Subskrybuj nas na Youtube
Czy przyjęcie po raz kolejny na etat tej samej osoby będzie równoznaczne z obowiązkiem skompletowania dla niej od nowa teczki personalnej? To po 1 stycznia 2019 r. może być konieczność. Zdecyduje termin ponownego zatrudnienia oraz... interpretacje.
Problem stwarza treść nowego art. 945 par. 1 kodeksu pracy. Przepis ten wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r., a wprowadzi go ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa zmieniająca). Z pewnego punktu widzenia ułatwi on życie pracodawcom. Pozwoli bowiem wprost na kontynuowanie zgromadzonej dokumentacji pracowniczej – tj. dokumentów związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych – przy nawiązywaniu nowego stosunku pracy z pracownikiem, który wcześniej pracował dla tego pracodawcy (obecnie nie ma takiej regulacji). Jest jednak warunek czasowy: ponowne zatrudnienie będzie musiało nastąpić w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego. Jeśli dojdzie do niego później, dokumentację pracowniczą trzeba będzie założyć od nowa. Takie rozwiązanie jest spójne z nowymi okresami archiwizacji dokumentacji pracowniczej, jakie wraz z początkiem nowego roku wprowadzi ustawa zmieniająca. [ramka] I z prawem pracodawcy do zniszczenia dokumentów po ich upływie. Jednak właśnie tu pojawiają się wątpliwości i ewentualne utrudnienia.
Kogo obejmie podstawowy 10-letni okres archiwizacji od 1 stycznia 2019 r.
Pracodawca będzie mógł przechowywać przez 10 lat (zamiast 50 lat) dokumentację pracowników:
1) przyjętych na etat od 1 stycznia 2019 r. – licząc okres archiwizacji od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony;
2) pozostających w stosunku pracy 1 stycznia 2019 r., za których zostanie złożony raport informacyjny i którzy następnie stracą etat, by go w okresie 10 lat ponownie odzyskać – licząc okres archiwizacji od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatni stosunek pracy,
3) zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których zostanie złożony raport informacyjny – licząc okres archiwizacji od końca roku kalendarzowego, w którym raport trafi do ZUS.
Rygoryzm górą
Według nowego art. 947 k.p. pracodawca ma maksymalnie 12 miesięcy, liczone od upływu obowiązkowego 10-letniego okresu przechowywania, na zniszczenie dokumentacji. Do momentu przeprowadzenia tego procesu może wydać posiadane dokumenty byłemu pracownikowi. Zatem realna jest sytuacja, w której po przerwie w zatrudnieniu pracodawca przyjmuje tę samą osobę na etat, przy czym nastąpi to po upływie 10 lat archiwizacji dokumentacji związanej z poprzednim stosunkiem pracy, ale jeszcze przed jej zniszczeniem. I co wtedy: czy trzeba tworzyć tzw. teczkę personalną dla tego pracownika od nowa, czy też nie? Eksperci nie są zgodni. [opinie]
OPINIE EKSPERTÓW
Zbędny i niecelowy obowiązek
/>
Na gruncie obecnych przepisów dość powszechnie się przyjmuje, że – w razie przerwy we współpracy – zawarcie kolejnego stosunku pracy nie wymaga ponownego zakładania (tj. od początku) akt osobowych. Jest to praktycznie niezależne od tego, jak długi był okres rozstania pomiędzy stronami stosunku pracy. Słusznie się uznaje, że obowiązek prowadzenia oddzielnej teczki dotyczy pracownika, a nie konkretnego stosunku pracy czy konkretnej umowy o pracę. Ustawa zmieniająca wprowadzi jednak istotne ograniczenia w tym zakresie. Przewiduje bowiem, że pracodawca nie tworzy nowej teczki, jeżeli zatrudnia byłego pracownika w ciągu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy. Po upływie tego okresu ma jednak obowiązek stworzenia całkowicie nowych akt osobowych. Według uzasadnienia nowej ustawy dotyczy to także sytuacji, gdy dotychczasowa dokumentacja nie została jeszcze zniszczona. Budzi to spore wątpliwości, gdyż wymusza ponowne przedkładanie dokumentów przez podwładnych (m.in. dotyczących kwalifikacji zawodowych, świadectw pracy) i powtórne ich gromadzenie przez pracodawcę, mimo że ten faktycznie już je posiada. W mojej ocenie wydaje się to uciążliwe, zbędne i niecelowe.
