Urząd nie powinien gromadzić kserokopii praw jazdy kandydatów do pracy

Specyfika zadań ustawowych realizowanych w naszej jednostce organizacyjnej powoduje, że duży odsetek zatrudnionych osób jest upoważniony do prowadzenia pojazdów służbowych kategorii B. W efekcie już na etapie rekrutacji kandydatów do pracy oczekujemy od nich przedłożenia w aplikacji kserokopii prawa jazdy jako dowodu potwierdzającego posiadanie stosownych uprawnień. Czy nasza praktyka jest właściwa?

Przypadki, jak ten opisany w pytaniu, nie są odosobnione. Taką praktykę do niedawna stosował chociażby Zarząd Dróg Miejskich w Warszawie. W ofertach pracy na stanowiska, których zajmowanie wiąże się z koniecznością prowadzenia samochodów służbowych, a co za tym idzie, trzeba mieć uprawnienia do prowadzenia pojazdów, wskazywano, że obligatoryjnym elementem aplikacji ma być kserokopia ważnego prawa jazdy.

– Dokument ten jest przez nas wymagany jako dokument potwierdzający posiadanie przez kandydata kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonywania pracy na wolnym stanowisku urzędniczym – tłumaczył Mikołaj Pieńkos, naczelnik wydziału strategii i komunikacji społecznej ZDM. W jego ocenie praktyka ta jest zgodna z art. 221 par. 1 pkt 5 oraz par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.). – Dokładnie na tej samej zasadzie do potwierdzenia wykształcenia jest potrzebna kopia dyplomu, a do potwierdzenia uprawnień kopia dokumentu potwierdzającego te uprawnienia – dodawał nasz rozmówca.

Nadmiarowe dane

Taka praktyka jest jednak kontrowersyjna, ponieważ prowadzi do wymuszenia na kandydatach do pracy sporządzenia kserokopii prawa jazdy, a więc dokumentu, który nie tylko potwierdza określone uprawnienia, lecz także tożsamość posiadacza. Prawem jazdy można się bowiem wylegitymować, dokonując różnego rodzaju czynności w obrocie prawnym, jak chociażby udział w wyborach powszechnych czy odbiór przesyłki na poczcie. Wykonywanie kopii tego rodzaju dokumentów ze względów bezpieczeństwa powinno być więc ograniczone do minimum. Jednak najmocniejszym argumentem, który powinien prowadzić do porzucenia praktyki zbierania przez urzędy kserokopii prawa jazdy od kandydatów do pracy, jest jej wątpliwość pod kątem prawnym.

– Pozyskiwanie dokumentów od kandydatów do pracy nie może prowadzić do zbierania danych nadmiarowych. A akurat w tym przykładzie, moim zdaniem, taka sytuacja będzie występować. W wyniku przekazania kopii prawa jazdy kategorii B ujawnia się wizerunek, informację o ewentualnie innych kategoriach posiadanych uprawnień, datę wydania, numer dokumentu itp., a to wszystko są dane nadmiarowe – wyjaśnia dr Paweł Litwiński, adwokat i partner w Barta Litwiński Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów.

Weryfikacja wystarczy

W świetle art. 221 par. 1 pkt 5 k.p. rzeczywiście dopuszczalne jest żądanie przez pracodawcę, w tym z sektora publicznego, podania przez kandydata danych osobowych obejmujących kwalifikacje zawodowe. Problemem może być jednak prawidłowa interpretacja przepisu na etapie praktyki.

– Zasadą wynikającą z art. 221 par. 5 k.p. jest podawanie danych w formie oświadczenia kandydata. Takie dane podane przez kandydata mogą być potwierdzane przez pracodawcę w ten sposób, że może on żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia – wskazuje dr Litwiński. Jednocześnie każde takie żądanie nie może być sprzeczne z przepisami innymi niż prawo pracy, a więc chociażby przepisami o ochronie danych osobowych. Tymczasem te ostatnie zakazują zbierania danych nadmiarowych. – Żądanie zdjęcia prawa jazdy może prowadzić do naruszenia prawa, a wykonywanie zdjęć przez kandydatów jest w tej sytuacji odpowiedzią na nie do końca przemyślane żądanie i to do tego w sytuacji, w której kandydat chce uzyskać zatrudnienie, a więc co do zasady nie będzie na tym etapie wchodzić w spór z pracodawcą – mówi dr Litwiński.

Kserokopię prawa jazdy można zastąpić okazaniem dokumentu na etapie rekrutacji. Innym rozwiązaniem jest dołączenie do aplikacji wystawianego przez starostę zaświadczenia o posiadaniu uprawnień do kierowania pojazdami.

Dodajmy, że początkowo warszawski ZDM sceptycznie oceniał alternatywne dla kopii prawa jazdy sposoby potwierdzania uprawnień do kierowania pojazdami. – Kandydat składa dokumenty w konkursie w zamkniętej kopercie, okazywanie przez niego prawa jazdy osobie przyjmującej te dokumenty w kancelarii, która nie prowadzi przecież rekrutacji, byłoby dziwną praktyką, niestosowaną chyba nigdzie indziej – twierdzi Mikołaj Pieńkos.

Finalnie, po naszych pytaniach, urząd wycofał się z obligatoryjnego żądania dołączania do aplikacji kserokopii prawa jazdy. Obecnie posiadanie opisywanych uprawnień można udokumentować w dowolny sposób. ©℗