Czas pracy w służbie cywilnej [PORADNIK DGP]

Po raz pierwszy w historii w służbie cywilnej możliwa jest wypłata wynagrodzenia za nadgodziny, ale według zupełnie innych zasad niż te ogólne, wynikające z ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465). Rozliczenie następuje bowiem po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Tym samym wprowadzenie długich okresów rozliczeniowych będzie płacowo niekorzystne dla pracowników. Przeczytaj o szczegółach regulacji dotyczących pracy w nadgodzinach pracowników służby cywilnej.

Wypłata za nadgodziny możliwa, ale na specyficznych zasadach

Po raz pierwszy w historii w służbie cywilnej możliwa jest wypłata wynagrodzenia za nadgodziny, ale według zupełnie innych zasad niż te ogólne, wynikające z ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.). Rozliczenie następuje bowiem po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Tym samym wprowadzenie długich okresów rozliczeniowych będzie płacowo niekorzystne dla pracowników.

Ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1691; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: u.s.c.) stanowi, że jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta. Przez lata w służbie cywilnej występowała tylko jedna forma rekompensaty dodatkowej pracy, a mianowicie czas wolny od pracy – nie było możliwości wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Sytuacja uległa zmianie z 1 stycznia 2024 r., od kiedy to znowelizowano jedyny dotychczas przepis dotyczący czasu pracy w tej ustawie, czyli art. 97 u.s.c., oraz dodano nowy przepis o wypłacie wynagrodzenia za nadgodziny, czyli art. 97a u.s.c. Stało się tak za sprawą ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598; dalej: nowelizacja z 16 czerwca 2023 r.), gdyż na mocy jej art. 5 wprowadzono nową możliwość rekompensaty nadgodzin w służbie cywilnej.

nowe zasady rekompensaty za pracę w nadgodzinach

Do rekompensaty pracy nadliczbowej członków korpusu służby cywilnej nie stosuje się przepisów kodeksu pracy, tylko regulacje zawarte w u.s.c, które od 1 stycznia 2024 r. zostały znacznie rozszerzone. Zatem na podstawie art. 9 u.s.c. nie powinno się odwoływać do ogólnych regulacji dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych.

Analizując uprawnienia członków korpusu do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych, trzeba te osoby podzielić na cztery kategorie:

• pracowników służby cywilnej,
• urzędników służby cywilnej,
• osoby zajmujące wyższe stanowiska w służbie cywilnej,
• dyrektorów generalnych urzędów oraz kierowników urzędów, z tym że można uznać, iż ci ostatni są traktowani jak pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy i analogicznie, jak w przypadku k.p., nie mają prawa do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych (rozwiązanie prawne porównywalne z art. 1514 k.p.).

Obok przedstawiamy różnice w uprawnieniach poszczególnych grup pracowników.

Dyrektor generalny urzędu może zamiast czasu wolnego albo dnia wolnego przyznać – na wniosek członka korpusu służby cywilnej – wskazane w tabeli 1 wynagrodzenie.

Jak wyjaśniono w uzasadnieniu do projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw: „proponuje się, aby pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługiwał czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie”.

Ponadto w uzasadnieniu dla urzędników służby cywilnej mowa jest także o rekompensacie za pracę w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, chociaż postanowienie w tym zakresie nie znalazło się w ostatecznej wersji nowych przepisów. Z uzasadnienia wynika jednak, że: „urzędnikowi służby cywilnej przysługiwałby czas wolny w tym samym wymiarze albo wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w porze nocnej, niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto. W przypadku urzędnika nie przewiduje się rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych wykonywanej w soboty i dni powszednie”.

W uzasadnieniu do wprowadzanych zmian wyjaśniono również, że „w przypadku osób zajmujących wyższe stanowisko w służbie cywilnej, nie przewiduje się rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych w dni powszednie. Całkowicie wyłączona będzie rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych dla dyrektora generalnego oraz kierownika urzędu, aby zachować spójność z ogólnymi przepisami prawa pracy, zgodnie z którymi osobom zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy nie przysługuje rekompensata za godziny nadliczbowe”.

Warto jeszcze zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 25 ust. 9 u.s.c. w tych urzędach, w których nie tworzy się stanowiska dyrektora generalnego urzędu, zadania przewidziane w ustawie dla dyrektora generalnego urzędu wykonują kierownicy tych urzędów. I tak np. w Komendzie Głównej Policji to kierownik tego urzędu będzie decydował o akceptacji albo o odrzuceniu wniosku członka korpusu służby cywilnej o wynagrodzenie w zamian za pracę nadliczbową, w tym w dniu wolnym.

wypłata wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych

Jeśli za wzór weźmiemy ogólne regulacje k.p., to odnosząc się do nich, należy uznać, że w u.s.c. przyjęto bardzo specyficzne zasady wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. Z nowych przepisów wynika bowiem, że wypłata wynagrodzenia jest możliwa jedynie na wniosek pracownika lub urzędnika i to złożony dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, a co więcej, decyzja o wypłacie jest podejmowana przez dyrektora generalnego urzędu. Powyższe uprawnienie wynika z nowego art. 97 ust. 11 u.s.c., zgodnie z którym dyrektor generalny urzędu może przyznać zamiast czasu wolnego, w tym dnia wolnego od pracy, wynagrodzenie. Szczegółowe zasady obliczania oraz wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny określono w nowo dodanym do u.s.c. art. 97a.

ważne! Wniosek o wypłatę wynagrodzenia składa się w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego, a następnie jest on rozpatrywany także w terminie 14 dni od dnia jego złożenia i dopiero potem następuje wypłata wynagrodzenia. Powyższe oznacza, że wynagrodzenie za nadgodziny nigdy nie może być wypłacone w trakcie okresu rozliczeniowego.

