Jak rozliczyć czas pracy na przełomie roku

Okres rozliczeniowy obejmujący listopad, grudzień i styczeń komplikuje rozliczenie rocznego limitu nadgodzin, ale ułatwia organizację czasu pracy

Zgodnie z art. 150 kodeksu pracy (dalej: k.p.) okresy rozliczeniowe to materia układu zbiorowego, regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy w przypadku małych pracodawców. Przepisy powszechnie obowiązujące określają maksymalne ich długości dopuszczalne w poszczególnych systemach czasu pracy. Zatem rolą pracodawcy jest zawsze wybranie odpowiedniej długości okresu rozliczeniowego. Ale to za mało, bo powinien on także określić sposób jego liczenia, gdyż okres trzymiesięczny wcale nie musi oznaczać, że okresami będą kwartały roku kalendarzowego. Okresy rozliczeniowe mogą bowiem trwać dowolnie, a wpłynąć może na to np. data wprowadzenia regulaminu pracy (układu zbiorowego, obwieszczenia). Również niezależnie od niej okresy mogą być liczone w inny sposób, o czym można postanowić w treści przepisów wewnątrzzakładowych. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Najpierw miesiąc, potem trzy

Pracodawca wprowadził od 1 stycznia 2018 r. nowy regulamin pracy, w którym przyjęto, że okresy rozliczeniowe będą wynosiły w całej organizacji trzy miesiące, ale będą się rozpoczynały odpowiednio w lutym, maju, sierpniu oraz listopadzie. W regulaminie przewidziano, że styczeń 2018 r. zostanie potraktowany jako jednomiesięczny okres rozliczeniowy, a następnie pracodawca przejdzie na trzymiesięczne okresy rozliczeniowe.

Okresy rozliczeniowe powinny być dostosowane do zapotrzebowania na pracę w firmie i sezonowości. Najkorzystniej jest, gdy zaczynają się w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracę, a kończą w okresach niesezonowych. W tych ostatnich można wtedy oddać czas wolny za nadgodziny czy zbilansować wcześniej nadplanowane godziny pracy. Możliwe jest, że okresy rozliczeniowe nie będą się zamykały w roku kalendarzowym, a jeden będzie zawsze przypadał na przełomie dwóch lat. Co ważne, taki układ okresów rozliczeniowych jest całkowicie obojętny z punktu widzenia rozliczania nadgodzin i nic nie komplikuje, a organizacyjnie może ułatwić planowanie pracy. Najjaskrawiej widać to na przykładzie branży handlowej, dla której najgorętszy okres to grudzień, a w części sieci – listopad i grudzień. Kończenie okresu rozliczeniowego z końcem roku powodowałoby często ogromne liczby nadgodzin, co jest niwelowane dzięki wprowadzeniu okresu rozliczeniowego na przełomie roku. Wtedy można część godzin ze stycznia wykorzystać już w grudniu, zmniejszając w ten sposób znacznie liczbę wypracowywanych nadgodzin.

W dłuższym okresie

Generalną zasadą w dłuższym okresie rozliczeniowym jest to, że nadgodziny dobowe są rozliczane co miesiąc, a nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego, wraz z ostatnią pensją. Powyższe jest wynikiem rozumienia art. 80 k.p. i charakteru norm czasu pracy. Z powyższego przepisu wynika, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a więc termin wypłaty za nadgodziny zależy od daty ich stwierdzenia. Jeśli przełożymy powyższe na terminy wypłaty wynagrodzenia, które zgodnie z art. 85 k.p. może być wypłacane do 10. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni, to dojdziemy do wniosku, że nadgodziny dobowe rozliczamy na bieżąco, a więc również płacimy za nie w najbliższej pensji. Jedynie za nadgodziny średniotygodniowe pracodawca może wypłacać 100-proc. dodatki na koniec okresu rozliczeniowego, gdyż dopiero wtedy stwierdzi ich istnienie.

Komornicy nie zawsze mogą zajmować całe wynagrodzenie ze zlecenia. Ale często to ignorują

PRZYKŁAD 2

Nierównomierny rozkład

Okres rozliczeniowy obejmujący okres od listopada 2017 r. do stycznia 2018 r. to 480 godzin do przepracowania (160 godzin w listopadzie, 152 godziny w grudniu i 168 godzin w styczniu), które można rozplanować nierównomiernie w okresie rozliczeniowym – patrz grafik poniżej.

Grafik pracy w listopadzie 2017 roku

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Dzień	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt
Plan	WŚ	8	8	W5	WN	8	8	8	8	8
Wyk.	WŚ	8	8	W5	WN	8	8	8	8	8

Data	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Dzień	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon
Plan	WŚ	WN	8	8	8	8	8	8	WN	10
Wyk.	WŚ	WN	10	10	10	10	10	8	WN	10

Data	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
Dzień	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw
Plan	10	10	10	10	10	WN	10	10	10	10
Wyk.	10	10	10	10	10	WN	10	10	10	10

Grafik pracy w grudniu 2017 roku

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Dzień	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd
Plan	8	W5	WN	8	8	8	8	8	W5	WN
Wyk.	8	8	WN	8	8	8	8	8	W5	WN

Data	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Dzień	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr
Plan	8	8	8	8	8	WN	12	12	12	12
Wyk.	10	10	10	10	10	WN	12	12	12	12

Data	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Dzień	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd
Plan	12	12	W5	WN	WŚ	WŚ	12	12	12	12	WN
Wyk.	12	12	W5	8	WŚ	WŚ	12	12	12	12	WN

