Obowiązkowa rejestracja umów w CRU wymusi zmiany w urzędach

Jednym z pierwszych wyzwań dla samorządu będzie ustalenie, które umowy muszą być wpisywane do CRU. W myśl art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.), który wejdzie w życie od 1 lipca 2026 r., do rejestru trzeba będzie wpisać każdą umowę, która łącznie spełni następujące warunki:

• stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.)
• została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Przez wspomniane wyżej zamówienie – w myśl art. 7 pkt 32 p.z.p. – należy rozumieć „umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług”.

Z kolei umowa w formie dokumentowej to taka, która została zawarta w jakiejkolwiek postaci utrwalonej, pozwalającej ustalić, kto złożył oświadczenie woli, bez konieczności podpisu.

– Znowelizowany przepis ustawy o finansach publicznych obowiązkiem ujawnienia w rejestrze obejmuje nie tylko umowy zawarte w formie pisemnej albo innej formie szczególnej (np. aktu notarialnego), lecz również umowy zwarte w formie dokumentowej, czyli dokumentu umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie – mówi Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich.

Jednak nie do końca wiadomo, co ustawodawca miał na myśli mówiąc o „innej formie szczególnej”. – Przydałoby się wyjaśnienie ministerstwa, jakie konkretnie umowy będą wpisywane, a które będą zwolnione – mówi dr Bartosz Mendyk, radca prawny specjalizujący się w tematyce samorządowej.

Co jest największym wyzwaniem dla gmin w związku z CRU?

Kolejnym wyzwaniem zdaniem ekspertów będzie olbrzymia liczba umów do wpisania do CRU. O tym, że wpisywane będą nie tylko te o wartości do 10 tys. zł (jak przewidywał pierwotny projekt), zdecydowali senatorowie na ostatnim etapie prac. Zdaniem Grzegorza Kubalskiego obciąży to samorządy niepotrzebnymi czynnościami. – Oznacza konieczność wprowadzania do rejestru przeważającej większości umów – nawet tych o wartości kilku złotych. Przejrzystość finansów publicznych jest oczywiście istotna, ale trzeba zbilansować korzyści z kosztami. Praca do wykonania, jaką narzucono samorządom będzie olbrzymia, a zatem i koszty do poniesienia będą znaczące. W mojej ocenie znacznie większe niż ewentualne oszczędności wynikające z ujawniania umów w rejestrze – uważa Grzegorz Kubalski.

Zdaniem ekspertów wymusi to na jednostkach finansów publicznych konieczność przemyślenia na nowo zasad zawierania umów i organizacji pracy. – Jednostki sektora finansów publicznych będą musiały w bardzo krótkim czasie przeorganizować obieg dokumentów, podział zadań, a często także sposób dokumentowania i zawierania umów. Brak progu kwotowego powoduje, że dotyczy to nie tylko zamówień istotnych finansowo, ale również wydatków, które dotąd traktowano jako rutynowe i obsługiwano w uproszczony sposób – mówi dr Mendyk. W większych miastach, gminach czy powiatach oznaczać to będzie konieczność zatrudnienia dodatkowych osób.

– W średniej wielkości mieście będzie to odpowiadało jednemu – dwóm etatom. Niewidocznym, a jednak wpływającym na budżet danej jednostki samorządu – uważa Grzegorz Kubalski. Mniejsze JST jednak się będą bronić przed takim zwiększaniem kosztów. – W praktyce ciężar ten może zostać przerzucony na obecnych pracowników. Wiele gmin już myśli o grupowaniu drobnych zamówień w większe umowy, aby niepotrzebnie nie mnożyć wpisów do rejestru – dodaje ekspert.

W jakim czasie po zawarciu umowy trzeba ją wpisać umowy do Centralnego Rejestru Umów?

Umowa lub jej zmiana będzie musiała być wpisana do CRU bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia:

• zawarcia umowy – przy pierwszym wprowadzeniu danych, albo
• zaistnienia zmiany – np. w przypadku aneksu, zmiany wartości, terminu, strony umowy itp.

Jakie informacje o umowach trzeba będzie wpisać w CRU?

Do rejestru trzeba będzie wpisywać dość szeroki zakres informacji, które również trzeba będzie aktualizować w razie zmiany, w tym m.in.:

• numer umowy – jeśli będzie nadany;
• datę zawarcia umowy;
• okres, na jaki została zawarta umowa;
• oznaczenie stron umowy;
• wskazanie przedmiotu umowy;
• wartość umowy;
• wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o finansach publicznych (chodzi o środki z budżetu UE i źródeł zagranicznych);
• status umowy i dzień zakończenia jej obowiązywania;
• podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji;
• podstawę dokonania aktualizacji informacji, jeśli dokonano takiej aktualizacji.

Najnowsza nowelizacja zmieniła też harmonogram wdrożenia systemu – ma być gotowy do testów już 1 kwietnia 2026 r.

Kto jest odpowiedzialny za wpisywanie umów do CRU?

Odpowiedzialny za wpisywanie umów będzie kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Czyli w przypadku np. jednostki samorządu terytorialnego – co do zasady wójt, burmistrz lub prezydent (art. 34a ust. 1 u.f.p.). Oczywiście może on delegować ten obowiązek na pracowników, co musi być formalnie potwierdzone np. w regulaminie organizacyjnym lub w imiennym upoważnieniu.

▶ W myśl art. 34a ust. 2 u.f.p. w przypadku gdy umowa została zawarta na rzecz jednostki sektora finansów publicznych, obowiązki będzie wykonywał kierownik jednostki, na rzecz której zawarto tę umowę.
▶ Jeśli natomiast umowa została zawarta na rzecz wielu jednostek sektora finansów publicznych, obowiązki wykonują kierownicy jednostek, na rzecz których zawarto umowę, w zakresie, w jakim informacje o umowie odnoszą się do poszczególnych jednostek, których są kierownikami.
▶ W przypadku umowy zawartej przez organ władzy publicznej lub na jego rzecz obowiązki wpisu wykonywać będzie kierownik jednostki obsługującej ten organ (art. 34a ust. 4 u.f.p.).

Czy informacje zawarte w Centralnym Rejestrze Umów będą jawne?

Rejestr ma być jawny. Podawanie do publicznej wiadomości przez jednostki sektora finansów publicznych informacji dotyczących umowy zostało wpisane w art. 34 ust. 1 pkt 5 u.f.p. jako jedna z form realizacji zasady jawności sektora finansów publicznych.
Dzięki rejestrowi każdy będzie mógł sprawdzić, jakie umowy zawiera m.in. administracja rządowa i samorządowa. ©℗