Można więc stwierdzić, że w ten sposób w służbie cywilnej stworzono po raz pierwszy w polskim prawie pracy coś w rodzaju minikonta czasu pracy, którego całościowe rozliczenie możliwe jest dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego wynoszącego maksymalnie cztery miesiące. Jest to zasadnicza różnica w porównaniu z zasadami kodeksu pracy. Według kodeksu bowiem wynagrodzenie za nadgodziny dobowe powinno być wypłacane miesięcznie w terminach wypłaty wynagrodzenia – nawet jeśli w firmie wprowadzono maksymalne okresy rozliczeniowe dopuszczalne w k.p., czyli 12-miesięczne, a jedynie 100-proc. dodatek do wynagrodzenia za nadgodziny średniotygodniowe może być wypłacony na koniec okresu rozliczeniowego czasu pracy. Przy okazji należy zaznaczyć, że w służbie cywilnej okres rozliczeniowy może być obecnie maksymalnie czteromiesięczny. Nie ma możliwości wydłużenia go do 12 miesięcy, gdyż w tym zakresie nie można na mocy art. 9 u.s.c. zastosować regulacji kodeksu pracy.

Z ideą kont czasu pracy – w rozwiązaniach wprowadzonych w u.s.c. – współgra jeszcze to, że rekompensata jest niezależna od tego, czy godziny nadliczbowe są dobowe czy średniotygodniowe w rozumieniu kodeksu pracy. Na przykład urzędnik zatrudniony w służbie cywilnej, który w święto pracował 12 godzin, jako rekompensatę otrzyma dzień wolny albo wynagrodzenie za czas przepracowany w tym dniu (o ile złoży stosowany wniosek i uzyska jego akceptację) bez podziału na cztery godziny nadliczbowe dobowe i osiem godzin nadliczbowych średniotygodniowych. W służbie cywilnej taki podział nie ma znaczenia z punktu widzenia stosowanej rekompensaty.

przykład 1

Przytoczony przykład obrazuje dwa sposoby podejścia do wypłacania wynagrodzenia za nadgodziny, gdyż można rozważać, czy obecnie w służbie cywilnej rozliczenie w pierwszej kolejności powinno mieć miejsce w postaci czasu wolnego od pracy, czy też obie formy rekompensaty należy traktować jako równoprawne. Do niedawna czas wolny był jedynym sposobem rekompensaty nadgodzin w służbie cywilnej. W obecnym stanie prawnym, gdy skończy się okres rozliczeniowy, możliwe jest złożenie wniosku o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny. W k.p. nie ma takiej możliwości nawet w sytuacji wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, a taka długość okresu rozliczeniowego jest dopuszczalna od ponad 10 lat (tj. od 23 sierpnia 2013 r.), gdy umożliwiono powszechne stosowanie tak długich okresów rozliczeniowych czasu pracy. Zwłaszcza z punktu widzenia pracodawców można ocenić, że w 2013 r. ustawodawca popełnił błąd, nie dodając do k.p. specjalnej regulacji płacowej dotyczącej wydłużonych okresów rozliczeniowych, która umożliwiłby tworzenie „kont czasu pracy” do ich późniejszego jednolitego rozliczenia. Takim przepisem jest zaś w przypadku służby cywilnej nowy art. 97a u.s.c. Wydaje się, że nowa regulacja wprowadzona dla służby cywilnej mogłaby być inspiracją dla ustawodawcy przy kolejnych nowelizacjach k.p., aby uelastycznić kwestie rozliczania nadgodzin w przypadku długich okresów rozliczeniowych czasu pracy.

Jak zostało wspomniane, należy też zwrócić uwagę, że w k.p. mamy podział na nadgodziny dobowe oraz średniotygodniowe i odrębne zasady wynagradzania pracy w dniach wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, w niedzielę i w święta, podczas gdy w u.s.c. jednolicie uregulowano zasady wypłaty wynagrodzenia za wszystkie powstałe nadgodziny. Zatem również w tym przypadku będzie znacząca różnica, co zostanie przedstawione w dalszej części poradnika, po omówieniu szczegółowo regulacji art. 97a u.s.c.

Ta regulacja nie jest idealna legislacyjnie, nie wyczerpuje całej problematyki i od samego początku budzi trzy zasadnicze wątpliwości.

▶ W jakim terminie powinna nastąpić wypłata wynagrodzenia za nadgodziny członkom korpusu służby cywilnej? Bezpośrednio u.s.c. tego nie rozstrzyga, ale suma dwóch terminów 14-dniowych (na złożenie wniosku o wypłatę oraz na jego rozpatrzenie) wskazuje pośrednio na termin wypłaty kolejnego wynagrodzenia za pracę. Regulacji wprost oczywiście brakuje, a wątpliwości może budzić zwłaszcza przypadek, gdy wniosek zostanie szybko złożony i rozpatrzony. Na przykład 2 maja będzie już decyzja o wypłacie wynagrodzenia za nadgodziny z okresu rozliczeniowego styczeń–kwiecień. Czy zatem zasadne i poprawne jest zwlekanie z wypłatą do 28 lub 30 maja? Powstaje także pytanie, czy urząd może podjąć decyzję o szybszym wypłaceniu wynagrodzenia za nadgodziny. Ponadto wydaje się, że warto przesądzić o tym w regulaminie pracy danego urzędu, gdyż k.p. stanowi, że składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (art. 85 par. 4 k.p.). Niezbędne jest zatem określenie takiego terminu.

