W myśl przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, organ publiczny doręcza pisma przez swoich pracowników za pośrednictwem Poczty Polskiej . Czynność ta stwarza jednak liczne nieporozumienia szczególnie w przypadku zmiany adresu spółki lub gdy ta nie ustanowi pełnomocnika do doręczeń. Wówczas należy odpowiedzieć na pytanie, kiedy doręczenie jest skuteczne?

Organ administracji publicznej może doręczyć pismo drogą elektroniczną jeśli strona spełni uprzednio określone warunki. Zainteresowana spółka powinna złożyć podanie przez Internet lub wystąpić do organu administracji o takie doręczenie wskazując urzędnikom adres elektroniczny. Musi także wyrazić zgodę na doręczanie pism w postępowaniu również przez Internet.

Jeśli jednak strona decydowałaby się na tradycyjne doręczenie za pośrednictwem Poczty Polskiej, spółka może wówczas ustanowić pełnomocnika do odbioru przesyłki. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy firma nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby na terenie Rzeczpospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim UE i nie ustanowiła uprzednio pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Polsce. Wówczas spółka powinna wskazać pełnomocnika do doręczeń (chyba, że doręczenie odbywa się drogą elektroniczną). Jeśli tego nie zrobi, pismo pozostawia się w aktach sprawy traktując go jako doręczone. Ponadto, strona ma obowiązek powiadamiać urząd o wszelkich zmianach adresu, w tym także adresu elektronicznego. W przeciwnym razie dostarczenia pisma pod dotychczasowy (nawet nieaktualny adres) jest prawomocne.

Wycofanie pozwu: Czy można liczyć na zwrot opłaty sądowej?
Wycofanie pozwu: Czy można liczyć na zwrot opłaty sądowej?

Zobacz również

Jak wygląda doręczanie pism w przypadku osób fizycznych? Zgodnie z art.42 ustawy, dostarczane są one w mieszkaniu lub miejscu pracy. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o takim trybie doręczenia adresat powinien otrzymać np. w swojej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania. W innych przypadkach pismo trafia na 14 dni do urzędu pocztowego a adresat otrzymuje powiadomienie o możliwości odbioru przesyłki. Doręczenie uważa się za dokonane po przesłaniu drugiego powiadomienia o przesyłce.

Z mocy prawa, w pewnych sytuacjach doręczenie w formie powszechnej bywa zbędne. Strony mogą być bowiem zawiadamiane o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub inny sposób publicznego ogłaszania. Wówczas zawiadomienie lub doręczenie uważa się za pokonane po upływie 14 dni od publicznego obwieszczenia.

Źródło prawne: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego