Podczas kontroli w aptece na żądanie Narodowego Funduszu Zdrowia lub na żądanie innych inspekcji kierownik powinien udostępniać do wglądu dokumentację wstrzymywanych i wycofywanych z obrotu produktów leczniczych i wyrobów medycznych. Musi też pokazać dokumentację dotyczącą leków przekazanych do utylizacji z powodu ich przeterminowania.
W takiej ewidencji określa się nazwę, postać farmaceutyczną i dawkę produktu leczniczego lub wyrobu medycznego, a także ilość, numer serii i termin jego ważności. Oprócz tego wskazuje się nazwę podmiotu odpowiedzialnego lub wytwórcy. Podaje się także numer faktury, która stanowi dowód zakupu i datę jej wystawienia oraz numer dokumentu umożliwiającego wyłączenie wyrobu ze stanu magazynowego. Dołącza się także protokół przekazania do utylizacji produktu albo wyrobu.

Konieczny protokół

Protokołu przekazania do utylizacji nie można sporządzić w sposób dowolny. Trzeba korzystać przy tym ze wzoru, który stanowi załącznik do rozporządzenia ministra zdrowia z 18 października 2002 r. w sprawie podstawowych warunków prowadzenia apteki. W protokole należy wpisać nazwę produktu, liczbę opakowań, numer serii, termin ważności, numer faktury i datę jej wystawienia.

500 aptek, punktów aptecznych i przychodni w Warszawie prowadziło zbiórkę przeterminowanych leków w 2010 roku

Protokół podpisują kierownik apteki lub osoba przez niego upoważniona oraz przedstawiciel przedsiębiorcy, który przyjmuje produkt leczniczy lub wyrób medyczny do utylizacji. Natomiast przy przekazywaniu do utylizacji niektórych środków odurzających protokół musi podpisać jeszcze dodatkowo osoba upoważniona przez wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego.
Kierownik apteki przechowuje protokół w osobnym segregatorze przez pięć lat. Oprócz niego powinien też przechowywać podpisaną umowę na przekazanie leków do utylizacji z uprawnionym odbiorcą.

Nie trzeba zbierać

Kierownik apteki ma obowiązek przekazywać do utylizacji np. przeterminowane leki. Nie ma jednak obowiązku prowadzenia zbiórki przeterminowanych leków od pacjentów.
Mimo to coraz więcej aptek wystawia w swoich lokalach pojemniki na przeterminowane leki, do których trafiają pastylki, drażetki, maści oraz leki płynne oraz aerozole. Pojemniki te powinny być zabezpieczone w taki sposób, aby osoby niepowołane nie miały dostępu do gromadzonych tam odpadów. Chodzi o to, by wyrzuconych leków nie mogli wyjąć klienci w aptece. W osobnych pojemnikach powinny być zbierane termometry rtęciowe, gdyż nie mogą one trafiać tam, gdzie przeterminowane leki.
Akcje zbierania przeterminowanych leków organizują również gminy. Apteki, które biorą w nich udział, nie ponoszą z tego tytułu żadnych kosztów. Zebrane w aptekach odpady są przewożone specjalnym transportem do magazynu odpadów niebezpiecznych, a następnie trafiają do spalarni.
Warunki, w których odbywa się ten proces, zapewniają rozkład wszystkich substancji niebezpiecznych i w ten sposób do minimum ograniczają ich emisję do środowiska.
Natomiast leki, które są wyrzucane przez pacjentów do pojemników na odpady komunalne, trafiają na składowisko odpadów. Dlatego też mogą stwarzać zagrożenie dla środowiska i ludzi.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra zdrowia z 18 października 2002 r. w sprawie podstawowych warunków prowadzenia apteki (Dz.U. nr 187, poz. 1565).