Wypłata zasiłków: jakie obowiązki ma obecny lub były pracodawca wobec ZUS

Z ubezpieczenia chorobowego pracownikowi przysługują świadczenia pieniężne w razie braku możliwości zarobkowania ze względu na chorobę, opiekę i macierzyństwo, czyli zasiłek:

• chorobowy (za maksymalny okres 182 dni, a w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby występującej w trakcie ciąży lub spowodowanej gruźlicą, 270 dni);
• macierzyński (za okres ustalony przepisami kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego);
• opiekuńczy (maksymalnie za okres 60 dni w roku kalendarzowym z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dziećmi i innymi chorymi członkami rodziny).

Ponadto, po wyczerpaniu prawa do zasiłku chorobowego za maksymalny okres (182/270 dni), można ubiegać się o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego na okres do 12 miesięcy (360 dni).

Wymienione wyżej świadczenia, po spełnieniu warunków określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa), przysługują ubezpieczonym podczas ubezpieczenia chorobowego, co dla pracowników oznacza trwanie zatrudnienia.

Za wypłatę zasiłków odpowiada pracodawca, jeżeli zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (tj. 21 lub więcej), a gdy liczba ubezpieczonych zgłaszanych do tego ubezpieczenia nie przekracza 20, zasiłki wypłaca ZUS.

Wymienione wyżej świadczenia, poza zasiłkiem opiekuńczym oraz zasiłkiem macierzyńskim za czas urlopu ojcowskiego, przysługują również za okresy przypadające po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, jeśli zostały spełnione ku temu określone warunki.

Należy zaznaczyć, że okres pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia wynosi nie więcej niż 91 dni. Nie dotyczy to niezdolności do pracy:

• powstałej wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów, w związku z zabiegiem pobrania komórek, tkanek i narządów oraz
• spowodowanej gruźlicą lub
• występującej w trakcie ciąży.

Świadczenia po ustaniu ubezpieczenia chorobowego dzielą się na te, do których prawo powstało:

• w czasie trwania ubezpieczenia i trwa nieprzerwanie po jego ustaniu,
• po jego ustaniu.

Jeżeli płatnikiem świadczeń w trakcie trwania ubezpieczenia chorobowego, tj. w trakcie zatrudnienia, jest płatnik składek (pracodawca/ zleceniodawca) ze względu na zgłaszanie do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, ustala on prawo do tych świadczeń za okres do ostatniego dnia trwania umowy o pracę.

Jeżeli niezdolność do pracy trwa nadal po ustaniu ubezpieczenia, płatnik składek musi przekazać wypłatę do dalszej realizacji przez ZUS. W tym celu powinien ustalić oddział właściwy, zgodny z miejscem zamieszkania byłego pracownika.

Przykład 1

Może więc wynosić np. 3 dni, jak w przykładzie 1, a może trwać więcej, aż do wyczerpania 91 dni, a nawet 182/270 dni łącznie z niezdolnością w trakcie ubezpieczenia.

Jeżeli niezdolność do pracy z powodu choroby powstała po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, wówczas prawo do zasiłku ustala i dokonuje jego wypłaty oddział ZUS właściwy według miejsca zamieszkania byłego ubezpieczonego, na podstawie wniosku złożonego przez tę osobę.

Zasiłek chorobowy zostanie przyznany, jeżeli niezdolność do pracy z powodu choroby po ustaniu ubezpieczenia trwa nieprzerwanie co najmniej 30 dni i powstała nie później niż w ciągu:

• 14 dni od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego;
• 3 miesięcy od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego – w razie choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Po wyczerpaniu okresu pobierania zasiłku chorobowego przysługuje prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli stan zdrowia byłego ubezpieczonego rokuje odzyskanie zdolności do pracy.

Zasiłek macierzyński w razie urodzenia dziecka po ustaniu ubezpieczenia chorobowego przysługuje, jeżeli ubezpieczenie to ustało w okresie ciąży:

• wskutek śmierci, ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy;
• z naruszeniem przepisów prawa, stwierdzonym prawomocnym orzeczeniem sądu.

W celu ustalenia prawa do świadczeń za okres po ustaniu ubezpieczenia i ich wypłatę, były ubezpieczony powinien złożyć w ZUS stosowny wniosek.

