Jakie są zasady uwzględniania składników pensji w podstawie wymiaru świadczeń? Wyjaśniamy

W podstawie wymiaru zasiłków uwzględnia się – poza wynagrodzeniem zasadniczym – różnego rodzaju premie, dodatki, nagrody i inne składniki pensji, bez względu na ich nazwę, ale spełniające warunki określone w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Przy uwzględnianiu składnika wynagrodzenia w podstawie wymiaru należy wziąć pod uwagę częstotliwość jego wypłacania oraz sposób pomniejszania za okresy absencji w pracy spowodowanej chorobą, macierzyństwem, opieką nad dziećmi i innymi chorymi członkami rodziny, o których mowa w przepisach płacowych pracodawcy.

W artykule wskażę, które składniki i w jaki sposób przyjmować, aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru zasiłków oraz wynagrodzenia chorobowego obliczanego na zasadach określonych dla zasiłku chorobowego.

Składniki pensji uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków

Z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej wynika, że w podstawie wymiaru zasiłków nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okresy ich pobierania, o czym rozstrzygają postanowienia układu zbiorowego pracy lub przepisy o wynagradzaniu. Brak takich uregulowań nie oznacza, że dany składnik wynagrodzenia należy uwzględniać w podstawie wymiaru, ponieważ w praktyce może się okazać, że zasada, choć niepisana, obowiązuje. Należy również zaznaczyć, że nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków składników, od których nie ustala się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wymienionych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W tabeli na s. D3 przedstawiam przykłady niektórych składników wynagrodzenia i ich opisy w kontekście absencji w pracy stosowane np. w regulaminach premiowania, a także uzasadnienie obowiązku wliczania (bądź jego braku) do podstawy wymiaru.

Poszczególne składniki wynagrodzenia, do których pracownik nie zachowuje prawa za okresy pobierania zasiłków, należy uwzględnić w podstawie ich wymiaru w sposób uzależniony od okresów, za które przysługują, np. miesięczne, kwartalne, roczne, półroczne i inne okresy. W dalszej części opracowania omawiam, jak zrobić to prawidłowo.

Za okresy miesięczne

Składniki za okresy miesięczne dolicza się do wynagrodzenia za okres poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. za 12 miesięcy kalendarzowych lub za pełne kalendarzowe miesiące w razie krótszego zatrudnienia.

Składnik pomniejszany proporcjonalnie w stosunku do nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych należy przyjąć po uprzednim uzupełnieniu do kwoty, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym miesiącu przepracował wszystkie obowiązujące go dni pracy. Składnik pomniejszany nieproporcjonalnie uwzględnia się w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Jeżeli wynagrodzenie za niektóre z miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, zostaje wyłączone z tej podstawy z powodu nieprzepracowania co najmniej połowy obowiązującego czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, wówczas składnik przysługujący za taki miesiąc również nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru. [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

Za kwartał

Składniki pensji za okresy kwartalne dolicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Pracodawcy uprawnieni do wypłaty zasiłków zgłaszają wątpliwości dotyczące różnicy w miesiącach, z których wynagrodzenie i składniki kwartalne są przyjmowane do podstawy wymiaru zasiłków, tj. nie zawsze są to te same miesiące. Przykładowo miesiące wynagrodzenia i składników kwartalnych, które:

• są takie same – pracownica ma prawo do zasiłku chorobowego w lipcu 2025 r. – w podstawie wymiaru uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lipca 2024 r. do czerwca 2025 r., do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć 1/12 kwoty składników kwartalnych wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, za III i IV kwartały 2024 r. oraz za I i II kwartały 2025 r., obejmujące miesiące od lipca 2024 r. do czerwca 2025 r., tj. identycznie, jak w przypadku wynagrodzenia,
• nie pokrywają się – pracownik opiekuje się chorą żoną w sierpniu 2025 r., w podstawie wymiaru uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od sierpnia 2024 r. do lipca 2025 r., składniki kwartalne dolicza się w 1/12 kwoty wypłaconej za cztery kwartały poprzedzające miesiąc sprawowanej opieki, tj. za III i IV kwartały 2024 r. oraz za I i II kwartały 2025 r., obejmujące miesiące od lipca 2024 r. do czerwca 2025 r., które nie pokrywają się z miesiącami, za które jest przyjmowane wynagrodzenie.

Należy pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą najpierw oblicza się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za właściwe miesiące, a następnie oblicza się 1/12 sumy odpowiednich czterech kwartałów i obie te kwoty po zsumowaniu stanowią podstawę wymiaru.