Wystarczyłaby aktualizacja
/>
Rzeczywiście z brzmienia nowego art. 945 par. 1 k.p. oraz treści uzasadnienia do ustawy zmieniającej może wynikać, że po upływie 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł, ponowne zatrudnienie tego samego pracownika będzie wymagać sporządzenia dla niego nowej dokumentacji pracowniczej, nawet jeśli pracodawca wciąż będzie w posiadaniu poprzedniej. Obowiązek ten nie będzie jednak dotyczyć pracowników już zatrudnionych w dacie wejścia w życie zmian (1 stycznia 2019 r.), jeżeli nie został za nich złożony raport informacyjny (art. 9 ustawy zmieniającej).
Moim zdaniem opisany obowiązek jest zbędny, a sporządzanie na nowo dokumentacji pracowniczej powinno mieć miejsce jedynie wtedy, gdy brak jest faktycznej możliwości jej kontynuowania z wykorzystaniem posiadanych dokumentów albo plików. Ustawowy nakaz powtórnego ich zebrania jest niepotrzebny – wystarczyłaby możliwość uaktualnienia niezbędnych informacji. Zaoszczędziłoby to trudu, czasu i kosztów – zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.
Należy też zauważyć, że ustawa zmieniająca nie wprowadza sankcji za to, że pracodawca, będąc zgodnie z prawem wciąż w posiadaniu dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, dokona jedynie jej aktualizacji, a nie sporządzi dokumentacji na nowo.
Kontynuacja wykluczona
/>
Wchodzący w życie z początkiem 2019 r. art. 945 par. 1 k.p. stanowi, że pracodawca w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w okresie 10 lat od dnia zakończenia poprzedniego stosunku pracy łączącego strony będzie kontynuował prowadzenie poprzedniej dokumentacji pracowniczej. Pracownik nie będzie więc musiał po raz kolejny przedkładać pracodawcy wymaganych przepisami prawa dokumentów, które znajdują się już w jego teczce pracowniczej i są aktualne. Jednocześnie na pracodawców zostanie nałożony obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy po upływie okresu obowiązkowego jej przechowywania (art. 947 k.p.). W tej sytuacji może pojawić się wątpliwość, czy w razie ponownego nawiązania stosunku pracy po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, a przed jej zniszczeniem, pracodawca będzie mógł kontynuować prowadzenie tej dokumentacji. Wydaje się, że taką możliwość ustawodawca wykluczył, nakładając na pracodawcę jednoznaczny obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści po upływie terminu obowiązkowego jej przechowania oraz terminu przewidzianego na odbiór tej dokumentacji przez pracownika.
W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej zapisano, że sam fakt niezniszczenia dokumentacji pozostaje bez żadnego wpływu na obowiązek zgromadzenia dokumentów pracowniczych jeszcze raz. Zdaniem autorów ustawy należy to zrobić i już. To bardzo rygorystyczne podejście, choć zgodne z wykładnią językową regulacji. Ale czy z celowościową również? Przecież celem ustawy zmieniającej jest ułatwienie pracodawcom tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Sprzeczne z nim byłoby zatem egzekwowanie obowiązku gromadzenia dokumentacji pracowniczej, jeśli poprzednia nie jest jeszcze zniszczona i wciąż jeszcze jest ustawowy czas na wykonanie tej czynności. Racjonalnym wyjściem byłaby jej aktualizacja.
Interpretacja na korzyść
Obowiązujące dziś przepisy przesądzają, że dokumentacja pracownicza jest związana z pracownikiem, a nie ze stosunkiem pracy. Zdaniem większości ekspertów pozwala to prowadzić raz utworzone teczki personalne bez względu na liczbę stosunków pracy zawieranych między tymi samymi stronami. Oczywiście uzupełniając ich zawartość.
Taka właśnie linia interpretacyjna, tj. na korzyść pracodawcy, powinna być stosowana również po 1 stycznia 2019 r., jeśli ma być zgodna z celami ustawy zmieniającej. Biorąc rzecz jasna pod uwagę nowe okresy archiwizacji, maksymalny czas na zniszczenie posiadanych dokumentów po ich upływie oraz możliwość ich wydania byłemu pracownikowi do chwili unicestwienia.
