Rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników oraz zleceniobiorców

odpowiedź Pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne nie opłacają składek na FP i FGŚP za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego. Zwolnienie z opłacania składek przysługuje w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego dnia miesiąca po powrocie z tych urlopów (art. 263 ustawy o rynku pracy i art. 9a ustawy o FGŚP).

Z poradnika ZUS „Zasady opłacania składek na FP, FGŚP, FEP oraz FS”, dostępnego na www.zus.pl, wynika, że okres 36 miesięcy zwolnienia z opłacania składek zaczyna się po powrocie pracownika z wyżej wskazanych urlopów – od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym urlop się zakończył, do miesiąca, w którym rozpoczyna się urlop wychowawczy lub jego część. Ta sama zasada powinna dotyczyć przypadków, w których po zakończeniu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego pracownica powraca do pracy i po pewnym okresie rozpoczyna urlop rodzicielski. Okres zwolnienia zaczyna się także po powrocie pracownika z każdej części wykorzystanego urlopu rodzicielskiego – trwa od pierwszego dnia miesiąca następującego po powrocie do miesiąca rozpoczęcia kolejnej części urlopu, aż do wyczerpania (w wyniku sumowania) 36-miesięcznego okresu zwolnienia z opłacania tych składek. Przykładowo, pracownica powróciła do pracy po wykorzystaniu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługującego jej do 17 lipca 2025 r. Pracownica wnioskuje o wykorzystanie urlopu rodzicielskiego w wymiarze 32 tygodni, który rozpocznie się 18 września 2025 r. i zakończy 29 kwietnia 2026 r. Pracodawca zwolniony jest z opłacania składek na FP i FGŚP za pracownicę od wszystkich wypłat dokonanych w okresie od 1 sierpnia do 30 września (2 miesiące) oraz od 1 maja 2026 r. przez okres kolejnych 34 miesięcy (36 – 2).

Zwolnienie z opłat na FP i FGŚP przy powrocie ojca do pracy

odpowiedź Z poradnika ZUS wynika, że w sytuacji, gdy z urlopów związanych z rodzicielstwem na to samo dziecko korzystają obydwoje rodzice zatrudnieni u różnych pracodawców, uprawnienie do zwolnienia z obowiązku opłacania składek na powyższe fundusze będzie przysługiwało wyłącznie jednemu pracodawcy. Prawo do takiego zwolnienia nabywa ten, który jako pierwszy udzielił jednego z tych urlopów, o ile kontynuuje jego zatrudnienie pracownika (w większości przypadków będzie to więc pracodawca matki dziecka). Jeżeli ojciec dziecka wraca do pracy po jednym z tych urlopów, jego pracodawca może nabyć uprawnienie do zwolnienia z obowiązku opłacania składek jedynie w sytuacjach, gdy na dzień powrotu pracownika (ojca dziecka) z jednego z tych urlopów stosunek pracy łączący pracodawcę z pracownicą (matką dziecka) wygasł lub pracodawca pracownicy (matki dziecka) nie nabył uprawnienia do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku opłacania składek na powyższe fundusze (matka nie wróciła do pracy w sytuacji rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na jaki została zawarta, lub rozwiązaniem umowy na mocy porozumienia stron w trakcie trwania urlopu). W sytuacji, o której mowa w pytaniu, zgodnie ze stanowiskiem ZUS, zwolnienie z opłacania składek nie przysługuje pracodawcy ojca dziecka.

