Organ, który znajduje się w posiadaniu informacji publicznej, niezależnie od formy, w jakiej została ona utrwalona, powinien ją udostępnić.
Zainteresowany zwrócił się do wójta gminy Ż. z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej. Chciał, aby drogą elektroniczną przesłano mu skany list obecności z sesji rady gminy wskazanej kadencji, protokoły z prac wszystkich komisji wraz z listami obecności za podany okres oraz wszystkie nagrania z sesji rady i komisji w wymienionych latach.
Cele wewnętrzne
W odpowiedzi wójt przekazał wnioskodawcy wszystko, o co ten prosił, oprócz nagrań. Argumentował, że służą one jedynie celom wewnętrznym, w tym sporządzeniu protokołów z prac komisji i sesji rady gminy. Organ wyjaśnił, że to właśnie one są podstawowym źródłem wiadomości o posiedzeniach organów kolegialnych. Protokół sporządza określona osoba, potwierdzając zapisaną treść swoim podpisem. Dzięki temu staje się on dokumentem, który może być udostępniany i realizuje cel wskazany w ustawie o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1764), chroniąc jednocześnie inne prawa i wolności. Dlatego adresat wniosku wypełnia wskazany w tym akcie obowiązek już poprzez udostępnienie protokołu i nie jest zobowiązany do dostarczenia tych samych danych na nośniku audiowizualnym lub teleinformatycznym.
Sprawa znalazła swój finał w sądzie. WSA we Wrocławiu (sygn. akt IV SAB/Wr 130/17) przyznał rację wnioskodawcy.
Ważne materiały
Istota sporu sprowadzała się do udzielenia odpowiedzi na pytanie, czy nagrania z sesji rady gminy i prac komisji, w oparciu o które sporządzono już protokoły opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, mogą zostać udostępnione osobie, która złożyła taki wniosek. W ocenie sądu tak. Są to bowiem materiały, które świadczą o działalności organu kolegialnego. Nie ulega też wątpliwości, że nagranie sesji rady, utrwalone za pomocą sprzętu audiowizualnego i zapisane na nośniku w postaci płyty CD bądź DVD, dotyczy sfery faktów, stanowi zatem informację publiczną.
WSA zaznaczył jednocześnie, że udostępnianie informacji publicznej powinno nastąpić w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem, chyba że adresat nie dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi.
Przebieg sesji
W ocenie sądu błędny jest zatem pogląd prezentowany przez gminę Ż., że realizacja celu, jakim jest dostęp do informacji publicznej, następuje poprzez dostęp do protokołów, co w konsekwencji wyklucza możliwość zapoznania się z innymi materiałami rejestrującymi przebieg posiedzeń. Zdaniem WSA, jeżeli przebieg sesji rady gminy czy prac komisji jest rejestrowany w formie nagrania, to każdy ma prawo dostępu do nich. Tym bardziej, że istnieje możliwość udziału w tych posiedzeniach. Nie ma więc powodów, aby nie udostępniać nagrań, które je dokumentują.
Tym bardziej że ustawodawca nie określił zamkniętego katalogu nośników, na jakich informacje publiczne mogą zostać utrwalone. Niewątpliwie takie wiadomości mogą być zatem zarejestrowane w tradycyjnej formie pisemnej, jak i na nośnikach audiowizualnych i teleinformatycznych.
