Współpracujemy z zagranicznymi firmami i większość transakcji przeprowadzamy w obcej walucie, w szczególności w euro. Nasi pracownicy często też podróżują za granicę w celu wykonywania zleconych zadań (delegacje zagraniczne). Czy można im zmienić umowy o pracę, wpisując inną walutę wynagrodzenia niż złote? Czy w ogóle można ustalić pensje w walucie obcej, np. w euro? Załóżmy, że planowane wynagrodzenie wyniosłoby 2500 euro i będzie wypłacane pierwszego dnia następnego miesiąca na rachunek bankowy pracownika. Jak rozliczać to wynagrodzenie w zakresie podatku i składek ZUS?
Tak, w umowie o pracę można określić wynagrodzenie w obcej walucie. Jednak każdorazowo trzeba będzie je przeliczać na złotówki w celu rozliczenia dochodu z podatku oraz składek ZUS.
Wynagrodzenie za pracę stanowi jeden z obligatoryjnych warunków zatrudnienia i element umowy o pracę. Angaż pracowniczy określa strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:
1) rodzaj pracy,
2) miejsce wykonywania pracy,
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
4) wymiar czasu pracy,
5) termin rozpoczęcia pracy.
Ze względu na ochronę, jakiej podlega wynagrodzenie za pracę, kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do wypłacania go co najmniej raz w miesiącu, w miejscu, terminie (stałym, z góry ustalonym) i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Wynagrodzenie jest płatne z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, to wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 k.p.).
Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Uiszczenie go w innej formie jest dopuszczalne tylko częściowo i wtedy, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.
Prawo nie stoi na przeszkodzie
Przepisy prawa pracy nie zawierają więc żadnych dodatkowych regulacji i zastrzeżeń co do waluty wynagrodzenia. Domyślnie są to złote i zwykle polscy pracownicy wykonujący pracę w kraju dostają pensję w walucie rodzimej. W praktyce najczęściej wynagrodzenie dewizowe jest spotykane u pracowników oddelegowanych do pracy za granicę i przewidziane za pracę tam wykonywaną lub u cudzoziemców pracujących dla polskich firm. Jednak nie są to jedyne przykłady. Jeśli pracodawca operuje obcymi środkami pieniężnymi w swojej działalności, to nie ma przeszkód, by również wynagrodzenia za pracę były określone i wypłacane w walucie obcej.
WAŻNE
Określenie wysokości świadczenia pieniężnego może nastąpić w dowolnej walucie i dotyczy to także stosunków pracy. Można nie tylko ustalić np. w euro całe wynagrodzenie, lecz także jego część wyrazić w dewizach i resztę w złotych.
Kwestie, których nie reguluje bezpośrednio kodeks pracy, mogą być rozstrzygane na podstawie kodeksu cywilnego. Pozwala na to art. 300 k.p. Zgodnie z nim w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.
Kodeks cywilny w księdze o zobowiązaniach stanowi, że jeżeli przedmiotem zobowiązania podlegającego wykonaniu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest suma pieniężna wyrażona w walucie obcej, dłużnik może spełnić świadczenie w walucie polskiej, chyba że ustawa, orzeczenie sądowe będące źródłem zobowiązania lub czynność prawna zastrzega spełnienie świadczenia wyłącznie w walucie obcej (art. 358 k.c.). Oznacza to, że wszystkie podmioty wykonujące swoje zobowiązania pieniężne na podstawie zawartych umów mają swobodę w zakresie doboru waluty. Określenie wysokości świadczenia pieniężnego może więc nastąpić w dowolnej walucie i dotyczy to także stosunków pracy. Zatem, można ustalić np. w euro nie tylko całe wynagrodzenie, lecz także część wynagrodzenia wyrazić w dewizach i resztę w złotówkach bądź też wynagrodzenie w jednej walucie, a inne składniki w drugiej.
Warto przy tym pamiętać o minimalnym wynagrodzeniu za pracę obowiązującym w Polsce w danym roku kalendarzowym. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia w walucie obcej trzeba to wziąć pod uwagę. Po przeliczeniu na złote wynagrodzenie nie może spaść poniżej stawki minimalnej, choć najczęściej takiego zagrożenia nie ma. Wynagrodzenie w walucie obcej raczej uzgadniane jest bowiem na wyższym poziomie.
Podsumowując: wynagrodzenie pracownika może być ustalone w innej walucie niż polska. Nie ma znaczenia np. miejsce wykonywania pracy. Jednak fakt wypłacania pensji w wybranej obcej walucie powinien być zapisany w umowie o pracę. Jeżeli firma w porozumieniu z pracownikiem uzgodni walutowe wynagrodzenie, to będzie musiała co miesiąc wykonywać dodatkowe czynności związane z przeliczeniem go na złotówki w celu obliczenia i pobrania zaliczek na podatek oraz składek do ZUS. Będzie się tu liczył odpowiedni kurs waluty oraz data wypłaty, bo te wskaźniki wyznaczą kwotę należności w złotych.
Według kursu NBP
Obowiązkiem pracodawcy jako płatnika jest kalkulowanie, pobieranie i odprowadzanie we właściwych terminach miesięcznych zaliczek na podatek od dochodów pracowników oraz rozliczanie należnych składek. Wynagrodzenie ustalone w obcej walucie wymaga więc uprzedniego przeliczenia na złote. Po pobraniu zaliczki oraz składek wynagrodzenie do wypłaty należy ponownie zamienić na przyjętą walutę.