▶ Jakie składniki wynagrodzenia bierze się pod uwagę, obliczając wynagrodzenie za godziny nadliczbowe: czy tylko wynagrodzenie zasadnicze, czy wszystkie uzyskane w danym miesiącu składniki wynagrodzenia? W tym zakresie u.s.c. posługuje się pojęciem wynagrodzenia, a nie normalnego wynagrodzenia, jakie znamy z art. 151[1] k.p. Z innej strony wskazuje jednak, że wynagrodzenie takowe ustala się na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Cały szkopuł w rozumieniu słowa „należne”. Czy tutaj ustawodawcy chodziło o wszystkie stałe składniki wynagrodzenia z danego miesiąca? Czy też podstawą nadgodzin miało być jedynie wynagrodzenie zasadnicze, a słowo „należne” miało na celu tylko wskazanie technicznego algorytmu naliczenia z danego miesiąca?

▶ Do kiedy powinien zostać oddany czas wolny za godziny nadliczbowe, za które dyrektor generalny nie wyrazi zgody na wypłatę wynagrodzenia? Tutaj w ogóle nie ma regulacji, a dodatkowo w u.s.c od początku obowiązywania tej ustawy jest przepis umożliwiający połączenie odbioru za nadgodziny z urlopem wypoczynkowym. A więc także w takiej sytuacji jest możliwe złożenie takiego wniosku i wydaje się możliwe odbieranie czasu wolnego do końca roku kalendarzowego ze względów budżetowych. W tym zakresie żadnej podstawy w u.s.c. nie mają zawarte w uzasadnieniu projektu nowelizacji stwierdzenia, że czas wolny za nadgodziny powinien zostać udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego następującego po okresie, w którym nadgodziny faktycznie miały miejsce. Uzasadnienie do projektu aktu normatywnego może być co najwyżej wskazówką do ukształtowania się wykładni celowościowej, gdyż wskazuje, co ustawodawca miał na myśli, projektując dany przepis, nie ma jednak mocy prawnej.

Uwaga! Powyższe trzy pytania zadaliśmy Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, aby uzyskać oficjalne stanowiska dotyczące nowych zasad wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe członkom korpusu służby cywilnej. Odpowiedź opublikujemy na łamach DGP.

Sposób rozliczenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe został opisany w sposób wyczerpujący w art. 97a u.s.c. Z jego ust. 1 wynika, że takie wynagrodzenie ustala się na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Zatem rozliczenie całości nadgodzin z okresu rozliczeniowego po jego zakończeniu nie oznacza, że będą one rozliczane według stawki wynagrodzenia obowiązującej w miesiącu wypłaty. To z kolei będzie oznaczać więcej pracy dla służb płacowych pracodawcy, jeśli w urzędzie zostanie wprowadzony dłuższy okres rozliczeniowy, a zwłaszcza trzy-, czteromiesięczny. W takiej sytuacji należało będzie bowiem odrębnie wyliczyć stawki wynagrodzenia za nadgodziny z każdego miesiąca, mimo że będą one wypłacane jednorazowo po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Pojęcie godzinowej stawki wynagrodzenia zostało zdefiniowane w ustawie i oblicza się ją, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu.

Można więc uznać, że określenie „norma czasu pracy w danym miesiącu” oznacza de facto nominalny czas pracy na dany miesiąc (taki sam jak obliczany zgodnie z art. 130 k.p.), ale bez konieczności posługiwania się wykładnią kodeksową dla ustalania, że nie chodzi o czas pracy konkretnego pracownika czy urzędnika zaplanowany mu na dany miesiąc, ale „ogólny” czas pracy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych i służy temu, żeby zapewnić, iż każdy członek korpusu służby cywilnej, który pracował w godzinach nadliczbowych w danym miesiącu i wynagradzany jest taką samą stawką miesięczną, będzie miał taką samą stawkę godzinową za wypracowane przez siebie godziny nadliczbowe. To ważne, zwłaszcza w przypadku stosowania równoważnego systemu czasu pracy i nierównomiernego rozkładu czasu pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego.

Zgodnie z art. 85 u.s.c. wynagrodzenie pracownika służby cywilnej składa się z wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku za wieloletnią pracę w służbie cywilnej. W przypadku urzędnika służby cywilnej dodatkowo jeszcze z dodatku służby cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego, a w przypadku osób zajmujących wyższe stanowisko w służbie cywilnej – jeszcze z dodatku funkcyjnego. Mając na uwadze powyższe, wydaje się, że należy przyjąć, iż wynagrodzenie za nadgodziny, o którym mowa w art. 97a u.s.c., oblicza się nie tylko z wynagrodzenia zasadniczego, lecz także z wynagrodzenia należnego danemu pracownikowi, stosownie do art. 85 u.s.c. Wydaje się więc, że jest to termin odrębny od pojęcia normalnego wynagrodzenia, jakie znamy z k.p., ale ostatecznie właściwsze wydaje się podejście, że wynagrodzenie za nadgodziny będzie liczone w sposób analogiczny, gdyż ze wszystkich składników wynagrodzenia należnych w danym miesiącu, w którym nadgodziny zostały wypracowane.