Dobrowolne podleganie ubezpieczeniu chorobowemu

odpowiedź Od kilku lat z interpretacji i stanowisk ZUS wynikało, że w przypadku objęcia osoby dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym w trakcie trwania umowy zlecenia, do ustalenia podstawy wymiaru składek na to ubezpieczenie istotny jest miesiąc, w którym zleceniobiorca uzyskał lub miał postawiony do dyspozycji przychód. Zatem, jeżeli został on zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego od 1 lipca, to podstawę wymiaru składek na to ubezpieczenie stanowi kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, którą stanowi ten przychód, bez stosowania jej rocznego limitu (art. 20 ust. 1–2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej: u.s.u.s.). Nie ma przy tym znaczenia, za jaki okres jest on należny (por. interpretacja indywidualna ZUS z 19 października 2015 r. znak: DI/100000/43/1106/2015). Pomimo, że nie nastąpiły zmiany w przepisach, w kolejnych interpretacjach ZUS zajął odmienne stanowisko. Obecnie, jeżeli zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie 10 dnia kolejnego miesiąca a od 1 lipca podlega dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu, to nie ma znaczenia data wypłaty wynagrodzenia z tej umowy, tylko okres, w którym ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom. Oznacza to, że pomimo przystąpienia zleceniobiorcy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego od 1 lipca, to rozliczenie wynagrodzenia należnego za czerwiec powinno nastąpić bez rozliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe, ze względu na to, że zleceniobiorca w czerwcu nie podlegał temu ubezpieczeniu (por. interpretacja indywidualna ZUS z 29 kwietnia 2025 r. znak: DI/200000/43/337/2025 oraz z 22 listopada 2024 r. znak: DI/200000/43/982/2024).

Zasiłek macierzyński a limit emerytalno-rentowy

odpowiedź Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w 2024 r. była to kwota 234 720 zł) dotyczy wszystkich tytułów do ubezpieczeń w roku kalendarzowym, z których od podstawy wymiaru obliczane były składki na przedmiotowe ubezpieczenia (w tym również zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego). Pracodawca nie zwraca pracownikowi składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdy przekroczenie rocznego limitu nastąpiło w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacane są przez ZUS, a finansowane ze środków budżetu państwa. Jeżeli narastająco od początku roku kalendarzowego, przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru tych składek, wraz z kwotą wypłaconego w lutym i marcu zasiłku macierzyńskiego, przekroczył limit 234 720 zł, to od nadwyżki składek E-R się nie rozlicza. Dotyczy to zarówno obowiązkowych składek, dobrowolnych, jak i tych finansowanych z budżetu państwa, co oznacza, że do limitu tego wliczony zostanie również przychód za okres przebywania pracownika na urlopie wychowawczym, z którego rozliczono składki finansowane z budżetu państwa.

Obniżenie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek

odpowiedź Mechanizm obniżania składki zdrowotnej do „0” zł mogą stosować wyłącznie płatnicy wymienieni w art. 85 ust. 1–13 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (dalej: u.ś.o.z.). Podmiot wypłacający wynagrodzenie osobie powołanej do pełnienia funkcji na podstawie aktu powołania jako płatnik składek został ujęty w art. 85 ust. 17a u.ś.o.z. Tym samym wobec ubezpieczonych wskazanych w art. 66 ust. 1 pkt 35a u.ś.o.z. (czyli m.in. osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania) nie będzie miał zastosowania art. 83 ust. 2 u.ś.o.z., który pozwala na zastosowanie mechanizmu obniżenia składki zdrowotnej do „0” zł. Składka na ubezpieczenie zdrowotne za osobę powołaną do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania powinna być naliczona i odprowadzona na zasadach ogólnych w pełnej wysokości. Odprowadza się ją od uzyskiwanego wynagrodzenia z tytułu pełnionej funkcji, bez względu na to, czy od wypłaconego tej osobie wynagrodzenia przedsiębiorca, pełniący funkcję płatnika składek, jest zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (por. interpretacja indywidualna ZUS z 11 czerwca 2025 r., DI/100000/43/453/2025). Oznacza to, że płatnik był zobowiązany do rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 81 zł.

