Na początek ważne zastrzeżenie: nie ma drukarek uniwersalnych. Jeśli sprzedawca w sklepie wmawia nam, że jest inaczej, to zwyczajnie kłamie. Z wyborem idealnej drukarki jest więc trochę jak z wyborem garnituru – musi być „skrojona na miarę”. Dlatego najpierw warto odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań. Z jaką intensywnością będziemy eksploatować urządzenie - pięćdziesiąt, dwieście, a może tysiąc wydruków tygodniowo? Czy planujemy drukować w kolorze? Czy chcemy, aby swobodny dostęp do urządzenia miało kilka osób jednocześnie? Czy zależy nam bardziej na jakości, czy też ekonomii wydruku? Krok po kroku, spróbujemy odpowiedzieć sobie na powyższe pytania.
Atramentowa, laserowa, a może igłowa?
Pierwszą, a zarazem najważniejszą decyzją jaką musimy podjąć przy zakupie drukarki, jest technologia druku. Istnieją trzy podstawowe rodzaje drukarek – atramentowa, laserowa oraz igłowa. Ta ostatnia, powoli odchodzi w zapomnienie, wciąż popularna jest w takich miejscach, jak sklepy i magazyny – przede wszystkim ze względu na bardzo niskie koszty eksploatacji. Drukarki igłowe nie sprawdzą się jednak w przypadku małej firmy – są głośne, dość powolne, a sam wydruk jest niezbyt estetyczny.
Zasadniczo stajemy więc przed wyborem pomiędzy drukarkami atramentowymi i laserowymi. Obie technologie mają swoje wady i zalety. Drukarki atramentowe są zdecydowanie tańsze od swoich laserowych odpowiedników. Tańsze są również wymienne tonery z tuszem. Nie oznacza to jednak wcale, że wydruk atramentowy jest bardziej ekonomiczny – jest wręcz przeciwnie. W przypadku „laserówek” koszt druku jednej strony oscyluje w granicach od 1 do 5 groszy. Druk atramentowy będzie nas natomiast kosztować około 4 - 5 groszy za stronę czarno-białą oraz nawet 20 groszy za stronę kolorową. O ile więc w warunkach domowych drukarka atramentowa może być bardzo dobrym rozwiązaniem (przy założeniu, że korzystamy z niej sporadycznie), o tyle w przypadku firmy – nawet niewielkiej – zdecydowanie lepszym i bardziej ekonomicznym rozwiązaniem będzie inwestycja w wydruk laserowy.
Oczywiście możemy skusić się na tanią atramentową drukarkę za 200 - 300 zł, ale wówczas musimy liczyć się nie tylko z mniej ekonomicznym wydrukiem, ale również z problemami natury technicznej. Przy intensywnej eksploatacji urządzenia możemy być wręcz pewni, że prędzej czy później urządzeni po prostu się zepsuje, a jego naprawa będzie kompletnie nieopłacalna. Zdecydowanie lepiej jest więc dołożyć dodatkowe 200 - 300 złotych i zakupić drukarkę, która posłuży nam nie rok, a pięć lat.
Niewątpliwą zaletą drukarek laserowych jest również szybkość wydruku (od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu stron na minutę) oraz jego trwałość. W tym wypadku nie musimy martwić się również o rozmazany tusz – wydrukowaną stronę natychmiast możemy więc włożyć do teczki czy też segregatora.
Gdy zdecydujemy się już na zakup drukarki laserowej, to stajemy przed kolejnym wyborem dotyczącym druku w kolorze. Jeśli planujemy wydruk dużej ilości kolorowych wykresów, grafik i zdjęć, to zdecydowanie warto zainwestować w drukarkę kolorową. Natomiast w przypadku, gdy 90 proc. naszych wydruków stanowią jednokolorowe dokumenty, to w zupełności wystarczy nam drukarka monochromatyczna.
Ostatnio coraz popularniejszą alternatywą dla drukarek laserowych są drukarki LED, w których tradycyjne działo laserowe zastąpione zostało przez matryce składającą się z diod LED. Drukarki te nie gwarantują tak dobrej jakości wydruków oraz takiego odwzorowania kolorów, jak tradycyjne „laserówki”, ale są zdecydowanie szybsze i trochę tańsze. W przypadku małej firmy obie technologie powinny sprawdzić się równie dobrze.
Stacjonarna czy sieciowa? Z dodatkowymi funkcjami czy bez?
Jeśli prowadzimy jednoosobową firmę, to w zupełności wystarczy nam urządzenie, które podłączymy do komputera za pośrednictwem portu USB. Takie rozwiązanie nie sprawdzi się jednak w sytuacji, gdy z drukarki będzie korzystać kilka czy też kilkanaście osób. Jeśli chcemy uniknąć sytuacji, w której nasi pracownicy biegają po biurze z pendrive’ami, w poszukiwaniu jedynego komputera podłączonego do drukarki, to urządzenie z funkcją sieciowego druku powinno być naszym pierwszym i jedynym wyborem. Większość drukarek biurowych posiada interfejs Ethernet, co umożliwia ich podpięcie do lokalnej sieci LAN. Nowsze (i droższe) modele urządzeń są dodatkowo wyposażane w moduł Wi-Fi.
Dobrym pomysłem może być również zakup urządzenia wielofunkcyjnego (Multi-Function Printer), które oprócz standardowych funkcji drukarki oferuje możliwość kserowania, skanowania oraz faksowania dokumentów. Ceny przyzwoitych urządzeń wielofunkcyjnych rozpoczynają się od ok. 700-800 zł. Jest to więc zdecydowanie bardziej ekonomiczne i energooszczędne rozwiązanie niż zakup kilku oddzielnych urządzeń. Oczywiście drukarka wielofunkcyjna nie zastąpi nam w pełni profesjonalnej kserokopiarki, ale w przypadku małej firmy jest dla niej całkiem przyzwoitym zamiennikiem. Warto również sprawdzić czy wybrane przez nas urządzenie posiada funkcje duplex. Umożliwia ona druk dwustronny, co bardzo przydaje się w rozwiązaniach biurowych.
Tonery – oryginalne czy zamienniki?
Na koniec kilka słów o tonerach. Producenci oryginalnych tonerów zarzekają się, że tylko one gwarantują doskonałą jakość i wydajność wydruków. Przestrzegają również przed zamiennikami, które rzekomo mogą nawet uszkodzić drukarkę. Takie opowieści można jednak włożyć pomiędzy bajki. Praktyka pokazuje, że zamienniki są często tak samo wydajne (a często również wydajniejsze), jak oryginalne tonery. Tak samo wygląda sprawa jakości wydruku. Równocześnie są one zdecydowanie tańsze – nawet kilkakrotnie. Przed zakupem zamiennika warto jednak zajrzeć do karty gwarancyjnej naszego urządzenia. Niektórzy producencie zastrzegają bowiem, że użycie zamiennika jest równoważne z jej utratą.