Wypłata zasiłków przez ZUS po ustaniu ubezpieczenia a obowiązki płatnika składek

Obowiązkiem płatnika składek (pracodawcy, zleceniodawcy), który rozpoczął wypłatę świadczeń w trakcie trwania ubezpieczenia chorobowego (zatrudnienia/trwania umowy zlecenia) za okres niezdolności, która trwa nieprzerwanie także po ustaniu tego ubezpieczenia, jest przekazanie do ZUS, w imieniu byłego ubezpieczonego, wniosku o realizację wypłaty zasiłku okres po ustaniu ubezpieczenia. Wnioskiem tym jest Zaświadczenie płatnika składek na formularzu:

• Z-3 w przypadku byłego pracownika,
• Z-3a w przypadku byłego zleceniobiorcy.

Dodatkowo płatnik składek musi przekazać do ZUS inne dokumenty, na podstawie których ustalił prawo do świadczeń z tytułu niezdolności do pracy w trakcie trwania ubezpieczenia chorobowego, np. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka, decyzja o stwierdzeniu choroby zawodowej, czy karta wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Jak wypełnić zaświadczenie Z-3

Płatnik składek musi w nim podać dane i informacje niezbędne do przejęcia przez ZUS wypłaty zasiłku oraz weryfikacji ustalonego prawa do konkretnego rodzaju zasiłku, jego wysokości i podstawy wymiaru.

Wypełniając zaświadczenie Z-3, płatnik musi:

• podać swoje dane ewidencyjne zgodne z tymi, które przekazał w dokumentach zgłoszeniowych do ZUS, tj. ZUS ZPA, jeśli jest osobą prawną lub ZUS ZFA, jeśli jest osobą fizyczną. Ważne jest zatem wskazanie np. numeru NIP lub REGON firmy oraz adresu siedziby firmy, pozwalających na identyfikację płatnika składek w systemie ZUS;
• podać wymagane dane byłego pracownika, któremu ZUS będzie wypłacał zasiłek po ustaniu ubezpieczenia, tj. dane osobowe/identyfikacyjne (imię, nazwisko, numer PESEL, ewentualnie data urodzenia), adres zamieszkania. Dane te powinny być zgodne z tymi, które płatnik składek przekazał do ZUS w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA (zgłoszenie/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej);
• wskazać numer rachunku bankowego, na który ZUS będzie przekazywał zasiłek (chorobowy, macierzyński) i świadczenie rehabilitacyjne należne za okres po ustaniu ubezpieczenia. Jeśli tego nie zrobi, przysługujące świadczenia będą wysyłane przekazem pocztowym na adres byłego ubezpieczonego, dlatego przy wypełnianiu części Z-3, dotyczącej danych tej osoby, należy zadbać o aktualny adres;
• zaznaczyć rodzaj świadczenia, o które składany jest wniosek, z podaniem okresu (od–do), na który zostało wystawione zaświadczenie lekarskie e-ZLA stwierdzające niezdolność do pracy z powodu choroby, oraz serii i numeru tego zaświadczenia, o ile są płatnikowi składek znane. Przy okresie, za który ma być wypłacany zasiłek macierzyński, należy wskazać okres udzielonego urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, a przy świadczeniu rehabilitacyjnym – okres wynikający z decyzji ZUS przyznającej to świadczenie.

W części dotyczącej informacji o byłym pracowniku jest 7 punktów, z których należy wypełnić te, które dotyczą tej konkretnej osoby.

Dane o wypłaconych zasiłkach

Płatnik składek, który w okresie trwania ubezpieczenia chorobowego był uprawniony do wypłaty zasiłków, dla celów ustalenia przez ZUS okresu wypłaty świadczeń oraz ich stawki procentowej, podaje okresy wypłaconego wynagrodzenia za czas choroby (pkt 1), zasiłku chorobowego/świadczenia rehabilitacyjnego (pkt 2), zasiłku macierzyńskiego (pkt 3).

Bez względu na liczbę dni wypłaconego wynagrodzenia za czas choroby, przysługującego na podstawie art. 92 k.p., w Z-3 powinny zostać wskazane te okresy jego wypłaty, które podlegają zliczeniu do jednego okresu zasiłkowego z okresami, za które przysługuje zasiłek chorobowy po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, jeżeli w ich pobieraniu nie ma przerwy lub gdy przerwa nie przekracza 60 dni.