Grafik pracy w styczniu 2018 roku

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Dzień	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr
Plan	WŚ	8	4	4	4	WŚ	WN	4	4	4
Wyk.	WŚ	10	8	8	8	WŚ	WN	4	4	4

Data	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Dzień	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob
Plan	4	4	W5	WN	W5	W5	4	4	4	W5
Wyk.	4	4	8	WN	W5	W5	4	4	4	W5

Data	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Dzień	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr
Plan	WN	W5	W5	4	4	4	W5	WN	W5	W5	4
Wyk.	WN	W5	W5	4	4	4	W5	WN	W5	W5	4

Legenda: W_N – niedziela wolna od pracy lub dzień wolny za pracę w niedzielę, W_Ś – święto, W₅ – dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Pracownik miał zaplanowany czas pracy: w listopadzie – 204 godziny (10 dni po 10 godzin i 13 dni po 8 godzin), w grudniu – 208 godzin (10 dni po 12 godzin i 11 dni po 8 godzin) i w styczniu – 68 godzin (15 dni po 4 godziny i jeden dzień – 8 godzin). Harmonogram opiewa na 480 godzin, a więc jest prawidłowy, gdyż tyle wynosi wymiar w tym okresie rozliczeniowym. Dni wolne za dwa święta przypadające w soboty, czyli 11 listopada i 6 stycznia zostały oddane w styczniu, co jest zgodne z prawem, gdyż powinno to mieć miejsce w okresie rozliczeniowym. W styczniu pracownik ma również oddane dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy za pracę w soboty w listopadzie i grudniu. W listopadzie pracownik pracował dodatkowo przez 5 dni po 2 godziny dłużej, co daje 10 nadgodzin dobowych. W grudniu pracował dodatkowo w jedną sobotę i w jedną niedzielę po 8 godzin oraz przez 5 dni po 2 godziny dłużej, co daje 10 nadgodzin dobowych. W styczniu natomiast pracował w jedną sobotę przez 8 godzin oraz w 3 dni, gdy miał zaplanowane 4 godziny, pracował przez godzin 8. Z kolei w dzień, gdy miał zaplanowane 8 godzin, pracował 10 godzin, wypracowując 2 nadgodziny dobowe. W sumie w trzy miesiące pracownik przepracował 538 godzin (214 w listopadzie + 234 w grudniu + 90 w styczniu). Rozliczenie czasu pracy powinno być następujące: 538 godzin (czas faktyczny) – 480 godzin (wymiar) = 58 nadgodzin ogółem; 58 godzin – 10 nadgodzin dobowych z listopada – 10 nadgodzin dobowych z grudnia – 2 nadgodziny dobowe ze stycznia = 36 nadgodzin średniotygodniowych (z dodatkiem 100 proc.).

Maksymalnie w roku

Limit nadgodzin określony w k.p. dotyczy roku kalendarzowego, a więc przy okresach rozliczeniowych przypadających na przełomie roku nadgodziny należy podzielić na części i zaliczyć odpowiednio do dwóch rocznych limitów. Decydujące w tym zakresie będzie to, kiedy powstają dane godziny nadliczbowe. Przyjmuje się tutaj zasadę, że nadgodziny dobowe powstają w dobach pracowniczych, a więc ich wielkość ustalamy miesięcznie i możemy je wliczyć do rocznego limitu zgodnie z miesiącami kalendarzowymi, w których one miały miejsce. Odmiennie jest z kolei w przypadku nadgodzin średniotygodniowych, których istnienie możemy stwierdzić dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W tym przypadku przyjmuje się, że dopiero wtedy one powstają i z ostatnią pensją z okresu wypłaca się 100-proc. dodatek za takie nadgodziny. Dlatego też wszystkie nadgodziny średniotygodniowe wlicza się do rocznego limitu w roku, w którym zakończył się okres rozliczeniowy czasu pracy przypadający na przełomie lat. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Do maksymalnej liczby nadgodzin

Przyjmując dane z przykładu 2, do limitu rocznego należy wliczyć: za 2017 r. – nadgodziny dobowe z listopada i grudnia 2017 r., czyli 10 godzin + 10 godzin, co daje razem 20 godzin, a za 2018 r. – nadgodziny dobowe ze stycznia 2018 r. oraz średniotygodniowe, czyli 2 godziny + 34 godziny; łącznie 36 godzin.

W praktyce może się zatem zdarzyć, że duża liczba nadgodzin średniotygodniowych przypadających w okresie rozliczeniowym na przełomie lat kalendarzowych spowoduje od razu spore nadszarpnięcie limitu rocznego na kolejny rok kalendarzowy. A w praktyce wcale nie musi to być skutkiem pracy wykonanej faktycznie w danym roku. Może się zatem zdarzyć, że duża liczba pracujących sobót i niedziel pod koniec roku kalendarzowego spowoduje, iż zostanie wykorzystane nawet kilkadziesiąt nadgodzin z limitu rocznego w nowym roku.

Zakaz handlu pod presją czasu. Eksperci: Krótkie vacatio legis naruszy konstytucję

Uwaga! Praca w soboty będące dniami wolnymi z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, w niedziele i święta może zostać w ogóle niezaliczona do limitu rocznego nadgodzin, jeśli pracodawca odda w zamian dni wolne od pracy przed końcem okresu rozliczeniowego. W takim przypadku bowiem nie dojdzie do przekroczenia 40-godzinnej normy tygodniowej i nie powstaną nadgodziny średniotygodniowe, gdyż czas pracy ulegnie zbilansowaniu w skali okresu rozliczeniowego.

ⒸⓅ