Można zatem uznać, że w praktyce chodzi o takie pojęcie wynagrodzenia, jakie w wykładni k.p. nadaje się pojęciu normalnego wynagrodzenia, jednakże bez używania tego określenia, gdyż sformułowanie „normalne wynagrodzenie” do czasu ukształtowania się wykładni na bazie orzecznictwa sądów pracy wcale nie było jednoznaczne i budziło wiele wątpliwości. W przypadku postanowień wprowadzonych w u.s.c. prawdopodobnie starano się te wątpliwości interpretacyjne ominąć, wprowadzając – jak się wydaje – nowy składnik wynagrodzenia: „wynagrodzenia za pracę nadliczbową” i opisując konkretne zasady jego obliczania i wypłacania.

Przykład 2

Przykład 3

W powyższych przykładach członkom korpusu służby cywilnej zapłacono wynagrodzenie za wszystkie godziny nadliczbowe wypracowane w danym okresie rozliczeniowym. Natomiast na gruncie literalnego brzmienia art. 97 ust. 6–8a u.s.c. budzi wątpliwości, czy jest konieczne, żeby rekompensata następowała wyłącznie albo w formie czasu wolnego, albo w formie wynagrodzenia. Spójnik „albo” wskazuje wyraźnie na alternatywę rozłączną. Jednakże warto się zastanowić, czy konieczne jest takie surowe rozdzielenie form rekompensaty. Wskazane, jak się wydaje, byłoby przyjęcie założenia, że możliwe jest również, iż dyrektor generalny wyrazi zgody na rekompensatę części nadgodzin w formie wypłaty wynagrodzenia i będzie wtedy dopuszczalne, żeby za pozostałe nadgodziny udzielić czasu wolnego. Powinno także być uważane za prawidłowe i dopuszczalne, że członek korpusu służby cywilnej wystąpi o rekompensatę w postaci wynagrodzenia tylko w odniesieniu do części godzin nadliczbowych, a za pozostałe nadgodziny będzie chciał odebrać czas wolny, np. łącząc go z urlopem wypoczynkowym. Wydaje się, że przesądzającym argumentem za taką tezą powinna być sytuacja, gdy pracownik w trakcie biegnącego okresu rozliczeniowego skorzystał częściowo z czasu wolnego, trudno bowiem racjonalnie przyjąć, że odebranie w naturze np. dwóch godzin czasu wolnego wyklucza całkowicie wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny. Taka wykładnia wydaje się sprzeczna z celem wprowadzanych zmian.

W przypadku służby cywilnej nie ma dodatkowo żadnej potrzeby rozróżniania kategorii pracy w nadgodzinach i dzielenia ich na dobowe i średniotygodniowe, gdyż u.s.c. przyznaje za pracę w nadgodzinach jedynie prawo do wynagrodzenia bez dodatków 50 proc. czy 100 proc. wynagrodzenia. A ponadto wynagrodzenie za wszystkie nadgodziny będzie liczone tak samo – od stawki wynagrodzenia należnej w danym miesiącu. Kolejna różnica między zasadami rekompensaty finansowej nadgodzin według u.s.c. w porównaniu z k.p. polega więc także na tym, że podstawą do obliczenia dodatku 100 proc. wynagrodzenia za nadgodziny średniotygodniowe w k.p. – na podstawie wykładni, gdyż nie jest to wyraźnie zapisane – jest wynagrodzenie z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego, a w przypadku służby cywilnej wynagrodzenie (oczywiście bez dodatku z tytułu pracy nadliczbowej) będzie zawsze obliczane według stawki z miesiąca, w którym nadgodzina fizycznie wystąpiła.

W przypadku k.p. – jeżeli chodzi o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych średniotygodniowych powstałych w wyniku pracy w dniu wolnym w okresie rozliczeniowym dłuższym niż miesiąc – w drodze wykładni przyjmuje się, że bierze się zarówno normalne wynagrodzenie, jak i nominalny czas pracy z miesiąca, w którym praca w dniu wolnym miała miejsce. Jednak to także wynika z wykładni i nie jest wyraźnie zapisane w k.p. Należy więc podkreślić, że także w tym kontekście nowe postanowienia u.s.c. miały na celu – jak się wydaje – uniknięcie w miarę możliwości wątpliwości interpretacyjnych.

Przykład 4

Gdyby powyższy przykład dotyczył pracownika, którego czas pracy reguluje k.p., to w danych miesiącach wypłacane byłoby wynagrodzenie za nadgodziny dobowe wraz z dodatkiem za te nadgodziny, a więc za 10 godzin w październiku, za 22 w listopadzie (20 nadgodzin od poniedziałku do piątku oraz dwie godziny nadliczbowe dobowe z soboty przekraczające ośmiogodzinną normę dobową) oraz 8 nadgodzin dobowych w grudniu. Na koniec okresu rozliczeniowego doszłoby także do ustalenia przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, która w tym przypadku zostałaby przekroczona o 20 godzin (8 godzin z października + 8 godzin z listopada + 4 godziny z grudnia), ale dodatek 100 proc. wynagrodzenia za te godziny zostałby obliczony z wynagrodzenia należnego za grudzień podzielonego przez wymiar czasu pracy w grudniu. Wynagrodzenie za taką pracę powinno być płacone na bieżąco w poszczególnych miesiącach, zgodnie z zasadą wynikającą z art. 80 k.p., że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną.

wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop po zmianach

Pojawienie się w służbie cywilnej nowego elementu o wynagrodzeniowym charakterze oznacza, że – jak się wydaje – wszystkie urzędy będą musiały zweryfikować sposób naliczania wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu za urlop oraz podstawy zasiłków z ubezpieczenia społecznego, do których trzeba będzie doliczyć w przyjęty sposób wypłacone pracownikom wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. To działanie bardzo ważne, gdyż według schematu stosowanego do wynagrodzenia lub ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest wyliczanych także wiele innych świadczeń płacowych. Można wręcz stwierdzić, że są to dwie podstawowe metody kalkulacji płac obowiązujące w Polsce. Przyjęcie jednolitego i jednoznacznego sposobu naliczania będzie konieczne, gdyż w tym zakresie ustawa nie zawiera żadnych odrębnych regulacji. A więc zgodnie z art. 9 u.s.c. w tym zakresie zastosowanie znajdzie k.p. oraz inne przepisy prawa pracy, a w tym konkretnym przypadku rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. poz. 174; dalej: rozporządzenie).

