statystyki

Dokumentacja pracownicza od 2019 roku: Choć nie zniszczono starych akt, i tak trzeba utworzyć nowe

autor: Jadwiga Sztabińska15.03.2018, 09:37; Aktualizacja: 15.03.2018, 09:57
podatek, podatki, księgowość, rachunki, dokument, finanse

Według nowego art. 947 k.p. pracodawca ma maksymalnie 12 miesięcy, liczone od upływu obowiązkowego 10-letniego okresu przechowywania, na zniszczenie dokumentacji.źródło: ShutterStock

Czy przyjęcie po raz kolejny na etat tej samej osoby będzie równoznaczne z obowiązkiem skompletowania dla niej od nowa teczki personalnej? To po 1 stycznia 2019 r. może być konieczność. Zdecyduje termin ponownego zatrudnienia oraz... interpretacje.

Problem stwarza treść nowego art. 945 par. 1 kodeksu pracy. Przepis ten wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r., a wprowadzi go ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa zmieniająca). Z pewnego punktu widzenia ułatwi on życie pracodawcom. Pozwoli bowiem wprost na kontynuowanie zgromadzonej dokumentacji pracowniczej – tj. dokumentów związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych – przy nawiązywaniu nowego stosunku pracy z pracownikiem, który wcześniej pracował dla tego pracodawcy (obecnie nie ma takiej regulacji). Jest jednak warunek czasowy: ponowne zatrudnienie będzie musiało nastąpić w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego. Jeśli dojdzie do niego później, dokumentację pracowniczą trzeba będzie założyć od nowa. Takie rozwiązanie jest spójne z nowymi okresami archiwizacji dokumentacji pracowniczej, jakie wraz z początkiem nowego roku wprowadzi ustawa zmieniająca. [ramka] I z prawem pracodawcy do zniszczenia dokumentów po ich upływie. Jednak właśnie tu pojawiają się wątpliwości i ewentualne utrudnienia.

Kogo obejmie podstawowy 10-letni okres archiwizacji od 1 stycznia 2019 r.

Pracodawca będzie mógł przechowywać przez 10 lat (zamiast 50 lat) dokumentację pracowników:

1) przyjętych na etat od 1 stycznia 2019 r. – licząc okres archiwizacji od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony;

2) pozostających w stosunku pracy 1 stycznia 2019 r., za których zostanie złożony raport informacyjny i którzy następnie stracą etat, by go w okresie 10 lat ponownie odzyskać – licząc okres archiwizacji od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatni stosunek pracy,

3) zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., za których zostanie złożony raport informacyjny – licząc okres archiwizacji od końca roku kalendarzowego, w którym raport trafi do ZUS.

Rygoryzm górą

Według nowego art. 947 k.p. pracodawca ma maksymalnie 12 miesięcy, liczone od upływu obowiązkowego 10-letniego okresu przechowywania, na zniszczenie dokumentacji. Do momentu przeprowadzenia tego procesu może wydać posiadane dokumenty byłemu pracownikowi. Zatem realna jest sytuacja, w której po przerwie w zatrudnieniu pracodawca przyjmuje tę samą osobę na etat, przy czym nastąpi to po upływie 10 lat archiwizacji dokumentacji związanej z poprzednim stosunkiem pracy, ale jeszcze przed jej zniszczeniem. I co wtedy: czy trzeba tworzyć tzw. teczkę personalną dla tego pracownika od nowa, czy też nie? Eksperci nie są zgodni. [opinie]


Pozostało jeszcze 65% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Dowiedz się więcej

Galerie

Polecane