Firmy chcą przygotować się do ewentualnej digitalizacji dokumentacji pracowniczej. Ale wciąż nie wiedzą, jak dokładnie będzie ona przebiegać i jakie dokumenty obejmie.
Znowelizowane przepisy kodeksu pracy, które umożliwią firmom zastępowanie papierowych akt pracowniczych wersją elektroniczną, wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy jednak nadal nie znają szczegółów tej operacji – do tej pory rząd nie przedstawił rozporządzenia wykonawczego, które określiłoby m.in. zakres digitalizacji, wymogi, jakie muszą spełniać akta elektroniczne oraz sposób doręczania pracownikom papierowych wersji dokumentów.
– Wielu pracodawców, w tym szczególnie duże przedsiębiorstwa, czekają na możliwość elektronizacji akt. Już teraz powinni wiedzieć, jak ten proces będzie przebiegał – podkreśla prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.
Wątpliwości nie brakuje, bo przepisy nie umożliwiają tworzenia wszystkich dokumentów wyłącznie w wersji elektronicznej.
Potrzebne szczegóły
Możliwość digitalizacji akt przewiduje ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Określa ona ogólne zasady m.in. przekształcania wersji papierowej w tę elektroniczną oraz informowania o tym pracowników i oddawania im pisemnych dokumentów. Jednocześnie wskazuje, że szczegółowe zasady, w tym m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, a także wymagania dotyczące wersji elektronicznej (jej przetwarzanie i przenoszenie pomiędzy systemami teleinformatycznymi), zostaną doprecyzowane w rozporządzeniu.
– Dlatego jest ono tak ważne. Pracodawcy, którzy nie chcą już dłużej zbierać tysięcy papierowych dokumentów i tworzyć ogromnych archiwów, muszą znać wcześniej zasady elektronizacji. W ten sposób są w stanie przygotować np. odpowiedni system informatyczny – wskazuje prof. Gładoch.
W praktyce – pomimo uchwalonej już ustawy – nie jest jasne, jakie dokumenty papierowe będzie można przekształcać w te elektroniczne.
– Przepisy nie definiują bowiem pojęcia „dokumentacji pracowniczej”. Wiele przepisów k.p., w różnych działach tej ustawy, przewiduje obowiązek tworzenia dokumentów, począwszy od umowy o pracę, a skończywszy na ewidencji czasu pracy – wskazuje Piotr Wojciechowski, adwokat z Kancelarii Adwokackiej Piotr Wojciechowski.
Podkreśla, że rozporządzenie wykonawcze też nie zawiera pełnej definicji akt pracowniczych. – Ale przynajmniej porządkuje je, wymieniając poszczególne dokumenty i dzieląc je na trzy rodzaje – dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, nawiązania i trwania stosunku pracy oraz jego ustania – dodaje.
Wydanie rozporządzeń ma też istotne znaczenie z powodu obecnej praktyki w firmach.
– Wielu zatrudniających już teraz dla wygody prowadzi dokumentację zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Oni na pewno chcieliby wiedzieć wcześniej, czy ich obecny system elektroniczny spełnia wymogi, jakie będą obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. – zauważa Grzegorz Orłowski, radca prawny z kancelarii Orłowski Patulski Walczak.
Dodatkowo z ustawy wynika, że pracodawcy mają prowadzić dokumentację albo w wersji papierowej, albo elektronicznej. Wydaje się więc, że od nowego roku nie będzie można stosować obu form jednocześnie. Z tych powodów DGP wystosował pytanie do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o termin przedstawienia oficjalnego projektu rozporządzenia dotyczącego dokumentacji (do zamknięcia numeru nie otrzymaliśmy odpowiedzi).
Na przyszłość
Wszyscy eksperci podkreślają, że umożliwienie digitalizacji akt to słuszne i długo wyczekiwane rozwiązanie. Ale jednocześnie wskazują na mankamenty tych przepisów.
– Trudno oprzeć się wrażeniu, że są to zmiany połowiczne. Przede wszystkim dlatego, że w wielu przypadkach nie umożliwiają tworzenia dokumentów w wersji elektronicznej, a jedynie digitalizację dokumentów papierowych – tłumaczy Piotr Wojciechowski.
Podkreśla, że nawet jeśli firma zdecyduje się na prowadzenie elektronicznej dokumentacji, to wciąż będzie musiała np. zawierać pisemne umowy o pracę i dopiero potem je digitalizować.
– Podobnie będzie np. z ewidencją czasu pracy – trzeba ją będzie prowadzić w wersji papierowej albo elektronicznej, ale z możliwością wydruku, np. w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Działom kadrowym chodziło raczej o rozwiązania podobne do tych, które obecnie dotyczą harmonogramów czasu pracy – dodaje.
W 2013 r. weszły w życie przepisy, które umożliwiają zarówno sporządzenie, jak i prowadzenie harmonogramów wyłącznie w formie elektronicznej (albo wyłącznie w wersji papierowej – firma ma wybór). To rozwiązanie rzeczywiście ułatwia działalność przedsiębiorców. Z kolei konieczność ciągłej digitalizacji papierowych dokumentów i ewentualnego drukowania tych elektronicznych może ich zniechęcać do zmiany formy dokumentacji. Wiele firm uzna, że ostatecznie wygodniejsze jest prowadzenie papierowych akt.
– Przy okazji wprowadzania omawianej ustawy można było też odbiurokratyzować dokumentację, bo obecnie wiele akt gromadzi się na wypadek kontroli, a nie dla rzeczywistej ochrony zatrudnionych. Przykładem jest ewidencja czasu pracy, którą zatrudniający może sfałszować, lub karta ewidencji wynagrodzeń, która nie jest potrzebna, skoro potwierdzeniem wypłat są przelewy bankowe – zauważa Grzegorz Orłowski.
– Najważniejsze jednak, aby takie zmiany, w tym także te zawarte w aktach wykonawczych, były przemyślane. W przeciwnym razie powtórzą się absurdy podobne do tych, które wyniknęły np. przy wprowadzaniu reformy ochrony danych osobowych – podsumowuje. ©℗