W przypadku k.p. wynagrodzenie za nadgodziny jest składnikiem zmiennym miesięcznym, a jedynie dodatek 100 proc. za nadgodziny średniotygodniowe może być składnikiem przysługującym za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, jeśli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie dłuższego niż jednomiesięczny okresu rozliczeniowego. Zatem przy jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych całe wynagrodzenie za nadgodziny jest traktowane jako składnik miesięczny zmienny i jako takie jest wliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy oraz podstawy zasiłkowej – w tym ostatnim przypadku następuje to w kwocie faktycznej bez uzupełniania. W przypadku okresów rozliczeniowych trwających od 2 do 12 miesięcy na koniec takiego okresu rozliczeniowego wypłacany jest 100-proc. dodatek do wynagrodzenia za nadgodziny średniotygodniowe i ten jest traktowany jako składnik wynagrodzenia przysługujący za okresy dłuższe niż miesięczne. Powyższe oznacza z kolei, że nie wlicza się go do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, ale wlicza się do podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i podstawy zasiłkowej na zasadzie analogicznej jak premie kwartalne czy roczne.

Niestety specyficzny sposób wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny w służbie cywilnej oznacza wątpliwości co do tego, jak w praktyce potraktować takie wynagrodzenie w przypadku obliczania innych elementów płac. Otóż wynagrodzenie to zawsze będzie wypłacane po zakończonym okresie rozliczeniowym, a więc nie ma ono charakteru składnika co do zasady miesięcznego i – jak się wydaje – wszystko będzie zależeć od tego, jaki w urzędzie obowiązuje okres rozliczeniowy czasu pracy.

Jeśli okres rozliczeniowy jest czterotygodniowy lub jednomiesięczny, to w tym zakresie będzie analogicznie jak w przypadku k.p., a więc wynagrodzenie za nadgodziny wejdzie do wszystkich podstaw (wynagrodzenia za urlop, ekwiwalentu za urlop, zasiłkowej) jako składnik zmienny miesięczny. Jeśli jednak okres rozliczeniowy będzie miał długość powyżej jednego miesiąca do maksymalnie czterech miesięcy, gdyż tak wydłużono okresy rozliczeniowe w służbie cywilnej od 27 września 2023 r., to wynagrodzenie za nadgodziny będzie wypłacane za okresy dłuższe niż jednomiesięczne i w tym zakresie należy je potraktować analogicznie jak dodatki za nadgodziny średniotygodniowe przysługujące na podstawie przepisów k.p. Zgodnie zatem z par. 12 rozporządzenia składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. A zatem nie wejdą one do podstawy wynagrodzenia urlopowego, a będą uwzględnione jedynie w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz w podstawie zasiłkowej.

Wydaje się więc, że z punktu widzenia pracowników znacznie korzystniejsze są jednomiesięczne okresy rozliczeniowe niż okresy wydłużone, gdyż pracownik, po pierwsze, szybciej otrzyma ewentualne wynagrodzenie za nadgodziny, a po drugie, wypłacone z tego tytułu kwoty wejdą do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

dokumentowanie pracy nadliczbowej i w dniu wolnym

W stosunku do członków korpusu służby cywilnej objętych systemem zadaniowego czasu pracy, dyrektorów generalnych urzędów oraz kierowników urzędów zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Oznacza to, że nie ma konieczności ewidencjonowania ich pracy w godzinach nadliczbowych. Jednak takie ewidencjonowanie godzin pracy nadliczbowej nie jest zabronione i może być prowadzone dla wygody np. działu płac, zwłaszcza że zgodnie z art. 149 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pozostałym pracownikom oraz urzędnikom należy prowadzić standardową ewidencję czasu pracy, a więc także z uwzględnieniem pracy nadliczbowej.

dokumentowanie rekompensaty pracy nadliczbowej i w dniu wolnym

Wniosek o wypłatę wynagrodzenia stanowiącego rekompensatę pracy nadliczbowej w dniu wolnym należy składać w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej do dyrektora generalnego urzędu, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego. Wniosek ten będzie rozpatrywany w terminie 14 dni od dnia jego złożenia. Należy przyjąć, że termin zarówno na złożenie, jak i rozpatrzenie wniosku trzeba będzie obliczać zgodnie z art. 111 i art. 115 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1933; dalej: k.c.).

Zgodnie z art. 111 k.c. termin oznaczony w dniach, kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, to nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Natomiast zgodnie z art. 115 k.c., jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, to termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Przykład 5

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 21 nowelizacji z 16 czerwca 2023 r. do okresów rozliczeniowych czasu pracy członków korpusu służby cywilnej rozpoczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2024 r. stosuje się przepisy u.s.c. w brzmieniu dotychczasowym. Zatem zgodnie z nowymi regulacjami można będzie zapłacić za pracę w godzinach nadliczbowych w tym dniu wolnym dopiero za okresy rozliczeniowe rozpoczęte i zakończone, począwszy od 1 stycznia 2024 r.

