Kierownik apteki ponosi odpowiedzialność za gromadzenie informacji o obrocie refundowanymi lekami i wyrobami medycznymi. Dane te musi przekazywać w formie komunikatów elektronicznych oddziałowi wojewódzkiemu Narodowego Funduszu Zdrowia, który jest właściwy ze względu na siedzibę apteki. Chodzi tu o informacje wynikające ze zrealizowanych recept, które podlegają refundacji z NFZ oraz z budżetu państwa.
Każdy wydany lek
Apteka gromadzi dane o każdym wydanym leku i wyrobie medycznym, który jest refundowany. Do funduszu podaje: datę przyjęcia recepty do realizacji, numer nadany w trakcie jej realizacji, datę wydania leku lub wyrobu medycznego, jeżeli jest to inna data niż przyjęcia recepty. Wykazuje również kod recepty, jej numer (pod warunkiem że został na niej zamieszczony) oraz numer potwierdzający identyfikację pacjenta (gdy występuje na recepcie). W razie potrzeby podaje się też numer poświadczenia o prawie do świadczeń zdrowotnych lub identyfikacyjny z dokumentu uprawnionego do korzystania z takiego prawa.
Gromadząc dane, apteka musi uwzględnić także identyfikator oddziału wojewódzkiego funduszu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pacjenta. Natomiast gdy jest on bezdomny – to identyfikator oddziału wojewódzkiego funduszu właściwego ze względu na miejsce siedziby świadczeniodawcy, u którego została wystawiona recepta.
Przekazywane dane obejmują ponadto: wskaźnik przyjmujący wartość (1 – gdy na recepcie występuje adnotacja „pro auctore” lub „pro familia” – chodzi o recepty wystawiane rodzinie lub 0 – w innych przypadkach), kod uprawnień dodatkowych pacjenta lub kod uprawnień osób chorujących na niektóre choroby zakaźne, psychiczne, przewlekłe wrodzone lub nabyte.
Identyfikator leku
Natomiast sprzedany lek i wyrób medyczny zostają w tym wykazie zidentyfikowane przez podanie ich identyfikatora, numeru kodowego, pod warunkiem że został im nadany i kodu odpłatności. Należy przy tym również określić liczbę i wartość wydanych opakowań, kwotę podlegającą z tego tytułu refundacji oraz datę wystawienia recepty. Natomiast od cyfr w umieszczonym na recepcie numerze zależy, czy podaje się identyfikator podmiotu upoważnionego do wystawiania recept (który znajduje się na recepcie), czy numer prawa wykonywania zawodu lekarza, lekarza dentysty lub felczera.
Po przedstawieniu zestawień i informacji w formie komunikatów elektronicznych apteka co 14 dni otrzymuje refundację ceny leku lub wyrobu medycznego, który wydała pacjentowi bezpłatnie lub za częściową odpłatnością. Taka refundacja dokonywana jest po przeprowadzeniu analizy przedstawionych przez aptekę zbiorczych zestawień recept i informacji, jednak nie później niż po upływie 15 dni od dnia otrzymania zestawienia.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra zdrowia z 28 września 2004 r. w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych i przekazywanych przez apteki podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych (Dz.U. nr 213, poz. 2167 z późn. zm.).