Setki tysięcy dokumentów z akt spraw zakończonych przed 1 stycznia 2021 r. zniknęło z Portalu Informacyjnego Sądu Okręgowego w Warszawie z powodu literówki. Ich przywracanie potrwa do trzech tygodni.
Problem wyszedł na jaw po tym, jak jeden z pełnomocników zorientował się, że stracił dostęp do akt swoich starych spraw. Kiedy to zgłosił, został poinformowany, że portal działa jak najbardziej prawidłowo, a sprawy, których nie można znaleźć, „zostały ukryte w Portalu Informacyjnym zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie nr 638/2021 z 8 grudnia 2021 r., które mówi, że Sąd Okręgowy w Warszawie publikuje w Portalu Informacyjnym dane dotyczące spraw sądowych, które na dzień 1 stycznia 2021 roku były sprawami czynnymi”.
Skoro więc na mocy tego zarządzenia publikuje się akta spraw czynnych po 1 stycznia 2021 r., to dokumenty wszystkich pozostałych spraw zostały z portalu usunięte. A mowa o sprawach publikowanych w portalu stołecznego sądu od 2012 r.
– Digitalizacja dokumentów sądowych wciąż nie jest na zadowalającym poziomie. Tak naprawdę w 2023 r. nie jesteśmy w tym procesie dużo dalej, niż to było w 2003 r. Sędziowie nadal muszą nosić wielotomowe akta. A jak już coś jest zdygitalizowane, to okazuje się, że przez głupi błąd oni to usuwają. Popełniono kolosalny błąd, który obciąża osoby kierujące sądem – ocenia Krystian Markiewicz, prezes Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”.
Sprawy teoretycznie zakończone
Kłopot w tym, że część spraw, które portal identyfikuje jako zakończone, wcale takimi nie są, np. wtedy gdy sąd okręgowy umarza postępowanie, a sąd apelacyjny uchyla takie postanowienie i sprawa toczy się dalej, tyle że pod inną sygnaturą. Uczestnicy takich postępowań wciąż potrzebują dostępu do elektronicznych akt tych spraw, gdyż one wciąż się toczą, choć w portalu mogą być oznaczone jako zakończone.
Dlaczego więc wydano takie zarządzenie? Okazuje się, że sprawa nie jest wynikiem przemyślanej decyzji, ale zwykłego błędu. Zarządzenie prezesa sądu powinno stanowić, że w portalu umieszcza się sprawy czynne na 1 stycznia 2012 r., a nie 2021 r. Pracownicy biura prasowego SO w Warszawie przekonują jednak, że to nie prezes sądu popełnił błąd.
– Zarówno zarządzenie prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie nr 638/2021, jak i załącznik do niego, tj. „Wykaz typów spraw wraz ze wskazaniem daty rozpoczęcia publikacji Sądu Okręgowego w Warszawie”, zawiera prawidłową datę rozpoczęcia ich publikacji, tj. 1 stycznia 2012 r. Powyższe zarządzenie w pliku PDF (skan oryginału zarządzenia) wraz z załącznikami oraz edytowalna jego wersja w pliku Word zostało przekazane Centrum Systemów Informatycznych do realizacji. Dokument w pliku Word sporządzony został przez pracownika sądu, który niestety popełnił błąd w trakcie przepisywania i z tego względu, zamiast prawidłowo określonej w zarządzeniu prezesa daty rozpoczęcia publikacji 1 stycznia 2012 r., wpisana została data 1 stycznia 2021 r. – tłumaczy Sylwia Urbańska, rzecznik prasowy Sądu Okręgowego w Warszawie.
Jak tłumaczy, na podstawie dokumentu w pliku Word, przeznaczonego wyłącznie do publikacji w Portalu Informacyjnym i zawierającego błąd w dacie, wdrożono zmiany, w wyniku czego usunięte zostały sprawy zakończone przed 1 stycznia 2021 r.
Co ciekawe, choć na stronach BIP sądu widnieje zarządzenie z poprawną datą, to w portalu nadal widnieje to z datą 1 stycznia 2021 r. – Niezwłocznie po zdiagnozowaniu problemu do Centrum Pomocy Systemów Informatycznych przesłane zostało ponownie Zarządzenie prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie nr 638/2021 w pliku PDF, jak również wersja w pliku Word celem opublikowania w Portalu Informacyjnym. Do chwili obecnej, pomimo ponawiania zgłoszenia, nie został jednak opublikowany prawidłowy tekst zarządzenia – dodają przedstawiciele sądu.
Przywracanie spraw potrwa
Zgłoszenie o problemie trafiło do sądu 24 kwietnia, a powód usunięcia akt (w postaci nieścisłości w dokumentach) został zdiagnozowany dwa dni później. – Niezwłocznie po tym fakcie powiadomimy został pracownik Centrum Systemów Informatycznych, gdzie 27 kwietnia 2023 r. rozpoczął się proces odzyskiwania usuniętych spraw, co ma potrwać około dwóch–trzech tygodni. Centrum Pomocy Systemów Informatycznych poinformowało, że jest możliwość odzyskania całości usuniętych danych. Zarówno dla Centrum Pomocy Systemów Informatycznych, jak i dla Sądu Okręgowego w Warszawie jest to temat priorytetowy – zapowiadają przedstawiciele sądu.
Jak tłumaczy sędzia Wojciech Łukowski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu, który tworzył podwaliny pod system portali informacyjnych, cały kłopot polega na tym, że nie można jednym prostym ruchem przywrócić przeniesionych na serwery wymiaru sprawiedliwości akt. – To jest tak duży wolumen danych, że zakłóciłoby to transfer potrzebny do normalnego, codziennego funkcjonowania portalu. Dlatego trzeba to robić partiami – mówi sędzia Łukowski. – W tym przypadku mieliśmy do czynienia trochę z komedią pomyłek, ale tak czy inaczej od lat upominam się o to, by do prawa o ustroju sądów powszechnych dodać delegację do wydania rozporządzenia, które by określiło jednolity sposób funkcjonowania portalu dla każdego sądu. Dziś każdy prezes na podstawie własnych zarządzeń może ustalać różne zasady – pointuje.©℗
/>