Przykład 6

Forma dokumentu (w tym przypadku wniosku o wypłatę wynagrodzenia) także – jak się wydaje – musi być rozumiana zgodnie z przepisami prawa cywilnego. Do zachowania formy pisemnej, zgodnie z art. 78 par. 1 k.c., wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W przepisach prawa cywilnego nie zdefiniowano jednak pojęcia podpisu. W tym więc zakresie należy stosować wykładnię, zgodnie z którą podpis jest językowym znakiem graficznym, a zatem musi się składać z liter alfabetu. Na ogół osoba podpisująca zamieszcza swoje pełne imię i nazwisko, natomiast minimum podpisu to nazwisko.

Należy zauważyć, że możliwy jest obecnie podpis odręczny wykonany z wykorzystaniem technologii elektronicznej. Ten jednak, na gruncie obowiązującego prawa w zakresie podpisu elektronicznego, nie możne być uznany za kwalifikowany podpis elektroniczny. Nie jest natomiast przesądzone, czy może być uznany za podpis własnoręczny – nie ma jednolitego poglądu na ten temat. Ma to istotne znaczenie, jeżeli chodzi o postać dokumentu. Postać dokumentu jest to bowiem określenie wskazujące na rodzaj materialnego nośnika, na którym utrwalona została treść dokumentu, np. postać papierowa albo elektroniczna. Informacja może być zapisana na nośnikach o różnych postaciach, od których zależy technologia dokonywania tego zapisu. Tak wyjaśnia to Ministerstwo Cyfryzacji w podręczniku na swojej stronie internetowej https://epodrecznik.mc.gov.pl/mediawiki/index.php?title=Postać.

Natomiast zgodnie z art. 781 k.c. za równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej uważa się złożenie tego oświadczenia w formie elektronicznej, tj. złożenie go w postaci elektronicznej i opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma elektroniczna zawsze może być stosowana zamiast formy pisemnej oświadczenia woli.

Należy zatem przyjąć, że wniosek o wypłatę wynagrodzenia stanowiącego rekompensatę pracy nadliczbowej, w tym w dniu wolnym, może być złożony:

• tradycyjnie, jako wniosek napisany na papierze i podpisany odręcznie przez wnioskującego członka korpusu służby cywilnej (wniosek w formie pisemnej w postaci papierowej);
• jako dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdyby wnioskujący członek korpusu służby cywilnej dysponował takim podpisem (wniosek w formie pisemnej w postaci elektronicznej);
• jako skan albo zdjęcie wniosku sporządzonego na papierze i podpisanego odręcznie przez wnioskującego członka korpusu służby cywilnej (wniosek w formie pisemnej w postaci elektronicznej).

Natomiast biorąc pod uwagę literalne brzmienie art. 97a ust. 5 u.s.c., nie będą spełniały wymagań tego aktu prawnego wnioski złożone:

• e-mailem i podpisane w treści e-maila (ponieważ brak formy pisemnej),
• elektronicznie w postaci plików, ale podpisanych innym podpisem elektronicznym niż kwalifikowany, np. podpisem zaufanym lub osobistym (ponieważ brak formy pisemnej),
• przez pulpit pracowniczy w systemie elektronicznym służącym do obiegu dokumentów, jeżeli nie będzie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (ponieważ brak formy pisemnej).

Nie jest także jednoznacznie określone w powołanym przepisie, na czym ma polegać złożenie wniosku „za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego”. Czy wniosek taki ostatecznie ma przesyłać dyrektorowi generalnemu wnioskujący członek korpusu służby cywilnej, czy jego przełożony? Literalne brzmienie art. 97a ust. 5 u.s.c. wskazuje, że tą sobą, która ostatecznie złoży wniosek do dyrektora generalnego, musi być przełożony pracownika lub urzędnika.

Nie jest natomiast w przepisach wprost wymagane, żeby bezpośredni przełożony zaopiniował taki wniosek, jakkolwiek możliwe jest przyjęcie, że ma prawo taką opinię na wniosku napisać.

Możliwe jednak wydaje się przyjęcie jako poprawnego i realizującego cel wskazany w ustawie następującego modelu postępowania z wnioskiem uzależnionego od postaci wniosku:

• jeżeli wniosek będzie papierowy i podpisany odręcznie przez wnioskującego członka korpusu służby cywilnej, to po uzyskaniu podpisu i ewentualnej opinii bezpośredniego przełożonego co do tego wniosku, pracownik lub urzędnik może go osobiście zanieść do sekretariatu dyrektora generalnego urzędu;
• jeżeli wniosek będzie np. skanem z odwzorowanym podpisem odręcznym i zostanie przesłany e-mailem do bezpośredniego przełożonego pracownika lub urzędnika, to dalszego przesłania na adres sekretariatu dyrektora generalnego dokona ten przełożony (przy czym może jednocześnie w e-mailu zawrzeć swoją opinię na temat zasadności akceptacji wniosku, jakkolwiek nie został na niego nałożony taki obowiązek).

Warto podkreślić, że nawet jeżeli bezpośredni przełożony zaopiniuje pozytywnie wniosek członka korpusu służby cywilnej o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w dniu wolnym, to taka opinia nie będzie wiązać dyrektora generalnego. Jak podkreślono w uzasadnieniu do wprowadzonych zmian, „o formie rekompensaty, czyli o przyznaniu czasu wolnego albo wynagrodzenia, będzie decydował dyrektor generalny urzędu”.

