziej złożoną – stwierdza Andrzej Krygiera, dyrektor zarządu geodezji i katastru miejskiego w Poznaniu.
Zadanie dla instytutu
Co na postulaty samorządów odpowiada Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji? – To dość naturalne, że rozwiązania informatyczne wdrażane są na szczeblu lokalnym i rządowym. Mamy świadomość, że ważne jest wymienianie informacji pomiędzy systemami rządowymi a tymi używanymi przez samorządy. Przykładem jest platforma ePUAP2, która jest w stanie współpracować z systemami województw – wskazuje wiceminister Jan Grabiec.
Jak dodaje, jedną z najistotniejszych kwestii jest określenie technicznych standardów dotyczących tego, jak oprogramowania szczebla centralnego i regionalnego powinny ze sobą „rozmawiać”. – Chciałbym, aby zajął się tym nowo powołany Instytut Samorządności, być może we współpracy z naszym Centrum Projektów Informatycznych – mówi Jan Grabiec.