Subskrybuj nas na Youtube
Przepisy przewidują w tym zakresie rozmaite rozwiązania. Znaczenie może mieć, czy dany składnik wynagrodzenia ma charakter zmienny, czy stały, a także czy stanowi on podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe oraz czy jest pomniejszany za czas niezdolności do pracy.
Mówiąc o uwzględnianiu premii w postawie wymiaru różnego rodzaju należności pracowniczych, najpierw musimy się upewnić, czy rzeczywiście mamy do czynienia z takim właśnie składnikiem wynagrodzenia. Nazwa nie przesądza bowiem o jego charakteru. A to, czy świadczenie faktycznie ma charakter premii, czy też może jest nagrodą, jest bardzo istotne z uwagi na konieczność zaliczenia go do „innych świadczeń ze stosunku pracy” (takim określeniem posługują się przepisy wykonawcze, a sam kodeks pracy mówi o „innych świadczeniach związanych z pracą”).
Należy zauważyć, że składniki mogą być stałe (regulaminowe) lub uznaniowe. W przypadku składników stałych często nazywa się je premią – za spełnienie określonego zadania czy wykonanie działania. Może to być premia procentowa, np. od utargu albo liczby wykonanych poprawnie sztuk jakiegoś przedmiotu. Taki składnik może być zapisany w umowie o pracę i stanowić jakiś procent wynagrodzenia zasadniczego. W ramach premii należy rozróżnić, czy jest ona stała, czy zmienna, ponieważ ma to znaczenie do obliczania niektórych należności dla pracownika. Uznaje się, że premia określona w miesięcznej wysokości i nieuzależniona od innych zmiennych będzie premią stałą, np. zapisana kwotowo lub w stałym procencie płacy zasadniczej. Natomiast jeśli w umowie lub regulaminie premiowania będzie przykładowo zapis: „premia do 50 proc. płacy zasadniczej”, to taki składnik należy traktować jako zmienny, ponieważ może on być wypłacany w różnych kwotach w poszczególnych miesiącach, np. między 10 a 50 proc. płacy zasadniczej. Podobnie będzie, gdy premia zostanie opisana jako 1 proc. od sprzedaży miesięcznej. Należy ją wówczas traktować jako składnik zmienny, ponieważ miesięczna sprzedaż jest co do zasady wartością zmienną. [przykład 1]
PRZYKŁAD 1
Stała i zmienna
Pracownik jest wynagradzany stałą płacą zasadniczą w wysokości 2000 zł. Do tego otrzymuje premię w wysokości 200 zł zapisaną kwotowo w umowie oraz premię 0,5 proc. od sprzedaży (wartości wystawionych faktur). W listopadzie 2017 r. pracownik wystawił faktury na łączną kwotę 325 500 zł. Jego premia za sprzedaż wyniesie 1627,50 zł (część zmienna premii) oraz otrzyma on dodatkowo 200 zł z umowy (część stała premii).
Odmienny rodzaj bonusu dla pracowników stanowią natomiast nagrody uznaniowe. Są to dodatkowe pieniądze za indywidualne osiągnięcia pracownika. Nagroda uznaniowa może być przyznana za: wypełnienie dodatkowego zadania, wzorową postawę czy przejawienie inicjatywy. Jej wysokość zależy włącznie od uznania pracodawcy i nie jest nigdzie zapisana. Nie ma też charakteru roszczeniowego – czyli pracownik nie może przed sądem domagać się jej zapłaty, jeśli nie została mu przyznana. Inaczej jest z premią regulaminową: jeśli pracownik wykonał zadanie, które jest premiowane, to ma prawo dochodzić przed sądem wypłaty takiej należności (zatem ma ona charakter roszczeniowy).
Uwaga! Jeśli pracownik co miesiąc otrzymuje składnik wynagrodzenia opisany jako nagroda uznaniowa, ale jest on wypłacany w stałej wysokości bez względu na to, jak ten podwładny pracował (a więc nie ma związku z jego osiągnięciami), to z charakteru takiego świadczenia wynika, że jest to premia stała.
Ustalenie, czy dany składnik jest premią regulaminową stałą lub zmienną, czy też nagrodą uznaniową, jest istotne przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Natomiast nie ma to znaczenia w przypadku wynagrodzenia i zasiłku wypłacanych w okresie choroby pracownika.
