Większość praw i obowiązków - dotyczących zarówno pracownika, jak i pracodawcy - reguluje kodeks pracy. Oto 5 podstawowych praw, jakie przysługują pracownikowi w Polsce>> Jednak uprawnienia i obowiązki pracodawcy oraz pracowników są zawarte także w regulaminie pracy, czyli wewnątrzzakładowym akcie określającym organizację i porządek w procesie pracy.

Przy czym regulamin nie może być mniej korzystny dla pracowników niż akty prawne wyższego rzędu - chodzi nie tylko kodeks pracy, ale także o układy czy porozumienia zbiorowe. Jeżeli pracodawca zaproponuje pracownikowi w regulaminie warunki pracy gorsze niż już mu przysługujące, to są one z mocy prawa nieważne, a zamiast nich stosowane powinny być odpowiednie przepisy prawa pracy. Firma łamie prawo. Jak pracownik może złożyć skargę na pracodawcę>>

Kto musi tworzyć regulamin pracy? Do końca 2016 roku regulamin pracy musiały tworzyć wszystkie firmy, które zatrudniały więcej niż 20 pracowników. Jednak od 1 stycznia 2017 roku zmieniły się przepisy i obowiązkowo wprowadzają go tylko zakłady zatrudniające więcej niż 50 pracowników - do tej liczby włącza się pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, ale na umowach cywilnoprawnych już nie.

Małe podmioty mogą wprowadzić regulamin dobrowolnie. Jeżeli jednak organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie, to firma zatrudniająca co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników ma obowiązek regulamin wprowadzić. Takie same przepisy obowiązują w przypadku regulaminu wynagradzania. 

Konsultacja regulaminu ze związkami. Ze związkami pracodawca powinien także skonsultować treść już sporządzonego regulaminu pracy. Jeśli w zakładzie nie ma organizacji związkowej, albo nie chce ona współpracować z pracodawcą i w ustalonym terminie (ustawowo 30 dni) nie dojdzie do uzgodnienia treści regulaminu, pracodawca samodzielnie tworzy regulamin pracy.

Zasadniczo, jak zaznaczył Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00), regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej. Jednak jeśli w terminie 30 dni związki nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w kwestii zaproponowanego przez
pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami.

Co znajduje się w regulaminie pracy? Treść regulaminu określa więc porządek wewnętrzny w zakładzie pracy, zawiera też postanowienia dotyczące praw i obowiązków pracowników związanych właśnie z organizacją i porządkiem pracy.

Kodeks pracy określa co prawda problemy, jakie powinny zostać uregulowane w regulaminie pracy, ale jest to katalog otwarty, pracodawca może więc dosyć dowolnie kształtować treść dokumentu pamiętając, aby ustalone przez niego przepisy nie były mniej korzystne od przepisów powszechnie obowiązujących. Zgodnie z kodeksem, regulamin pracy powinien ustalać przede wszystkim:

  • organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
  • systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
  • porę nocną,
  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
  • wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
  • rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
  • wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
  • obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
  • przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Regulamin pracy może również zawierać informacje o odpracowaniu prywatnych wyjść w pracy, szczegółowych obowiązkach pracownika (np. o niespóźnianiu się do pracy oraz nieopuszczaniu samowolnie stanowiska pracy) czy o karach grożących pracownikom z tytułu odpowiedzialności porządkowej. Tu dowiesz się, jakie kary może nałożyć pracodawca na pracownika>> W regulaminie może również zostać poruszona kwestia korzystania przez pracowników ze służbowych komputerów czy telefonów komórkowych.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników - oznacza to, że dokument musi zostać udostępniony w taki sposób, aby każdy zatrudniony mógł się z nim zapoznać. Regulamin może więc zostać wywieszony na tablicy ogłoszeń, przekazany pracownikom w formie papierowej lub udostępniony w dziale kadr, albo wreszcie rozesłany zatrudnionym drogom mailową. Zmiana regulaminu pracy następuje w takim samym trybie, jak jego wprowadzenie.

W małej firmie, w której pracodawca nie zdecyduje się wprowadzić regulaminu, wszystkie powyżej wymienione elementy są określane poprzez polecenia pracodawcy. Jak potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z z dnia 7 lutego 2007 r. (I PK 221/06), w zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy.