Dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników: kiedy jest zwolnione ze składek

• wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez zakład pracy na podstawie art. 92 kodeksu pracy (dalej: k.p.),
• przychodów wymienionych w par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

To, czy dana należność, wypłata pieniężna lub świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustalają organy podatkowe, biorąc pod uwagę art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i zawartą w nim definicję przychodów z tego źródła.

Przychód ze stosunku pracy

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności chodzi o: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub częściowo odpłatnych.

Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w stosunku, który łączy pracownika z pracodawcą.

Ponadto, treść wymienionego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, lecz także wszystkie inne przychody (świadczenia) niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, lecz także wartość świadczeń w naturze czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Świadczenia socjalne a podstawa wymiaru składek

Generalnie świadczenia o charakterze socjalnym, a więc niezwiązane z samym faktem wykonywania pracy, lecz ogólnie z pozostawaniem w stosunku zatrudnienia i sytuacją osobistą pracowników, mieszczą się w pojęciu przychodu ze stosunku pracy dla celów podatkowych, a w konsekwencji także naliczania składek na ubezpieczenia społeczne.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest zaspokajanie w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeb pracowników. Nałożony on został przez kodeks pracy. A można go spełnić np. poprzez utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Nie każdy pracodawca jest do tego zobowiązany, niemniej jednak z bieżących środków lub z innego wyodrębnionego na taki cel funduszu również można wypłacać dodatkowe pieniądze np. na wakacje jako dofinansowanie do różnych form wypoczynku pracownika i jego rodziny.

W świetle przepisów ubezpieczeniowych oraz podatkowych istotne jest źródło finansowania świadczeń, w tym urlopowych. Ulgowo są traktowane te pochodzące z ZFŚS. Mogą one korzystać ze zwolnień przy zachowaniu odpowiednich warunków.

Ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS.

Tu istotne są uregulowania ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: u.z.f.ś.s.).

Jej przepisy określają działalność socjalną jako usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści będący byłymi pracownikami i ich rodziny oraz
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie funduszu prawo korzystania ze świadczeń socjalnych z niego finansowanych.

Kluczowa jest zasada, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Wydanie regulaminu

Warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, z uwzględnieniem powyższych kryteriów oraz zasad ochrony danych osobowych, oraz przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Regulamin ten nie może być więc sprzeczny z zasadami, które wynikają u.z.f.ś.s. Pracodawca w jego postanowieniach powinien zawrzeć takie kwestie jak rodzaje, formy świadczeń i usług socjalnych, wysokość dopłat i świadczeń, okoliczności i częstotliwość ich przyznawania, a także sprecyzować tryb rozpatrywania wniosków o przyznanie tego rodzaju świadczeń. Powinien także określić, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do oceny, czy pracownik spełnia kryteria, aby otrzymać świadczenie.

Stanowisko ZUS

Jak podkreśla ZUS w swoich publikacjach, pracodawca musi uwzględniać kryterium socjalne przy podziale środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jest to warunek konieczny do oceny, że dane świadczenie jest świadczeniem socjalnym.

Kryteriami socjalnymi nie są: staż pracy, wymiar czasu pracy, czy też wysokość wynagrodzenia pracownika (liczy się dochód wszystkich członków rodziny).

Podsumowując, tylko świadczenia przyznane zgodnie z ideą działalności socjalnej, a więc na podstawie wymienionych kryteriów, pozostaną zwolnione ze składek na ZUS. Co ważne, nie ma tu żadnych limitów co do ich wartości. Nie ma znaczenia również forma świadczenia. Zazwyczaj jednak w kontekście wypoczynku są to środki pieniężne, czyli dofinansowanie.

Dopłaty do wycieczek i kolonii

Regulamin ZFŚS powinien wymieniać, jakiego rodzaju formy wypoczynku krajowego, zagranicznego będą objęte pomocą. Najczęściej jest do dofinansowanie wczasów pod gruszą. Ale pracodawcy często oferują również specjalne wsparcie dla dzieci i młodzieży do 18 lat. I tu można wymienić dopłaty do wczasów, wycieczek, kolonii, obozów, zielonych szkół, rajdów, spływów, zimowisk, pobytów w ośrodkach leczniczo-sanatoryjnych.

Ponadto warunkiem uzyskania dofinansowania jest złożenie odpowiedniego wniosku oraz pozostałych wymaganych dokumentów w wyznaczonym w regulaminie terminie (oświadczenie o dochodzie na członka rodziny, faktura/rachunek od organizatora wypoczynku z kwotą do zapłaty, ewentualne skierowania lekarskie).

Fundusz socjalno-bytowy

Wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS są świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 u.z.f.ś.s.

Jest to odpis w wysokości 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W 2025 r. kwota tego odpisu wynosi 2723,40 zł.

Co ważne, musi to być fundusz utworzony wyłącznie na podstawie układu zbiorowego pracy. Wszelkie świadczenia pochodzące z funduszu celowego, ale utworzonego na innej podstawie, będą oskładkowane.

Uwaga! Świadczenia wypłacane na rzecz wypoczynku dzieci pracowników finansowane z innych źródeł niż ZFŚS lub fundusz socjalno-bytowy utworzony na mocy układu zbiorowego pracy (do wysokości odpisu na ZFŚS), np. ze środków bieżących, będą stanowiły podstawę wymiaru składek ZUS.

PIT

Nieodłącznym elementem całościowego rozliczenia pracownika z przychodu przez płatnika jest – poza składkami ZUS – również podatek dochodowy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje, że zwolnione z podatku są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
• z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł.

Co istotne, wypoczynek musi być zorganizowany przez podmioty zajmujące się taką działalnością. Przez zorganizowany wypoczynek należy rozumieć wszelkie formy wypoczynku zorganizowanego (zinstytucjonalizowanego), przy czym wymóg co do strony organizującej będzie spełniony, jeśli podmiot ma formalno-prawne umocowanie do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku dla dzieci i młodzieży, określone w dokumentach stanowiących podstawę jego funkcjonowania (statut, wpis do ewidencji działalności gospodarczej). Do takich podmiotów można zaliczyć biura podróży, szkoły, fundacje. [przykłady 1, 2]

PRZYKŁAD 1

PRZYKŁAD 2