Wynagrodzenie urlopowe
Z kodeksu pracy wynika, że za czas urlopu pracownik powinien otrzymać takie samo wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymuje wyłącznie stałą część wynagrodzenia – np. tylko płacę zasadniczą – to jeśli korzysta z urlopu wypoczynkowego, musi otrzymać to wynagrodzenie w całości. Nie stosuje się tu żadnych przeliczeń. Podobnie jest ze stałą premią – mimo korzystania z urlopu pracownik musi otrzymać stałą premię w całości. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia wlicza się w podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym korzysta on z wypoczynku. Istotny jest tu moment wypłaty zmiennej premii lub innego zmiennego składnika, a nie miesiąc, za jaki one przysługują. [przykład 2]
PRZYKŁAD 2
Za jakie miesiące
Zgodnie z regulaminem premiowania pracownik prócz wynagrodzenia zasadniczego ma prawo do premii w wysokości 1 proc. sprzedaży. Wynagrodzenie jest wypłacane do 10. następnego miesiąca. Pracownik korzystał z urlopu w listopadzie. Do zmiennych składników przyjmowanych do podstawy wymiaru urlopu należy wliczyć premię wypłaconą w październiku (premia za wrzesień), wypłaconą we wrześniu (premia za sierpień) i wypłaconą w sierpniu (premia za lipiec).
Pozostałe składniki miesięczne traktowane jako zmienne to m.in. wynagrodzenie określone stawką godzinową lub akordową, wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe dobowe (oraz średniotygodniowe w przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego), dodatek za pracę w porze nocnej i inne, jeśli są wypłacane w okresach miesięcznych, ale w różnej wysokości.
W wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględnia się natomiast nagród uznaniowych. Zostały one bowiem wymienione w katalogu wyłączeń zawartym w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. [schemat 1]
SCHEMAT 1
Katalog wyłączeń
Do wynagrodzenia urlopowego – a także do ekwiwalentu za urlop – nie wlicza się:
● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
● dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
● nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Z dalszej części rozporządzenia wynika, że do wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się także premii kwartalnych czy rocznych (lub za inne okresy niż miesiąc), ale wypłaca się takie premie w przyjętych terminach, traktując (przy obliczaniu tych premii) okres urlopu na równi z okresem wykonywania pracy. W wynagrodzeniu urlopowym w ogóle natomiast nie uwzględnia się składników przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc. Z kolei podlegają one uwzględnieniu przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop.
Ekwiwalent za urlop
Ekwiwalent za urlop oblicza się stosując zasady dotyczące obliczania wynagrodzenia urlopowego, ale z pewnymi modyfikacjami. Aby obliczyć podstawę ekwiwalentu, należy znać stałe składniki wynagrodzenia w miesiącu nabycia prawa do niego – te bowiem trzeba przyjąć do jego wyliczenia. Oznacza to, że w podstawie ekwiwalentu musi się znaleźć miesięczna płaca zasadnicza oraz inne stałe składniki, np. premia regulaminowa o stałym charakterze. Dodatkowo do podstawy wymiaru ekwiwalentu przyjmuje się składniki zmienne w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (np. premie zmienne czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe). Natomiast odmiennie niż przy wynagrodzeniu urlopowym do ekwiwalentu wlicza się składniki za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, czyli takie jak premie kwartalne i roczne. Należy przyjąć je w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. [schemat 2]
SCHEMAT 2
Na takich samych zasadach
Prawidłowe obliczenie ekwiwalentu jest niezwykle istotne z uwagi na to, że na tych samych zasadach (choć w niektórych przypadkach z niewielkimi modyfikacjami) oblicza się niektóre należności ze stosunku pracy, a przysługujące po jego zakończeniu. Chodzi o:
● wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy (art. 47 i 57 par. 1 i 2 k.p.);
● odprawę pieniężną przysługującą pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika albo w ramach grupowego zwolnienia (art. 8 i 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników; t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1474).
