Odliczenie kosztów uzyskania przychodów pozwala obniżyć podstawę opodatkowania, dzięki czemu zapłacimy niższy PIT. Co i w jakiej wysokości można odliczyć, zależy od statusu podatnika.
Etat i zlecenie
Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mają prawo tylko do odliczenia kosztów dojazdu i to w limitowanej przez przepisy wysokości (patrz ramka). Mogą być one wyższe, wyłącznie jeśli niezbędne wydatki na dojazd do pracy były droższe i pracownik ma na to faktury.
Osoby, które podpisały umowę-zlecenie, mają prawo do kosztów uzyskania przychodów ustalanych procentowo (czyli ryczałtowo). Mogą odliczyć 20 proc. kwoty przychodów. Jeśli poniosły wyższe koszty, mogą odliczyć je w pełnej wysokości, ale muszą pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia tego faktu. W przypadku umowy o dzieło kosztów się nie odlicza.
Osobną kategorię stanowią twórcy uzyskujący przychody z praw autorskich i praw pokrewnych. W rozliczeniu za 2012 r. po raz ostatni będą mogli odliczyć 50 proc. kosztów uzyskania przychodów. Od 2013 r. będzie obowiązywał limit i koszty te nie będą już mogły przekroczyć połowy kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej. W 2013 r. jest to połowa z 85 528 zł, czyli 42 764 zł (Dz.U. z 2012 r., poz. 1278).
Grunt to dokumentacja
Największe możliwości odliczeń mają osoby prowadzące działalność gospodarczą (w tym samozatrudnione). Do kosztów mogą zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia ich źródła (przykłady podajemy w ramce). Wynika to z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).
Ustawa nie zawiera katalogu kosztów podatkowych. W art. 23 wymienia natomiast wydatki, które nimi nie mogą być. To m.in.: wartość własnej pracy podatnika, odsetki od własnego kapitału włożone w źródło przychodów, koszty reprezentacji.
– Zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów wymaga za każdym razem analizowania, czy faktycznie był on związany z uzyskaniem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów podatnika – podkreśla Anna Misiak, doradca podatkowy, szef zespołu ds. podatków osobistych w spółce MDDP. Zaznacza, że wydatek musi być uzasadniony, a podatnik powinien w razie potrzeby umieć to wykazać.
Wydatek musi zostać też udokumentowany fakturą VAT lub rachunkiem (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Należy je przechowywać – dla potrzeb dowodowych – przez pięć lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą.
Nietypowe wydatki
Racjonalność i adekwatność poniesionego wydatku jest podstawą do zaliczenia go w koszty podatkowe. Nie oznacza to jednak, że organy podatkowe odmawiają prawa do nietypowych odliczeń.
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja indywidualna z 5 lipca 2010 r., nr IPPB1/415-322/10-4/MT) uznał, że przedsiębiorca organizujący przyjęcia weselne może odliczyć wydatki na obiady w restauracjach, bo w ramach prowadzonej działalności gospodarczej próbuje wówczas dań, które potem poleca klientom.
Z kolei dyrektor IS w Bydgoszczy (interpretacja z 6 marca 2008 r., nr ITPB1/415-802/08/MM) pozwolił zaliczyć do kosztów podatkowych zakup roweru przez lekarza, który ma gabinety w różnych częściach miasta.
Przykładowe wydatki przedsiębiorcy, które można odpisać
● składki na ubezpieczenie społeczne
● wynagrodzenia pracowników,
● amortyzacja samochodu (w części nieprzekraczającej równowartości 22 tys. euro) i koszty jego użytkowania
● koszty biura – zarówno gdy jest wynajmowane, jak i gdy jest to część mieszkania podatnika,
● telefon (zakup i użytkowanie)
● przejazdy do miejsca wykonywania działalności, na spotkania z kontrahentami,
● materiały biurowe,
● zakup sprzętu związanego z działalnością, np. komputera, gdy jego wartość nie przekracza 3500 zł,
● odpisy amortyzacyjne z tytułu zakupu lub wytworzenia środków trwałych, których wartość początkowa przekraczała 3500 zł.
● składki na ubezpieczenie społeczne
● wynagrodzenia pracowników,
● amortyzacja samochodu (w części nieprzekraczającej równowartości 22 tys. euro) i koszty jego użytkowania
● koszty biura – zarówno gdy jest wynajmowane, jak i gdy jest to część mieszkania podatnika,
● telefon (zakup i użytkowanie)
● przejazdy do miejsca wykonywania działalności, na spotkania z kontrahentami,
● materiały biurowe,
● zakup sprzętu związanego z działalnością, np. komputera, gdy jego wartość nie przekracza 3500 zł,
● odpisy amortyzacyjne z tytułu zakupu lub wytworzenia środków trwałych, których wartość początkowa przekraczała 3500 zł.
Obowiązujące limity odliczeń pracownika na dojazdy
● osoba zatrudniona u jednego pracodawcy może odliczyć 111 zł 25 gr miesięcznie, nie więcej niż 1335 zł w roku podatkowym
● osoba, która równocześnie uzyskuje przychody u więcej niż jednego pracodawcy – maksymalnie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy
● osoba, która dojeżdża do pracy do innej miejscowości, niż mieszka (na stałe lub czasowo), a nie otrzymuje dodatku za rozłąkę – 139 zł 06 gr miesięcznie, nie więcej niż 1668 zł 72 gr w roku podatkowym
● osoba, która równocześnie uzyskuje przychody z pracy u więcej niż jednego pracodawcy, a nie otrzymuje dodatku za rozłąkę – maksymalnie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy.
● osoba zatrudniona u jednego pracodawcy może odliczyć 111 zł 25 gr miesięcznie, nie więcej niż 1335 zł w roku podatkowym
● osoba, która równocześnie uzyskuje przychody u więcej niż jednego pracodawcy – maksymalnie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy
● osoba, która dojeżdża do pracy do innej miejscowości, niż mieszka (na stałe lub czasowo), a nie otrzymuje dodatku za rozłąkę – 139 zł 06 gr miesięcznie, nie więcej niż 1668 zł 72 gr w roku podatkowym
● osoba, która równocześnie uzyskuje przychody z pracy u więcej niż jednego pracodawcy, a nie otrzymuje dodatku za rozłąkę – maksymalnie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy.