Trzynastki w urzędach i szkołach. Sprawdź, komu przysługują, w jakiej wysokości i kiedy będą wypłacane

Tzw. trzynasta pensja w samorządach i szkołach jest wypłacana na specjalnych zasadach. Choć, aby ją otrzymać, trzeba przepracować przynajmniej sześć miesięcy, to jednak nie zawsze tak jest. Odpowiadamy na pytania najczęściej nurtujące osoby zatrudnione w szkołach i urzędach

Do końca pierwszego kwartału jednostki budżetowe muszą wypłacić pracownikom dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2024 r. Przysługują one: w pełnej wysokości – po przepracowaniu pełnego roku kalendarzowego oraz w proporcjonalnej – jeśli zatrudnienie trwa co najmniej pół roku. Od tej reguły są jednak wyjątki, bo niektórym osobom trzynastą pensję trzeba wypłacić nawet jeśli pracują krócej. W tym roku wiele pytań dotyczy burmistrzów i osób powołanych na stanowisko, bo często zaczęli pracę od maja ubiegłego roku. Urzędy mają też wątpliwości czy wliczać dodatki specjalne i motywacyjne do podstawy trzynastki. ©℗

O co pytają na szkoleniach

Pracownik powołany na stanowisko w trakcie roku

Tak. Zarówno rozwiązanie stosunku pracy, jak i podjęcie zatrudnienia w związku z powołaniem jest przesłanką do nabycia prawa do trzynastki bez konieczności przepracowania u danego pracodawcy minimum 6 miesięcy. Co do zasady, na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa o trzynastkach), pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Natomiast pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

„Przepracowanie” w myśl art. 2 ust. 1 ustawy o trzynastkach oznacza faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie tylko pozostawanie w stosunku pracy. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 7 lipca 2011 r. (sygn. akt III PZP 3/11), okresy, w których pracownik niezdolny do pracy pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, nie są wliczane do sześciomiesięcznego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, wymaganego do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, co wynika z art. 2 ust. 2 ustawy o trzynastkach. Ustawa o trzynastkach zawiera katalog sytuacji, w których mimo braku takiego okresu zatrudnienia trzynastkę należy wypłacić.

I tak przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach wymienionych w art. 2 ust. 3 ustawy o trzynastkach, czyli m.in. w razie:

• rozwiązania stosunku pracy w związku z przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
• podjęcia zatrudnienia na podstawie powołania lub wyboru.

Zatem w tych przypadkach pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego ustalanego proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy, przy czym okres ten nie musi wynosić co najmniej sześciu miesięcy (może być krótszy). Chodzi tu o okres przepracowany w danym roku kalendarzowym u danego pracodawcy, a nie cały staż pracy.

Podsumowując, i urząd, i szkoła powinny naliczyć wiceburmistrzowi trzynastki odpowiednio do okresu pracy.

Wygaśnięcie mandatu burmistrza

Nie. W tym przypadku trzynastka nie przysługuje, ponieważ nie jest spełniony warunek przepracowania co najmniej sześciu miesięcy w danym roku kalendarzowym.

Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu całego roku kalendarzowego u danego pracodawcy. Jeśli nie pracował pełnego roku, nabywa to prawo w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu – pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy.

Ustawa wymienia jednak konkretne sytuacje, w których przepracowanie minimalnego okresu sześciu miesięcy w roku kalendarzowym nie jest wymagane, w tym m.in. podjęcie zatrudnienia na podstawie powołania lub wyboru. Nie przewiduje jednak analogicznego skutku w przypadku rozwiązania stosunku pracy z burmistrzem. Wśród wyjątków jest wprawdzie rozwiązanie stosunku pracy w związku z przeniesieniem służbowym, wyborem lub powołaniem, ale dotyczy to sytuacji, w której w związku z wyborem pracownik rozwiązuje swój dotychczasowy stosunek pracy, np. osoba, która wygrała wybory na burmistrza, z tego powodu rozwiązuje stosunek pracy u dotychczasowego pracodawcy. Można ewentualnie rozważyć prawo do trzynastki w przypadku przejścia na emeryturę przez burmistrza.

Dodatek motywacyjny dla pracowników OPS

Nie. Dodatek motywacyjny dla pracowników jednostek organizacyjnych pomocy społecznej nie wchodzi do podstawy wymiaru trzynastki.

Zasady przyznawania i wypłaty tego specjalnego dodatku reguluje uchwała Rady Ministrów z 19 czerwca 2024 r. w sprawie ustanowienia rządowego programu „Dofinansowanie wynagrodzeń pracowników jednostek organizacyjnych pomocy społecznej w postaci dodatku motywacyjnego na lata 2024–2027” (M.P. z 2024 r. poz. 505). Przypomnijmy: program wprowadził dodatek motywacyjny w wysokości 1000 zł brutto, wypłacany w okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2027 r. Z pkt V ust. 6 uchwały wprost wynika, że dodatek ten „nie stanowi podstawy naliczania świadczeń, odszkodowań i innych wypłat wynikających z odrębnych przepisów, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego i nagród rocznych”. Zatem wyłączenie na mocy tej szczególnej regulacji dotyczy również trzynastki.

Dodatek specjalny w ramach realizacji zadań pomocowych dla obywateli Ukrainy

Nie. Pojedynczy dodatek specjalny jest świadczeniem jednorazowym, którego nie bierze się pod uwagę przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o trzynastkach, dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się na podstawie wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając przy tym „wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy”. Tymczasem w myśl par. 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe) przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego nie uwzględnia się jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

Ponieważ pojedynczy dodatek specjalny jest świadczeniem jednorazowym, nie uwzględnia się go ani przy wyliczaniu urlopu, ani trzynastki.