● odszkodowanie przysługujące pracownikowi młodocianemu w przypadku rozwiązania z nim umowy o pracę z powodu braku możliwości zapewnienia innej pracy niezagrażającej zdrowiu (art. 201 par. 2 k.p.);
● kwotę jednodniowego wynagrodzenia w celu obliczenia pieniężnej kary porządkowej (art. 108 par. 3 k.p.);
● odszkodowanie przysługujące pracownikowi w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 par. 2 k.p.);
● odprawę pośmiertną przysługującą rodzinie zmarłego pracownika (art. 93 par. 2 k.p.);
● odprawę pieniężną przysługującą pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (art. 921 par. 1 k.p.);
● odprawę przysługującą pracownikowi, którego stosunek pracy rozwiązał się wskutek wygaśnięcia mandatu (art. 75 k.p.);
● odszkodowanie przysługujące pracownikowi, którego umowa o pracę wygasła z powodu śmierci pracodawcy (art. 632 par. 2 k.p.);
● odszkodowanie przysługujące pracodawcy w razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 612 par. 1 k.p.);
● odszkodowanie przysługujące pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika (art. 55 par. 11 k.p.);
● odszkodowanie przysługujące pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z naruszeniem przepisów prawa pracy (art. 471, 50 par. 1 i 4 oraz art. 58 i 60 k.p.);
● odszkodowanie przysługujące pracownikowi z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony (art. 361 par. 1 k.p.);
● wynagrodzenie za okres wypowiedzenia lub za okres równy okresowi wypowiedzenia, przysługujące pracownikowi odwołanemu ze stanowiska (art. 70 par. 2 i art. 72 par. 2 k.p.)
● wynagrodzenie za czas do rozwiązania umowy o pracę, jeżeli został zastosowany okres wypowiedzenia krótszy od wymaganego (art. 49 k.p.);
Odmienności przy liczeniu
Różny jest też sposób obliczania kwoty wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop. Aby wyliczyć to pierwsze, najpierw ustaloną podstawę wymiaru dzielimy przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Następnie tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę mnożymy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby, gdyby zamiast korzystać z urlopu wypoczynkowego wykonywał pracę, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oczywiście, jeśli wynagrodzenie pracownika składa się wyłącznie ze stałych elementów, to nie ma potrzeby dokonywania jakichkolwiek wyliczeń. Natomiast jeśli zawiera ono składniki stałe oraz zmienne, to te pierwsze wypłaca się bez pomniejszania, natomiast wobec tych drugich stosuje się opisane wyżej zasady. [przykład 3]
PRZYKŁAD 3
Tylko do niektórych składników
Pracownik będący kierownikiem działu korzysta z 2 dni (16 godzin) urlopu wypoczynkowego. Jego wynagrodzenie składa się z płacy zasadniczej w wysokości 4000 zł oraz dwóch premii: stałej w wysokości 10 proc. płacy zasadniczej oraz premii regulaminowej zmiennej. Ta ostatnia wypłacona w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu wynosiła 1250 zł, 0 zł i 420 zł. Łącznie to 1670 zł.
Aby obliczyć płacę za urlop z części zmiennej wynagrodzenia, należy sprawdzić, jaka była liczba godzin wykonywania pracy w okresie tych konkretnych trzech miesięcy. Ustalono, że było to 200 godzin w pierwszym miesiącu (pełny miesiąc pracy plus nadgodziny niepłatne z uwagi na zatrudnienie na stanowisku kierowniczym), 80 godzin w drugim miesiącu (pracownik był na zwolnieniu lekarskim przez pół miesiąca) oraz 165 godzin w trzecim miesiącu. Łącznie to 445 godzin.
Zatem pracownik w miesiącu wykorzystania urlopu prócz stałej pracy zasadniczej w wysokości 4000 zł otrzyma także premię w kwocie 400 zł (10 proc. płacy zasadniczej) oraz dodatkowe wynagrodzenie za urlop w wysokości 60 zł wynikające z obliczenia:
1670 zł (łącznie premie zmienne) : 445 (liczba godzin pracy z okresu, za który te premie przysługują) = 3,75 zł (stawka za godzinę)
3,75 zł x 16 (liczba godzin urlopu) = 60 zł.
Wynagrodzenie ustalone według powyższych zasad, czyli obliczone jak wynagrodzenie za urlop, jest przydatne przy ustalaniu określonego procentowo:
● wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, jeżeli pracownik był gotów do jej wykonania, oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju (art. 81 par. 1 k.p.),
● dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1511 par. 3 k.p.),
● wynagrodzenia za czas dyżuru (art. 1515 par. 3 k.p.).