Utrata statusu studenta

odpowiedź Z wynagrodzenia należnego za okres, w którym osoba nie posiadała statusu ucznia bądź studenta, należało rozliczyć składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Przepisy u.s.u.s. uzależniają brak obowiązku ubezpieczeń społecznych z tytułu zawartej umowy zlecenia od wieku oraz posiadania przez zleceniobiorcę statusu ucznia lub studenta. Zleceniobiorcy, którzy są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 roku życia, nie są objęci ubezpieczeniami z tytułu umowy zlecenia ani obowiązkowo, ani dobrowolnie (art. 6 ust. 4 u.s.u.s.). Obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, zgodnie z art. 66 ust. 1 pkt 1 u.ś.o.z., są objęte osoby spełniające warunki do ubezpieczeń społecznych. Z tego przepisu wynika, że ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają m.in. osoby, które wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia. Do ustalenia podstawy wymiaru składek na to ubezpieczenie stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób (art. 81 ust. 2 u.ś.o.z.). Datą ukończenia studiów jest data złożenia egzaminu dyplomowego, w przypadku studiów na kierunkach lekarskim, lekarsko-dentystycznym i weterynaria – data złożenia ostatniego wymaganego programem studiów egzaminu, a w przypadku studiów na kierunkach farmacja i fizjoterapia – data zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki (art. 76 ust. 7 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, dalej: p.s.w.). Oznacza to, że data obrony jest ostatnią datą posiadania statusu studenta. Osoba, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachowuje prawa studenta do 31 października roku, w którym je ukończyła (art. 109 ust. 2a p.s.w.). W sytuacji wykonywania umowy zlecenia przez osobę, która nie ukończyła 26 lat i która nie posiada statusu ucznia lub studenta, i jest to jej jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega ona obowiązkowo tym ubezpieczeniom na zasadach właściwych dla zleceniobiorców na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 4 u.s.u.s. Obowiązek opłacania składek jest nierozerwalnie związany z podleganiem ubezpieczeniom. Zatem ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy przedsiębiorca uwzględnia kwotę przychodu uzyskanego przez niego i należnego za okres, w którym został objęty ubezpieczeniami. Nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek przychodu należnego za okres, w którym zleceniobiorca nie podlegał ubezpieczeniom z uwagi na posiadanie statusu studenta. Z kolei w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić przychód należny za okres, w którym zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom z uwagi na brak statusu studenta.

Odnosząc się do pytania, jeżeli osoba rozpoczyna studia 1 października, a 10 października zostanie jej wypłacone wynagrodzenie z umowy zlecenia, to z należnego za wrzesień (tj. miesiąc, w którym osoba ta nie posiadała statusu ucznia bądź studenta) należy rozliczyć składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne emerytalne, rentowe i wypadkowe (dobrowolne ubezpieczenie chorobowe tylko na wniosek zleceniobiorcy) oraz obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne. Nie ma przy tym znaczenia, że wypłata nastąpiła w okresie, w którym osoba posiada status studenta. Obowiązek podlegania ubezpieczeniom należy odnieść do okresu, za który wynagrodzenie jest należne (por. interpretacja indywidualna ZUS z 3 czerwca 2025 r., znak: DI/200000/43/413/2025).

Jubileuszówka a podatek i ubezpieczenie zdrowotne

odpowiedź Gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona przez płatnika, o którym mowa w art. 85 ust. 1–13 u.s.u.s. (m.in. pracodawcę), jest wyższa od kwoty zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym na 31 grudnia 2021 r., składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej kwoty (art. 83 ust. 1 i 2b u.ś.o.z.). Zasadę tę należy stosować również w przypadku rozliczania przychodów objętych ulgą dla młodych, powrót, rodziców dzieci 4+ i seniorów (art. 83 ust. 2a u.ś.o.z.). Sąd Najwyższy 2 lutego 2016 r. podjął uchwałę (sygn. akt III UZP 18/15), zgodnie z którą składka na ubezpieczenie zdrowotne podlega obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w tej części, którą oblicza się od przychodu stanowiącego podstawę wymiaru tej składki. ZUS w stanowiskach potwierdza stosowanie tej uchwały przez ogół płatników składek. Wg niej zaliczkę na podatek dochodowy na 31 grudnia 2021 r. ustala się tylko od przychodów stanowiących podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W przedstawionym przypadku będzie to kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości 750 zł. ©℗