Zgodnie z par. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 879) pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą m.in. dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych. W tym zbiorze należy więc gromadzić wnioski członków korpusu służby cywilnej zarówno o wypłatę wynagrodzenia za pracę nadliczbową, w tym w dniu wolnym, jak i wnioski o czas wolny za pracę w nadgodzinach.

ważne! W regulaminie pracy urzędu nie będzie mogło znaleźć się postanowienie, z którego wynikałoby, że w tym urzędzie wynagrodzenie za pracę nadliczbową oraz w dniu wolnym nie będzie wypłacane. Taka de facto może być praktyka, ale postanowienie takie byłoby niezgodne z art. 9 par. 2 k.p. stanowiącym, że postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy k.p. oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, który ma zastosowanie także w służbie cywilnej.

wniosek o czas wolny za godziny nadliczbowe – kiedy jest konieczny?

Na członka korpusu służby cywilnej u.s.c. nie nakłada obowiązku składania wniosku o czas wolny stanowiący rekompensatę pracy w godzinach nadliczbowych ani wniosku o odbiór dnia wolnego. Wniosek jest przewidziany tylko w przypadku, gdyby pracownik lub urzędnik chciał połączyć rekompensatę pracy nadliczbowej ze swoim urlopem wypoczynkowym. Zgodnie bowiem z art. 97 ust. 9 u.s.c. na wniosek członka korpusu służby cywilnej czas wolny oraz dzień wolny, stanowiące rekompensatę dodatkowej pracy, może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu. Co istotne, u.s.c. nie wskazuje ani formy, ani postaci złożenia takiego wniosku – zatem nie musi mieć on formy pisemnej, może mieć postać zarówno papierową, jak i elektroniczną. Oznacza to, że taki wniosek może być napisany przez pracownika lub urzędnika np. w treści zwykłego e-maila. W praktyce jednak takie dokumenty najczęściej są tradycyjnymi wnioskami składanymi w formie pisemnej, w postaci papierowej, czyli wnioskami na piśmie.

Jeżeli jednak urząd posiada elektroniczny moduł do prowadzenia i przechowywania w postaci elektronicznej (w rozumieniu rozdziału 3 i 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej) dokumentacji pracowniczej dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, to warto skorzystać z możliwości składania takiego wniosku np. e-mailem lub w pulpitach pracowniczych.

Nie ma natomiast obowiązku składania wniosku o czas wolny za godziny nadliczbowe oraz za pracę w dniu wolnym w innym przypadku niż wskazany w art. 97 ust. 9 u.s.c., chociaż w praktyce takie wnioski często są składane. Podobna praktyka jest nie tylko dopuszczalna, lecz także korzystna z punktu widzenia członka korpusu służby cywilnej, skoro przełożony nie narzuca mu terminu odbioru czasu wolnego, a udziela go co do zasady zgodnie z wnioskiem. W takim przypadku wniosek o czas wolny jest indywidualnym dokumentem tworzonym w danym urzędzie, a co za tym idzie, o jego postaci oraz trybie składania decydują albo postanowienia regulaminu pracy urzędu albo zwyczaj zakładowy. Taki wniosek z całą pewnością nie musi być składany w formie pisemnej (chyba że narzucają ją wewnętrzne przepisy obowiązujące w danym urzędzie). W tym zakresie nie stosuje się bowiem ‒ na podstawie art. 9 u.s.c. ‒ wymagań k.p. co do formy wniosku o czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych.

Należy uznać, że nowe przepisy o możliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych pośrednio wpływają na zasady udzielania czasu wolnego, chociaż żaden nowy przepis w tym zakresie nie pojawił się w u.s.c. Potwierdza to wyjaśnienie w uzasadnieniu do wprowadzanych zmian, w którym napisano, że o ile nie będzie złożonego wniosku o połączenie czasu wolnego za nadgodziny lub dnia wolnego z urlopem wypoczynkowym, to „czas wolny będzie mógł być udzielony najpóźniej do zakończenia okresu rozliczeniowego następującego po okresie rozliczeniowym, w którym członek korpusu służby cywilnej wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych”. Wyjaśnienie to jest logiczne, jednak nie ma żadnego umocowania w przepisach ustawy. Niemniej jednak warto, żeby w takim kierunku poszła wykładnia. Przemawia za tym kilka argumentów.

▶ Przełożony nie może oddać z własnej inicjatywy czasu wolnego w trakcie okresu rozliczeniowego, gdyż w takiej sytuacji uniemożliwiłby członkowi korpusu służby cywilnej złożenie wniosku o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych lub w dniu wolnym. Byłoby to także przekroczeniem uprawnień przełożonego, gdyż to dyrektor generalny urzędu decyduje, czy rekompensatą dodatkowej pracy ma być czas wolny czy wynagrodzenie (chyba że członek korpusu nie złoży wniosku o wynagrodzenie).

▶Wydaje się jednak, że przełożony musi oddać dzień wolny urzędnikowi służby cywilnej, który pracował w niedzielę, gdyż taki dzień trzeba oddać w najbliższym tygodniu. Oddanie go później lub zapłacenie za ten dzień wynagrodzenia może się odbyć tylko wyjątkowo, np. gdyby pracownik lub urzędnik po tym dniu zachorował i był chory dłużej niż tydzień.

▶ Czas wolny w trakcie okresu rozliczeniowego może być udzielony na wniosek pracownika lub urzędnika, niezależnie od tego, czy zostanie połączony z urlopem wypoczynkowym, czy nie.

