Wczoraj rząd przyjął projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (UD155). Dokument przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju stanowi część pakietu „100 zmian dla firm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców”. Na jego podstawie pracodawcy będą mogli likwidować e-dokumentację już po 10 latach. Rząd proponuje, żeby zmiany weszły w życie od stycznia 2019 r.

Pracodawcy się doczekali

Firmy już od kilku lat domagały się przygotowania nowych zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zdarzało się bowiem, że musiały trzymać w archiwach teczki osób zmarłych – w przypadku akt osobowych termin przechowania wynosi 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, a w przypadku dokumentacji płacowej – 50 lat, licząc od dnia jej wytworzenia.

– Przechowywanie przez tak długi czas dokumentacji w formie papierowej nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty – wyjaśnia Mariusz Haładyj, wiceminister rozwoju. – I dlatego ten obowiązek przechodzi na państwo – dodaje.

Jak to możliwe? Organ rentowy będzie gromadzić informacje niezbędne do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Wszystkie dane pracodawca będzie przesyłał do ZUS w już obecnie tworzonych miesięcznych raportach i deklaracjach. Zasada ta będzie dotyczyć zarówno etatowców, jak i osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych. Dodatkowo przedsiębiorca będzie zobowiązany dostarczyć do ZUS informacje nie tylko o ostatnim okresie składkowym, ale także dacie rozwiązania stosunku pracy.

Każdy inaczej

Pracodawca będzie decydować o sposobie przetrzymywania dokumentów osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do dnia wejścia w życie ustawy. – I ta wielość możliwych rozwiązań w okresie przejściowym może stwarzać problemy. Może to być kłopotliwe zwłaszcza dla małych przedsiębiorstw nieposiadających wyspecjalizowanych działów kadrowych – podkreśla Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy, dialogu i spraw społecznych Konfederacji Lewiatan. – A to dlatego, że najstarsza dokumentacja będzie musiała być przechowywana przez 50 lat, zaś najnowsza w formie elektronicznej przez 10. A na to nałożą się różne warianty dla zatrudnionych od 1999 do 2018 r. – dodaje.

Pracodawcy mogą nadal trzymać papierową dokumentację, ale mogą także zdecydować się na jej digitalizację. Jeśli to zrobią, będą musieli zeskanować dokumenty i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Firma będzie też zobowiązana do złożenia do ZUS raportów informacyjnych zawierających niezbędne dane do ustalenia emerytury lub renty. Ale pozostaje problem powiadomienia byłego pracownika o tym, że firma zdecydowała się na e-dokumentację. – Taki obowiązek spadnie na ZUS, który listownie poinformuje byłego pracownika o otrzymaniu od pracodawcy raportu dotyczącego jego okresów zatrudnienia. Dodatkowo zostanie on poinformowany o terminie odebrania dokumentów od pracodawcy – podkreśla Mariusz Haładyj. Okazją do tego będzie wysłanie do ubezpieczonego informacji o stanie konta w ZUS.

– Pracownik powinien dostać pełny wydruk raportu przesłanego przez byłego pracodawcę. Tylko w ten sposób będzie mógł sprawdzić, czy firma zapłaciła za niego wszystkie składki. Inaczej zmiany nic nie dadzą. I tysiące osób będą musiały odwiedzić oddział ZUS i na miejscu sprawdzić swoje konta – zwraca uwagę Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.

Nowe nośniki

Projekt zakłada, że forma odbioru dokumentacji przez byłego pracownika będzie zależeć od tego, czy pracodawca wybierze prowadzenie kadr w formie papierowej czy elektronicznej. Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji. Ale tu pojawia się kolejny problem.

– Jeśli bowiem pracodawca wyda pracownikowi jego dokumentację zapisaną na elektronicznym nośniku, to nie wiadomo, czy za kilka lat z powodów technicznych będzie możliwe jego odczytanie. Przy obecnym postępie w dziedzinie informatyki trudno sobie wyobrazić, jak będą wyglądać nośniki pamięci za 40 lat. A tyle mogą być przechowywane dokumenty osób rozpoczynających karierę zawodową. Co więcej, pracownik sam nie będzie mógł przegrać dokumentacji z otrzymanego od pracodawcy nośnika na nowszy. A to dlatego, że firma swój plik już zlikwiduje i nie będzie z czym go porównać – tłumaczy Jolanta Louchin, członek zarządu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Co to w praktyce oznacza? Jeśli Sejm uchwali ustawę w obecnym kształcie, to byli pracownicy nie będą mieli innego wyjścia, jak natychmiast drukować dokumenty zapisane w formie elektronicznej.

– I dopiero tak wydrukowany papierowy dokument może być potwierdzany przez osobę upoważnioną przez pracodawcę. To zaś oznacza, że papier tylko pozornie zostanie wyeliminowany z dokumentacji pracowniczej. Pojawi się bowiem w innym miejscu. Tylko że za taki wydruk pracownik będzie już płacić ze swojej kieszeni – ostrzega Jolanta Louchin. 

Etap legislacyjny

Projekt ustawy przyjęty przez rząd