Dla potrzeb podatku dochodowego przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: ustawa o PIT). [przykład]
PRZYKŁAD
Z dnia poprzedniego
Pracodawca wypłaca wynagrodzenia w formie gotówkowej, w ostatnim dniu każdego miesiąca. Wynagrodzenie za luty ustalone w wysokości 2500 euro, wypłacone 28 lutego, jest przychodem z lutego. Pracodawca dokona przeliczenia według średniego kursu euro NBP z 27 lutego.
Lista płac za luty 2018 roku
Załóżmy, że spółka akcyjna zatrudnia kilkudziesięciu pracowników. Niektórym wypłaca wynagrodzenie za pracę w euro, w terminie jednego dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. Jeden z pracowników zarabia 2500 euro. Wynagrodzenie za luty powinno wpłynąć na konto pracownika 1 marca. Firma zrobiła dyspozycję przelewu na 28 lutego i tego samego dnia bank zdjął środki z konta. Dlatego do rozliczenia zastosowała średni kurs euro NBP z 27 lutego. Niech kurs wynosi 4,1811 zł. Przychód pracownika to 10 452,75 zł (2500 euro x 4,1811 zł). Uwzględniamy podstawowe koszty uzyskania przychodu i nie stosujemy kwoty zmniejszającej podatek. Lista płac za luty w omawianym przypadku powinna wyglądać jak poniżej.
| Elementy | Kwota | Sposób wyliczenia | ||||
| Przychód | 10 452,75 zł | 10 452,75 zł | ||||
| Składki na ubezpieczenia społeczne | 1433,07 zł | – podstawa wymiaru: 10 452,75 zł – składka emerytalna: 10 452,75 zł x 9,76 proc. = 1020,19 zł – składka rentowa: 10 452,75 zł x 1,5 proc. = 156,79 zł – składka chorobowa: 10 452,75 zł x 2,45 proc. = 256,09 zł – łączna kwota składek: 1433,07 zł | ||||
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku | 811,77 zł 699,03 zł | – podstawa wymiaru: 9019,68 zł (10 452,75 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 1433,07 zł) 9019,68 zł x 9 proc. = 811,77 zł 9019,68 zł x 7,75 proc. = 699,03 zł | ||||
| Zaliczka na podatek dochodowy | 904 zł | Przychód do opodatkowania: 10 452,75 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 8908 zł [10 452,75 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 1433,07 zł (składki społeczne) = 8908,43 zł] – zaliczka do US: 904 zł [8908 zł x 18 proc. = 1603,44 zł (zaliczka na podatek) – 699,03 zł (składka zdrowotna) = 904,41 zł] | ||||
| Kwota do wypłaty | 1746,89 euro | [10 452,75 zł – (1433,07 zł + 811,77 zł + 904 zł)] : 4,1811 zł | ||||
Aby więc prawidłowo przeliczyć przychód ze stosunku pracy, należy właściwie uchwycić moment uzyskania przychodu przez pracownika. Przypomnijmy, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). W przypadku wynagrodzeń wypłacanych w gotówce do rąk pracownika stają się one przychodem w dniu wypłaty (pobrania przez pracownika), względnie w dniu postawienia mu pieniędzy do dyspozycji, co ma miejsce, gdy w oznaczonym terminie wynagrodzenie jest dla pracownika przygotowane zgodnie z listą płac, a zatrudniony z różnych względów ich w tym dniu nie odbiera. Wtedy dniem uzyskania przychodu staje się ten dzień, a nie data faktycznego odbioru pieniędzy.
Inaczej wygląda moment uzyskania przychodu przez pracownika, który otrzymuje wynagrodzenia na wskazane konto bankowe. Forma bezgotówkowa nieco utrudnia rozrachunki. Nie jest bowiem tak, że dniem uzyskania przychodu jest dzień wpływu (uznania) środków na rachunek pracownika. Jak stwierdził m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 lipca 2014 r. (IPPB2/415-372/14-2/LS), sposobami wypłaty wynagrodzenia pieniężnego, które mogą zostać wprowadzone w układzie zbiorowym lub za zgodą pracownika, są przekaz pocztowy i przelew na konto pracownika. Forma, w jakiej pracownik otrzyma wynagrodzenie, jest więc zależna wyłącznie od jego decyzji. Za moment uzyskania przychodu ze stosunku pracy należy przyjąć moment wypłaty (obciążenia rachunku), a nie dzień, w którym wynagrodzenie wpłynie na rachunek pracownika. Oznacza to, że do przeliczenia na złote wynagrodzenia stanowiącego przychód w walucie obcej, dokonywanego przelewem na rachunek bankowy pracownika, zakład pracy powinien stosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień obciążenia konta pracodawcy (dzień zejścia środków z konta).
Z kolei podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o PIT, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (z wyjątkiem przychodów zwolnionych oraz wynagrodzenia chorobowego). Stanowiące podstawę wymiaru składek przychody pracownika osiągane w walutach obcych przelicza się na złote w sposób przyjęty w przepisach o PIT (par. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r.). Oznacza to, że zarówno dla celów podatkowych, jak i składkowych stosuje się ten sam kurs.
A zatem przy realizowaniu wypłat drogą bankową do sporządzenia listy płac, a tym samym ustalenia zaliczki na podatek oraz składek ubezpieczeniowych, niezbędna jest znajomość kursu walutowego z dnia poprzedzającego dzień obciążenia rachunku pracodawcy z tytułu wynagrodzeń. Trzeba więc śledzić zmiany kursu waluty. Bez wiedzy co do tego nie da się rozliczyć płacy walutowej.
Podstawa prawna
Art. 11a ust. 1, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).
Art. 29 par. 1, art. 85 i 86 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).
Art. 358 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.).
Par. 1 i 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).