Mówi o tym rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
Natomiast do obliczenia ekwiwalentu za urlop należy wziąć zarówno stałą płacę zasadniczą, jak i inne stałe składniki w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu, a także średnią składników miesięcznych zmiennych wypłaconych w trzech poprzedzających miesiącach oraz składniki za okresy dłuższe niż miesiąc – w średniej wysokości z 12 miesięcy. Ekwiwalent oblicza się dzieląc sumę powyższych składników przez współczynnik ekwiwalentowy (w 2017 r. jest to 20,83 dla pełnego etatu). Następnie wynik należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Tak ustaloną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Uwaga! Przy ustalaniu za jeden miesiąc odpraw czy odszkodowań wymienionych w schemacie 2 nie stosuje się dzielenia przez współczynnik ekwiwalentu ani przez liczbę godzin pracy z okresu, za który te premie przysługują. [przykład 4]
PRZYKŁAD 4
Dwumiesięczna odprawa
Pracownikowi z przykładu 3 należy obliczyć dwumiesięczną odprawę. W tym celu należy wziąć stałe wynagrodzenie, czyli 4000 zł, oraz stałą premię w wysokości 10 proc., czyli 400 zł. Następnie należy ustalić średnią premię zmienną z 3 miesięcy:
1670 zł : 3 = 556,67 zł.
Pracownik nie otrzymuje innych składników stałych ani zmiennych (pracodawca nie wypłaca premii kwartalnych ani rocznych). Odprawa wyniesie zatem:
(4000 zł + 400 zł + 556,67 zł) x 2 = 9913,34 zł.
Świadczenia chorobowe
Jak już wspomniano, w przypadku zasiłku (i wynagrodzenia) chorobowego nie ma znaczenia, czy premia lub nagroda jest składnikiem stałym czy zmiennym. Przy wliczaniu składników do podstawy wymiaru należności za czas choroby istotne jest natomiast to, czy stanowią one podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Kolejną ważną kwestią jest pomniejszanie premii za okres choroby. Jeśli zgodnie z przepisami obowiązującymi u pracodawcy jest ona pomniejszana, to należy ją wliczyć do podstawy zasiłku. Jeśli zaś pracownik mimo choroby otrzymuje premię w całości, to nie można jej wliczyć do podstawy wymiaru ww. świadczenia. Wynika to z kompensacyjnego charakteru zasiłku – ma on bowiem wyrównać pracownikowi to, czego z uwagi na niezdolność do pracy nie może otrzymać.
Uwaga! Gdy w regulaminie czy innych przepisach wewnętrznych nie ma zapisu o zachowaniu prawa do danego składnika w okresie choroby bądź o jego pomniejszaniu, to przyjmuje się, że ten składnik nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.
Przy obliczaniu należności chorobowych nagrody uznaniowe przyjmuje się w kwocie wypłaconej za dany miesiąc. W przypadku premii i nagród kwartalnych wlicza się je do podstawy wymiaru w wysokości 1/12 sumy premii wypłaconych za cztery poprzednie kwartały. Podobnie postępuje się w przypadku premii półrocznych i rocznych. Te pierwsze sumuje się z dwóch poprzedzających półroczy i wlicza się w 1/12 do podstawy wymiaru zasiłku. Tę drugą zaś wlicza się w wysokości 1/12 kwoty premii wypłaconej za rok poprzedni.
Czy i jak uwzględniać składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru należności
| Składnik płacy / Co obliczamy | Nagroda uznaniowa | Stały składnik miesięczny (premia, dodatek) | Zmienny składnik miesięczny (premia, dodatek) | Składnik za okres dłuższy niż miesiąc |
| Wynagrodzenie urlopowe | Nie | Nie wchodzi do podstawy, ale jest wypłacany niezależnie od wynagrodzenia urlopowego. | Tak, w łącznej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystania urlopu. | Nie |
| Ekwiwalent za urlop | Nie | Nie wchodzi do podstawy, ale jest wypłacany niezależnie od ekwiwalentu. | Tak, w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. | Tak, w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. |
| Wynagrodzenie chorobowe/ Zasiłek chorobowy | Tak – w kwocie faktycznie wypłaconej za dany miesiąc. | Tak, jeśli dany składnik jest pomniejszany za okres choroby. Przy czym, jeśli jest pomniejszany za chorobę procentowo lub kwotowo, należy ustalić pełną jego wysokość (dopełnić). Jeśli jest pomniejszany w inny sposób – wlicza się go w kwocie faktycznie wypłaconej.Wynagrodzenie za nadgodziny, dyżur czy pracę w nocy wlicza się w kwocie faktycznie wypłaconej. | Tak, jeśli jest pomniejszany za okres choroby. Uwzględnia się w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy. | |
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2 poz. 14 ze zm.).