Oddelegowanie, premie i ulgi w składkach – jak liczyć podstawę wymiaru

odpowiedź Tak, gdyż łączna kwota przychodu we wrześniu była wyższa od 8673 zł. U pracowników zatrudnionych w Polsce i oddelegowanych do pracy za granicą, których przychód jest wyższy od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (niezależnie od tego, za jaki okres przysługuje) tj.: w 2025 r. wyższy niż 8673 zł, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi część wynagrodzenia w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju za każdy dzień pobytu (par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego). Tak ustalona podstawa wymiaru składek nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Jeżeli przychód pracownika w danym miesiącu jest równy lub nie przekracza tego poziomu, wówczas pracodawca nie może zastosować zwolnienia wynikającego z tego przepisu. Nie ma zatem podstaw do odejmowania równowartości diet, ani też porównania przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W wypadku uzyskiwania przez pracownika przychodu równego lub niższego od przeciętnego wynagrodzenia, podstawę wymiaru składek stanowi faktycznie uzyskiwany przez niego przychód.

We wrześniu łączny przychód pracownika wyniósł 12 500 zł i był wyższy od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia 8673 zł. Nie ma przy tym znaczenia, że we wrześniu wypłacono premię półroczną za okres, w którym pracownik nie był oddelegowany. Pracodawca, ustalając, czy przychód pracownika jest wyższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, a co za tym idzie, czy zachodzą przesłanki do zastosowania par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, powinien brać pod uwagę wszystkie przychody ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT osiągnięte od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika.

Pracodawca miał obowiązek obniżyć podstawę wymiaru składek o równowartość diet za każdy dzień pobytu pracownika na terytorium Niemiec, przy czym podstawa wymiaru nie mogła być niższa od 8673 zł (por. indywidualna interpretacja ZUS z 24 maja 2024 r. sygn. DI/100000/43/342/2024 oraz z 18 lipca 2023 r., sygn. DI/100000/43/653/2023).

Kurs przeliczeniowy diet

odpowiedź Od 1 września 2023 r. zmieniono przepisy rozporządzenia składkowego. Stanowiące podstawę wymiaru składek przychody pracownika osiągane w walutach obcych wypłacane przez płatnika składek przelicza się na złote w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o PIT). Dniem uzyskania przychodu jest dzień obciążenia rachunku bankowego pracodawcy (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.836.2020.4.MK1). Przyjmując, że był to 7 sierpnia 2025 r., do przeliczenia równowartości diety za każdy dzień pobytu pracownika za granicą, należało przyjąć średni kurs NBP z pierwszego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu, tj. kurs z 6 sierpnia 2025 r.

Prezenty, upominki

odpowiedź Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi (z pewnymi wyjątkami) przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT (art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: u.s.u.s.). Za przychody ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Stanowią go w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto przychodami ze stosunku pracy są świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia nieodpłatnych świadczeń. Za sprawą wykładni, której dokonał Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), podejście organów podatkowych do kwestii ustalania przychodu z tego rodzaju świadczeń uległo na przestrzeni kilku lat dużym zmianom, opartym głównie na tym wyroku. Prezenty, upominki przekazywane pracownikom nie są nieodpłatnymi świadczeniami w rozumieniu ustawy o PIT stanowiącymi przychód ze stosunku pracy, lecz spełniają przesłanki darowizn, do których stosuje się przepisy ustawy o podatku od spadków i darowizn. Pracodawca nie pełni więc roli płatnika podatku dochodowego. Jeżeli prezenty wręczane pracownikom są formą gratulacji, uhonorowania pracownika z okazji istotnego dla niego dnia, a nie formą dodatkowej gratyfikacji za rezultaty pracy, to nie należy ich kwalifikować jako przychodów ze stosunku pracy, lecz jako darowizny. Pracodawca nie jest zobowiązany przepisami prawa pracy ani umową zawartą z pracownikiem do dokonywania takich świadczeń na rzecz pracowników, a tym samym pracownik nie może dochodzić od pracodawcy wydania upominku, dlatego należy uznać, że tego rodzaju świadczenia są darowiznami podlegającymi przepisom o podatku od spadków i darowizn (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 7 lutego 2025 r. sygn. 0111-KDIB2-3.4015.325.2024.3.BD, 0112-KDIL2-1.4011.946.2024.2.TR oraz z 13 stycznia 2025 r. sygn. 0112-KDIL2-1.4011.898.2024.2.KF).

Jeżeli przekazywanie upominków, prezentów pracownikom nie stanowi dla nich przychodów ze stosunku pracy, tym samym nie stanowi podstawy wymiaru składek zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i ubezpieczenie zdrowotne.

Dodatki pieniężne do zasiłków

odpowiedź Nie. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w par. 2 rozporządzenia składkowego, jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia wypadkowego (art. 18 ust. 1 w zw. z art. 20 ust. 1 u.s.u.s.). W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków (art. 18 ust. 2 u.s.u.s.). Z treścią tego przepisu koresponduje par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, wyłączający z podstawy wymiaru składek składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, pobierania zasiłków – chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku. Podstawy wymiaru składek nie stanowi dodatek uzupełniający 80 proc. zasiłku chorobowego wypłacanego przez pracodawcę do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100 proc. przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek (par. 2 ust. 1 pkt 25 rozporządzenia składkowego). Zasadne jest zastosowanie wykładni rozszerzającej w odniesieniu do par. 2 ust. 1 pkt 25 rozporządzenia składkowego i przyjęcie stanowiska, iż podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią dodatki uzupełniające zasiłek chorobowy, jak również dodatki uzupełniające świadczenie rehabilitacyjne wypłacane przez pracodawców – do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym lub świadczeniem rehabilitacyjnym przychodu pracownika.

Zgodnie z powyższymi wyjaśnieniami należy uznać, że dodatek uzupełniający 80 proc. wynagrodzenia i zasiłku chorobowego, a także w przypadku jego wypłaty za okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, do kwoty nieprzekraczającej łącznie 100 proc. przychodu pracownika, zwolniony będzie z oskładkowania (por. interpretacja indywidualna ZUS z 11 czerwca 2025 r., sygn. DI/100000/43/425/2025). ©℗