Wywiad: SMS do hydraulika i e-mail do kina też trafią do Centralnego Rejestru Umów

Największe wyzwania dla gmin i powiatów

W toku uzgodnień na etapie tworzenia projektu nowelizacji obie strony – samorządowa i rządowa – umówiły się na próg 10 tys. zł. Ostatecznie, ze względu na niewłaściwie ukierunkowaną gorliwość parlamentarzystów, próg ten został usunięty, co oznacza konieczność wprowadzania do rejestru przeważającej większości umów – nawet tych o wartości kilku czy kilkunastu złotych.

Obowiązek zamieszczania informacji w rejestrze umów dotyczy każdej jednostki sektora finansów publicznych, a zatem również np. przedszkoli czy szkół. Każda taka jednostka będzie musiała przesyłać informacje o zawartych umowach – a to znacząco zwiększa liczbę koniecznych do wprowadzenia umów. Dobrze to pokazuje już teraz prowadzony przez miasto Warszawę rejestr umów. Za rok ubiegły – przy węższym zakresie umów niż przewidziany w nowych rozwiązaniach – rejestr ten obejmuje: przeszło cztery tysiące umów zawartych przez urząd miasta, kolejne ponad dziesięć tysięcy umów zawartych przez urzędy dzielnic i prawie 20 tysięcy umów zawartych przez poszczególne jednostki organizacyjne i osoby prawne miasta. Oczywiście w mniejszych jednostkach tych umów dziennie będzie mniej, ale i tak w średniej wielkości mieście może osiągnąć próg kilkudziesięciu umów. Pamiętajmy przy tym, że prowadzenie rejestru nie wyczerpuje się na wprowadzeniu danych o zawarciu umowy. Niezbędne jest jego późniejsze uzupełnianie, chociażby o zmiany statusu umowy.

Biorąc pod uwagę, że wprowadzanie danych będzie rozproszone po wielu jednostkach w ramach struktury organizacyjnej danej gminy czy powiatu, rzadko kiedy będziemy mieli do czynienia z zatrudnieniem dedykowanej osoby do wprowadzania danych do rejestru umów. Nie zmienia to jednak faktu, że praca w określonym wymiarze musi zostać wykonana – i można ją przeliczyć na dodatkowe obciążenie etatowe. W średniej wielkości mieście będzie to odpowiadało jednemu – dwóm etatom. Będzie to obciążenie niewidoczne, a jednak wpływające na budżet danej jednostki samorządu.

Co trzeba będzie wpisywać do Centralnego Rejestru Umów

Przywołany przepis Prawa zamówień publicznych definiuje zamówienie bardzo szeroko – jako każdą odpłatną umowę, której przedmiotem będzie nabycie przez zamawiającego robót budowlanych, dostaw lub usług. Co więcej – znowelizowany przepis ustawy o finansach publicznych obowiązkiem ujawnienia w rejestrze obejmuje nie tylko umowy zawarte w formie pisemnej albo innej formie szczególnej (np. aktu notarialnego), lecz również te zawarte w formie dokumentowej, czyli dokumentu umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie. Myliłby się więc ten, kto wyobrażałby sobie, że do rejestru trafiają wyłącznie obustronnie podpisane umowy.

Niewiele potrzeba do tego, aby umowa miała formę dokumentową. Tak jak wskazałem, wystarczające jest to, że oświadczenie woli odnośnie do zawarcia umowy zostaje utrwalone w jakimkolwiek dokumencie w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokument jest przy tym rozumiany bardzo szeroko – nie jako kawałek papieru, lecz jako każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Co to w praktyce oznacza? Mail pochodzący z domeny danego podmiotu publicznego zawierający zamówienie jakiegoś towaru czy usługi jest już wystarczający do uznania, że umowa została zawarta w formie dokumentowej. Jeśli np. szkoła podstawowa wyśle mailowo zamówienie do pobliskiego kina, aby kupić bilety na wycieczkę szkolną jednej klasy, to już trzeba będzie to uwzględnić w rejestrze umów. Analogicznie SMS z zamówieniem pochodzącym z identyfikowalnego numeru służbowego też powoduje uznanie, że umowa została zawarta w formie dokumentowej.

Jeśli umowa zostaje zawarta w formie ustnej, to nie wymaga ona uwzględnienia w rejestrze umów. Podobnie będzie, gdy wójt w drodze do pracy kupi na potrzeby urzędu gminy najnowszy numer czasopisma lokalnego bezpośrednio w punkcie sprzedaży. Z zawarciem takiej umowy nie wiąże się powstanie żadnego dokumentu stwierdzającego złożenie oświadczenia woli. Jest oczywiście faktura wystawiona na urząd, ale ona nie jest utrwaleniem oświadczenia woli, lecz dokumentem księgowym. Należy jednak pamiętać o ograniczonej dopuszczalności zawierania umów w sektorze finansów publicznych w formie ustnej, wynikającej z innych przepisów.

Warto przypomnieć, że w pierwotnych wersjach projektu nowelizacji umowy o pracę też były objęte obowiązkiem zamieszczania ich w rejestrze. Według przyjętej ustawy takiego obowiązku nie ma. Natomiast umowy cywilnoprawne – takie jak umowy o dzieło czy umowy zlecenia, a ściślej – umowy o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu – będą podlegały uwidocznieniu w rejestrze umów.

Pamiętajmy, że fakt udzielenia dotacji przez jednostki samorządu terytorialnego jest już teraz podawany do publicznej wiadomości. Nie było więc potrzeby powielania tego obowiązku.

Czy będzie wsparcie finansowe dla samorządu

Oczywiście, że nie. Prawodawca założył, że będzie to realizowane w ramach środków budżetowych, którymi jednostka dysponuje. Innymi słowy – w ramach troski o właściwe wydatkowanie finansów publicznych wydajemy dodatkowe kwoty na publikację danych.

Bardzo w to wątpię. Prawodawca traktuje uruchomienie rejestru umów jako element szeroko rozumianej pragmatyki działania administracji publicznej i w związku z tym zakłada, że administracja sama ma to zadanie sfinansować. ©℗