Obliczenie kwoty składników kwartalnych

Problemem jest również obliczenie kwoty składników kwartalnych do uwzględnienia w podstawie wymiaru, jeżeli pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go w danym kwartale czasu pracy. W takich przypadkach nie należy kierować się zasadą określoną dla składników za okresy miesięczne, nakazującą nieuwzględnianie ich w podstawie wymiaru, jeżeli z tej podstawy wyłącza się wynagrodzenie. Składnik kwartalny należy uwzględnić w podstawie wymiaru nawet, gdy w danym kwartale pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Za cztery kwartały

Składniki kwartalne uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków w wysokości stanowiącej 1/12 składników wypłaconych za ustalone cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, nawet jeżeli za niektóre z tych kwartałów taki składnik nie został pracownikowi wypłacony i to bez względu na przyczynę powodującą brak wypłaty. Jeżeli np. składnik kwartalny nie został wypłacony za jeden kwartał z czterech, to sumę składników wypłaconych za trzy kwartały należy podzielić przez 12, a nie przez 9.[przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Zatrudnienie poniżej czterech kwartałów

Jeżeli zatrudnienie pracownika jest krótsze niż cztery kwartały poprzedzające powstanie niezdolności do pracy, w podstawie wymiaru zasiłku uwzględnia się wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia, natomiast premie kwartalne dolicza się proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w kwartałach poprzedzających niezdolność do pracy. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Tę samą zasadę stosuje się w przypadku, gdy pracownik w okresie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy korzystał z urlopu bezpłatnego lub z urlopu wychowawczego, który rozpoczął się przed okresem tych czterech kwartałów i zakończył w trakcie tego okresu. Składniki kwartalne należy wówczas uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w tych kwartałach kalendarzowych poprzedzających zachorowanie, z których te składniki podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru. [przykład 6]

PRZYKŁAD 6

Za okresy roczne

Składniki roczne dolicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. [przykład 7]

PRZYKŁAD 7

Zatrudnienie w trakcie roku kalendarzowego

W razie zatrudnienia pracownika w trakcie roku kalendarzowego, w podstawie wymiaru zasiłku, do którego prawo powstało w następnym roku kalendarzowym, składnik roczny uwzględnia się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tym roku. Dotyczy to również przypadków nieprzepracowania całego roku kalendarzowego w związku z korzystaniem z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, który rozpoczął się przed rokiem kalendarzowym poprzedzającym powstanie niezdolności do pracy. [przykład 8]

PRZYKŁAD 8

Za inne okresy

Składniki za inne okresy, np. półroczne, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków na zasadach określonych dla składników kwartalnych lub rocznych. Przykładowo, składniki półroczne, do których pracownik nie zachowuje prawa za okresy pobierania zasiłków, przyjmuje się do podstawy wymiaru zasiłków w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych za dwa półrocza poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. [przykład 9]

Jeżeli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy:

• co najmniej przez okres dwóch półroczy, półroczny składnik wynagrodzenia uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku w proporcji 1/12, nawet jeżeli został wypłacony tylko za jeden okres półroczny, [przykład 10]

• krócej niż dwa półrocza, składnik półroczny uwzględnia się w proporcji odpowiedniej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych okresach. [przykłady 11 i 12]

PRZYKŁAD 9

PRZYKŁAD 10

PRZYKŁAD 11

RZYKŁAD 12

wypłacone jednorazowo

Poza cyklicznie przyznawanymi składnikami wynagrodzenia zdarzają się również jednorazowe wypłaty składnika powiązanego z absencją w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, do którego pracownik nie zachowuje prawa za okresy pobierania zasiłków. Jeżeli np. pracodawca przyznał taki składnik, np. nagrodę za szczególne osiągnięcia w pracy, i wypłacił go w jednym z miesięcy, z których pensję uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków, to należy ją doliczyć do wynagrodzenia za ten miesiąc. [przykład 13]

PRZYKŁAD 13

Składniki przysługujące do określonego terminu

Składniki wynagrodzenia przyznane do określonego terminu wyłącza się z podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków za okres po tym terminie. [przykład 14]

PRZYKŁAD 14

Powyższą zasadę stosuje się do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano od określonej daty, albo zawieszono ich wypłatę na czas nieokreślony. [przykład 15]

PRZYKŁAD 15

Analogicznie postępuje się w przypadku zaprzestania wypłaty od określonej daty składnika wynagrodzenia przyznanego pojedynczemu pracownikowi na konkretnie określony okres. [przykład 16]

PRZYKŁAD 16

Elementy pensji przysługujące, lecz niewypłacone do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków

Jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku za okres poprzedzający niezdolność do pracy nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat tych świadczeń, a wypłata ta nastąpi w późniejszym terminie, to wówczas do podstawy wymiaru wlicza się składnik wypłacony za okres wcześniejszy, przy czym składnik miesięczny i kwartalny uwzględnia się w podwójnej wysokości, a roczny nie.

Tak ustalona podstawa wymiaru nie podlega weryfikacji po wypłacie składników za właściwy okres w terminie późniejszym i bez znaczenia jest to, czy ich wysokość jest wyższa, czy niższa od składników uwzględnionych wcześniej w podstawie wymiaru. [przykład 17]

PRZYKŁAD 17