Dodatek specjalny przyznany dwukrotnie

Jeżeli dodatek został przyznany dwukrotnie, w pierwszym, a potem w drugim półroczu, za różne zadania, to powinien być wliczony do trzynastki, ponieważ nie ma charakteru jednorazowej wypłaty.

Podstawę trzynastki tworzą wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z których ustala się ekwiwalent za urlop, poza należnościami wyłączonymi, znajdującymi się na liście w par. 6 rozporządzenia urlopowego. Dodatek specjalny jest składnikiem wynagrodzenia i nie został zamieszczony w tym przepisie. Jednak nie zawsze wchodzi do podstawy trzynastki. Decydują o tym pewne cechy tego dodatku.

Aby wykluczyć ten składnik wynagrodzenia z podstawy trzynastki, muszą być spełnione dwie przesłanki:

• jest on jednorazowy lub nieperiodyczny oraz
• jest wypłacony za wykonanie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

Nie uwzględnia się bowiem jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

Dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań jest składnikiem wynagrodzenia, który może być przyznany na różne okresy. Zależy to od rozmiaru i złożoności przydzielonego zadania lub czasu, przez który pracownik ma wykonywać więcej obowiązków. Dodatek może być więc zarówno jednorazową wypłatą, jak i składnikiem przyznanym na dłużej, np. na kilka miesięcy, czy nawet rok. Dlatego jeśli nie ma on charakteru jednorazowego – nie jest to jedna, pojedyncza wypłata – to należy go uwzględnić w podstawie trzynastki.

Innymi słowy: dodatek nie powinien być wliczony do podstawy, jeśli w ciągu całego poprzedniego roku kalendarzowego został wypłacony tylko raz, w jednym miesiącu – nawet jeśli zadania realizowane były przez kilka miesięcy.

Z kolei periodyczność nie oznacza ani regularności wypłat, ani tożsamości okresów, za jakie przysługują. Polega natomiast na tym, że wypłaty następują co pewien czas, za wykonywanie określonego rodzaju zadań, ale okresy, za jakie są należne, mogą być zróżnicowane (np. za dwa miesiące, następnie za sześć miesięcy itp.). Nie ma więc znaczenia, że między okresami wypłaty dodatku wystąpiły przerwy, np. był on wypłacany przez kilka kolejnych miesięcy, a następnie ponownie przyznano go np. na jeden czy dwa miesiące. Taki dodatek pracodawca powinien przyjąć do obliczenia trzynastej pensji.

Nauczyciel zatrudniony od 2 września

Tak, chociaż trzeba zaznaczyć, że nie było przeszkód, aby zawrzeć umowę od 1 września z dniem rozpoczęcia pracy przypadającym na dzień 2 września.

Na mocy art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy o trzynastkach obowiązek przepracowania sześciu miesięcy nie jest niezbędny w przypadku nawiązania stosunku pracy z nauczycielem w trakcie roku kalendarzowego zgodnie z organizacją pracy szkoły. Przez pojęcie organizacji pracy szkoły należy rozumieć terminy przywołane w art. 94 Prawa oświatowego. Zgodnie z nimi rok szkolny rozpoczyna się 1 września i kończy 31 sierpnia następnego roku. Wprowadzenie takiego przepisu ma ścisły związek ze szczególną formułą zatrudniania w szkole (art. 10 ust. 1, 2 i 3 Karty Nauczyciela), gdyż co do zasady nie ma możliwości podjęcia pracy w szkole w terminie zapewniającym uzyskanie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w roku rozpoczęcia pracy (nie ma możliwości zatrudnienia nauczyciela od 1 lipca danego roku kalendarzowego).

Co jednak istotne:

1) naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego dotyczy zakończonego roku kalendarzowego,

2) obowiązuje zasada o proporcjonalności dodatkowego wynagrodzenia rocznego pod warunkiem pracy nie krótszej niż sześć miesięcy,

3) ten wyjątek dotyczy momentu zatrudnienia lub rozwiązania stosunku pracy nauczyciela w szkole zgodnie z organizacją pracy szkoły.

Powyższe oznacza, że prawo do trzynastki w wymiarze proporcjonalnym przysługuje każdemu nauczycielowi, który w danym roku kalendarzowym od 1 września rozpoczął pracę w szkole. Nie ma przy tym znaczenia, czy umowa o pracę była zawarta z tym nauczycielem np. do końca maja czy do końca sierpnia następnego roku. Prawo nauczyciela do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za okres od stycznia kolejnego roku będzie bowiem oceniane dopiero w następnym roku i z uwzględnieniem faktu, że zatrudnienie nauczyciela nie nastąpiło zgodnie z organizacją pracy szkoły. Odnosząc się do tego przykładu, można wskazać, że prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kolejnym roku będzie przysługiwało nauczycielowi, który zawarł umowę do końca sierpnia, ponieważ spełnia warunek zatrudnienia przez co najmniej 6 miesięcy w danym roku kalendarzowym.

Wyjątek w zakresie ustalania prawa do proporcjonalnej wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego ma związek wyłącznie z terminem, w którym nauczyciel, co do zasady, może nawiązać stosunek pracy w szkole (1 września). W tym względzie art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy o trzynastkach nie przyznaje zatem szczególnych uprawnień pracowniczych, ale respektuje specyfikę pracy szkoły. Odpowiednio w stosunku do nauczyciela zatrudnionego w trakcie roku szkolnego na zastępstwo lub w ramach zaspokajania potrzeb wynikających z organizacji nauczania: prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego powstaje wyłącznie pod warunkiem, że przepracuje on w danym roku kalendarzowym u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy. Równocześnie należy dodać, że pojęcia „organizacja nauczania” nie można w żadnym przypadku utożsamiać ze zwrotem „organizacja pracy szkoły”. ©℗