rozwiń ›

Kontrole ZUS: kogo najczęściej sprawdzają kontrolerzy?

Kontrole Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) mają weryfikować, czy płatnicy składek prawidłowo zgłaszają osoby do ubezpieczeń, obliczają należne składki i wypłacają świadczenia. Prowadzone są przez inspektorów na podstawie rocznego planu. Kontrole nie są przypadkowe – planowane są na podstawie analizy ryzyka, co oznacza, że ZUS wybiera podmioty statystycznie bardziej narażone na naruszenia przepisów.

Skala kontroli ZUS rośnie z roku na rok

Choć w latach 2022–2023 liczba inspekcji utrzymywała się ok. 27 tys. rocznie, w 2024 r. odnotowano wyraźny wzrost – do ponad 29,5 tys. Jak donosi Grand Thornton, tempo wzrostu liczby przeprowadzanych inspekcji w ostatnich pięciu latach wyniosło średnio 25 proc. rocznie.

Wraz ze wzrostem liczby kontroli zwiększa się także efektywność typowania podmiotów do weryfikacji. W 2024 r. wykryto ponad 27 tys. przypadków naruszeń, czyli niemal trzykrotnie więcej niż w 2020 r. Jeszcze pięć lat temu błędy znajdowano w około 75 proc. kontroli, dziś odsetek ten przekracza 90 proc.

Dlaczego inspekcje kończą się coraz częściej wykryciem błędów?

Jak podkreślają eksperci z Grand Thornton, skuteczność działań ZUS, to efekt coraz szerszego wykorzystania narzędzi analitycznych. Zakład Ubezpieczeń Społecznych opracowuje modele predykcyjne, porównuje dane historyczne i analizuje zachowania płatników w szerszym kontekście, co pozwala trafniej wskazać podmioty wymagające szczególnego nadzoru.

- Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe – mówi Łukasz Boszko, doradca podatkowy i menedżer w departamencie doradztwa Grand Thornton.

Małe firmy najbardziej narażone na kontrole

Z danych ZUS wynika, że największą grupę kontrolowanych stanowią małe i mikroprzedsiębiorstwa – stanowią niemal trzy czwarte wszystkich inspekcji. Kolejne 20 proc. to firmy średniej wielkości, natomiast duże podmioty stanowią mniej niż 5 proc. przypadków.

Najczęściej sprawdzane branże według ZUS

Z analiz Grand Thornton wynika, że średnio na kontrolowanego pracodawcę przypadało od 60 do 100 ubezpieczonych. W 2024 r. było to około 68 osób. Najczęściej sprawdzane branże to edukacja oraz handel detaliczny (z wyłączeniem sprzedaży pojazdów). Pewne odchylenie od tego trendu pojawiło się jedynie w 2021 r., kiedy dominowały kontrole firm związanych z handlem hurtowym i detalicznym, również bez sektora motoryzacyjnego.

ZUS skraca czas kontroli, ale poszerza zakres analityki

Skraca się również czas trwania kontroli. Obecnie standardowa wizyta inspektora trwa około siedmiu dni kalendarzowych. Jedynym wyjątkiem był rok 2020, kiedy – mimo pandemicznych ograniczeń – czynności kontrolne zamykały się średnio w pięciu dniach.

- ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych - by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS - z kontroli losowych na analityczne i celowane - wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników – informuje Anna Szczepska, senior menedżer, departament outsourcingu w Grand Thornton.