Jednym z etapów cyfryzacji sądów jest rozbudowa Portalu Informacyjnego. Profesjonalni prawnicy będą mogli zacząć z niego korzystać za niecały rok, z czasem pojawią się kolejne funkcjonalności, w tym możliwość inicjowania spraw sądowych.

– Naszym celem jest stworzenie kompletnego, cyfrowego systemu obsługi spraw sądowych – od początku do końca. To jednak proces, który wymaga czasu i cierpliwości – tłumaczy Grzegorz Polak, dyrektor departamentu informatyzacji i rejestrów sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Zmiany dotyczące PI wprowadzają dwie nowelizacje: kodeksu postępowania cywilnego z 25 lipca 2025 r. oraz kodeksu postępowania karnego z 9 lipca 2025 r. Obie ustawy oczekują na podpis prezydenta.

Tylko dla profesjonalistów

Na początku z Portalu Informacyjnego będą mogli korzystać wyłącznie pełnomocnicy zawodowi, prokuratorzy oraz Prokuratoria Generalna. W postępowaniu karnym korzystanie z portalu będzie w pełni fakultatywne. W postępowaniu cywilnym również początkowo będzie to rozwiązanie nieobowiązkowe, jednak od 1 czerwca 2027 r. stanie się obligatoryjne.

– Docelowo pisma procesowe będą mogły być składane samodzielnie przez zainteresowane strony, bez udziału pełnomocników zawodowych. Na obecnym etapie nie podajemy jednak konkretnych dat wdrażania kolejnych funkcjonalności. Zakładamy, że cały proces cyfryzacji zakończy się najpóźniej w 2029 r. – wyjaśnia dyr. Grzegorz Polak.

Nie wszystkie dokumenty

Za pośrednictwem Portalu Informacyjnego będzie można składać dokumenty określone w nowelizacjach oraz rozporządzeniach wykonawczych. Chodzi m.in. o:

  • zgłoszenie się do udziału w sprawie,
  • zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
  • zgodę na mediację,
  • wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
  • apelację, zażalenie,
  • pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego,
  • wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, a także pisma uzupełniające braki formalne takiego wniosku,
  • wniosek o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym.

– Nie wszystkie materiały będzie można składać cyfrowo. Dotyczy to przede wszystkim dowodów fizycznych, takich jak próbki czy przedmioty. W postępowaniu karnym, np. narzędzia zbrodni, nie mogą być składane cyfrowo, ponieważ ich odwzorowania (zdjęcia czy skany) nie stanowią dowodu i nie pozwalają na przeprowadzenie badań – podkreśla dyr. Polak.

Dodatkowy dzień w razie awarii

W nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego przewidziano także jednoznaczne regulacje dotyczące postępowania w przypadku usterek w działaniu Portalu Informacyjnego. Jeżeli w ostatnim dniu terminu portal będzie choćby przez chwilę niedostępny, strona automatycznie zyska dodatkowy dzień roboczy na złożenie dokumentu (takie rozwiązanie nie zostało natomiast przewidziane w postępowaniu karnym).

Aby sądy mogły szybko zweryfikować zasadność przedłużenia terminu, ma powstać publiczna strona informacyjna zawierająca wykaz okresów niedostępności.

To niekoniecznie będzie ułatwienie

Prawnicy doceniają zmiany, zgłaszają jednak również liczne zastrzeżenia.

– Sam pomysł wprowadzenia dwustronnej komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Portalu Informacyjnego zasługuje na pełną aprobatę. Rozwój technologiczny i powszechny dostęp do internetu umożliwiają odejście od tradycyjnych form przesyłania korespondencji, również w sferze publicznej. Założenia projektowanej reformy, czyli usprawnienie i przyspieszenie obiegu korespondencji oraz ograniczenie kosztów wysyłki dokumentów, są słuszne – ocenia Adam Domański, adwokat w dziale procesowym kancelarii BCLA Bisiorek Cieśliński i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni.

Zwraca jednak uwagę, że obecna funkcjonalność portalu każe powątpiewać, czy system technicznie udźwignie zwiększony ruch dokumentów.

– Nie jest tajemnicą, że Portal Informacyjny to system o niskiej wydolności. Często występują ograniczenia w dostępności, dokumenty, takie jak zarządzenia sądu, protokoły rozpraw, zawiadomienia o terminie rozprawy, są dodawane z opóźnieniem. Aktualizacje systemu powodują znikanie wcześniej dodanych plików lub ich dublowanie. Pojawiają się także błędy w nazwach plików, co wprowadza użytkowników w błąd – tłumaczy mec. Domański.

Poważne zastrzeżenia prawników budzi również art. 1252 par. 2. Przepis nakłada na profesjonalnego pełnomocnika obowiązek uprawdopodobnienia, że ograniczenia w dostępności portalu – leżące po stronie sądu – spowodowały przekroczenie terminu na dokonanie czynności procesowej.

– Choć ustawodawca wprowadził mniej rygorystyczne wymagania dowodowe, w praktyce to sąd będzie decydował, czy uprawdopodobnienie było wystarczające. Co więcej, nowe przepisy, po zakończeniu okresu przejściowego, nie dopuszczają już w takiej sytuacji wysłania środka zaskarżenia pocztą tradycyjną. Może to istotnie ograniczyć prawo do sądu i wbrew deklaracjom projektodawcy wywołać falę wniosków o przywrócenie terminu – zaznacza mec. Domański.

Z kolei Lidia Cyranowska-Miszkurka, radca prawny z Kancelarii Prawniczej Maciej Panfil i Partnerzy, zwraca uwagę na dualizm przepisów dotyczących pism wnoszonych przez profesjonalnych pełnomocników i przez strony działające samodzielnie.

– Pisma wniesione przez podmiot profesjonalny będą od razu widoczne w portalu, natomiast sąd nadal będzie musiał oczekiwać, czy i kiedy wpłynie odpowiedź od strony działającej bez pełnomocnika. W efekcie przyspieszenie postępowania będzie realne tylko w przypadku stron reprezentowanych przez zawodowych pełnomocników – tłumaczy mec. Cyranowska-Miszkurka. ©℗