▶ Czas wolny może być jednostronnie narzucony przez przełożonego dopiero wtedy, gdy zostanie ustalone, że:

• członek korpusu służby cywilnej, któremu taka rekompensata przysługuje, nie złożył wniosku o wynagrodzenie za nadgodziny (posiadaniu takiej wiedzy służy regulacja prawna, zgodnie z którą wniosek jest składany za pośrednictwem przełożonego),
• wniosek został co prawda złożony, ale nie został za akceptowany (uzyskanie takiej wiedzy nastąpi po upływie maksymalnie 28 dni od zakończenia danego okresu rozliczeniowego).

Oznacza to więc, że przełożony będzie miał czas, żeby udzielić termin czasu wolnego do końca okresu rozliczeniowego, następującego po okresie rozliczeniowym, w którym członek korpusu służby cywilnej wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych ‒ pod warunkiem że okres rozliczeniowy jest dłuższy niż miesiąc. Będzie miał jednak niewiele czasu, jeżeli w danym urzędzie obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy, a już wcale nie będzie miał czasu przy czterotygodniowym okresie rozliczeniowym. Jednakże taka sytuacja nastąpi tylko w razie złożenia wniosku i podjęcia decyzji co do losu tego wniosku w ostatecznych terminach.

Nie ma powodu, żeby zwlekać z udzieleniem czasu wolnego, jednak w praktyce może się okazać, że akurat przed udzieleniem czasu wolnego pracownik lub urzędnik zachorował bądź też rozpoczął korzystanie z uprawnienia pracowniczego, które wiąże się z nieobecnością w pracy, np. z urlopu rodzicielskiego. W takim przypadku czas wolny będzie mógł zostać udzielony później i jakkolwiek strony stosunku pracy mają na to czas do upływu okresu przedawnienia się roszczenia o czas wolny (czyli można przyjąć, że do upływu trzech lat od zakończenia okresu rozliczeniowego następującego po okresie rozliczeniowym, w którym członek korpusu służby cywilnej wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych), to nie jest ani uzasadnione, ani praktyczne, żeby czekać tak długo.

Warto przy okazji zwrócić uwagę, że gdyby czas wolny został wyznaczony, a członek korpusu służby cywilnej w tym czasie np. się rozchorował, to taka sytuacja nie obliguje przełożonego do wyznaczenia mu czasu wolnego w innym terminie. Przełożony mógłby to zrobić na wniosek pracownika lub urzędnika, ale musiałby wtedy pamiętać o zasadzie równego traktowania. Oznacza to, że także innym członkom korpusu służby cywilnej, którzy znajdą się w takiej samej sytuacji faktycznej i prawnej, również będzie musiał umożliwić wykorzystanie czasu wolnego w innym terminie.

rozliczenie pracy nadliczbowej i w dniu wolnym w razie zakończenia stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego

Wydaje się, że nowe regulacje prawne o wniosku o wynagrodzenie za pracę nadliczbową i w dniu wolnym nie znajdą zastosowania, gdy do ustania zatrudnienia dojdzie w trakcie okresu rozliczeniowego. Wniosek o wypłatę wynagrodzenia za pracę nadliczbową w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego ma prawo złożyć uprawniony członek korpusu służby cywilnej, a nie były członek korpusu służby cywilnej. Poza tym przyjmuje się, że odchodzącemu z pracy okres rozliczeniowy kończy się w dniu ustania zatrudnienia.

Jeżeli stosunek pracy będzie rozwiązywał się za wypowiedzeniem, to możliwe jest przyjęcie następujących rozwiązań:

• w okresie wypowiedzenia bezpośredni przełożony wyznaczy członkowi korpusu czas wolny albo dzień wolny i nie będzie to uznane za działanie na niekorzyść pracownika lub urzędnika, gdyż w takiej sytuacji nie będzie on miał faktycznej możliwości złożenia wniosku o wynagrodzenie z zachowaniem ustawowych terminów;
• jeżeli bezpośredni przełożony nie będzie mógł wyznaczyć czasu wolnego, gdyż nie będzie to możliwe z powodu potrzeb urzędu albo członek korpusu służby cywilnej w okresie wypowiedzenia będzie np. wykorzystywał urlop wypoczynkowy albo będzie chory, to trzeba by przyjąć, że pracownikowi lub urzędnikowi będzie musiało zostać wypłacone wynagrodzenie za dodatkowo wykonaną pracę przypadającą w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania zatrudnienia; o to wynagrodzenie nie będzie on musiał składać żadnego wniosku, podstawą jego wypłaty będzie art. 80 k.p.

Należy uznać, że wypłata wynagrodzenia za dodatkową pracę bez wniosku członka korpusu służby cywilnej będzie konieczna także w przypadku, gdy do ustania zatrudnienia dojdzie na mocy porozumienia stron w takim terminie, że nie będzie czasu na wyznaczenie czasu wolnego za pracę nadliczbową ani na wyznaczenie dnia wolnego. Ze względu na brak wyraźnej regulacji ustawowej również takie pytanie zostało skierowane do KPRM.

Inaczej trzeba będzie – jak się wydaje – postąpić w przypadku przeniesienia służbowego do innego urzędu. Wówczas nie dochodzi bowiem do rozwiązania stosunku pracy, a zgodnie z art. 75 u.s.c. akta osobowe pracownika lub urzędnika wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (zatem także z dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy) przekazuje się do urzędu, w którym urzędnik służby cywilnej/pracownik służby cywilnej ma być zatrudniony. Zatem nie jest wykluczone, że decyzję co do formy rekompensaty pracy nadliczbowej wypracowanej w danym urzędzie będzie podejmował dyrektor generalny urzędu, do którego pracownik lub urzędnik został przeniesiony. ©℗