Przykład 2

W części Z-3 dotyczącej informacji o wypłaconych świadczeniach, należy również podać kod literowy, jeśli taki został zamieszczony w zwolnieniu lekarskim e-ZLA, ponieważ ma to znaczenie dla długości trwania okresu zasiłkowego i wysokości świadczenia. Na przykład kod literowy B, który oznacza niezdolność do pracy z powodu choroby przypadającą na okres ciąży, oznacza, że okres wypłaty zasiłku, tzw. okres zasiłkowy, wynosi więcej niż 182 dni, tj. maksymalnie 270 dni, a wysokość tego świadczenia to nie 80, lecz 100 proc. podstawy wymiaru. Kod literowy D, który wskazuje zachorowanie na gruźlicę, również oznacza dłuższy okres zasiłkowy (270 dni), natomiast kod literowy C oznacza brak wypłaty świadczeń z tytułu choroby za pierwsze 5 dni z orzeczonej niezdolności do pracy spowodowanej nadużyciem alkoholu, ale też wliczenie tych 5 dni do okresu zasiłkowego.

Jeżeli ZUS ma wypłacać zasiłek macierzyński po ustaniu zatrudnienia, płatnik zasiłku za okresy urlopów przypadających w czasie trwania zatrudnienia (macierzyńskiego, uzupełniającego macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskiego), powinien je podać szczegółowo (od-do), tak by ZUS nie przekroczył łącznego okresu wypłaty przewidzianego przepisami.

Istotne jest również, by płatnik składek podał stawkę procentową zasiłku wypłacanego przez siebie. ZUS zweryfikuje jej poprawność i jeśli jest zgodna z przepisami, podejmie wypłatę zasiłku w takiej samej wysokości (81,5 proc., 100 proc., 70 proc.).

W przypadku, gdy z pracownicą w ciąży umowa o pracę zawarta na czas określony została przedłużona do dnia porodu, płatnik składek powinien poinformować w Z-3, czy wypłacił/nie wypłacił zasiłku macierzyńskiego za dzień urlopu macierzyńskiego przypadającego na ostatni dzień zatrudnienia. Informacja ta jest niezbędna dla ZUS przy ustaleniu okresu wypłaty zasiłku.

Przykład 3

Pozostałe informacje

Ta część wniosku Z-3 służy do przekazania informacji, kto był płatnikiem zasiłku w trakcie trwania ubezpieczenia – płatnik składek, czy ZUS. Oczywiście wskazuje na to liczba osób zgłaszanych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Dla ZUS jest to istotne, ponieważ w razie gdy płatnikiem zasiłku był płatnik składek, to od niego oczekiwane są również inne (poza Z-3) dokumenty niezbędne do wypłaty zasiłku.

Płatnik składek, który rozpoczął prowadzenie działalności w trakcie roku kalendarzowego, podaje liczbę ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia chorobowego na miesiąc, w którym po raz pierwszy zgłosił ubezpieczonych do ubezpieczenia chorobowego.

Informacje o składnikach wynagrodzenia

Kolejna część zaświadczenia Z-3 dotyczy informacji o składnikach wynagrodzenia, które posłużyły płatnikowi składek do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego ubezpieczonemu w trakcie trwania zatrudnienia. Po zweryfikowaniu poprawności tych danych przez ZUS, na ich podstawie organ ten podejmie wypłatę zasiłku po ustaniu zatrudnienia.

Należy zatem wskazać wynagrodzenie określone w umowie o pracę lub innym akcie nawiązującym stosunek pracy oraz składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne, kwartalne, roczne i za inne okresy (np. półroczne), bez względu na to, czy pracownik w czasie zatrudnienia zachowywał, czy nie zachowywał do nich prawo za okresy pobierania zasiłków. Składniki wynagrodzenia, do których zachowywał prawo, nie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków w czasie trwania zatrudnienia, są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków po ustaniu zatrudnienia/ubezpieczenia.

Część zaświadczenia o składnikach wynagrodzenia składa się z czterech tabel:

• składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne,
• składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne,
• składniki wynagrodzenia za okresy roczne,
• składniki wynagrodzenia za inne okresy.

Poniżej zasady wypełniania poszczególnych kolumn tych tabel.

Za okresy miesięczne

▶ Rok i miesiąc – w te kolumny należy wpisać dane dotyczące miesięcy, z których wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku i jest to najczęściej 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, np. jeśli choroba rozpoczęła w czasie trwania zatrudnienia 20 maja 2025 r. i trwała bez przerwy do 13 czerwca 2025 r. po ustaniu zatrudnienia, które nastąpiło 31 maja 2025 r., to trzeba podać wynagrodzenia za miesiące od maja 2024 r. do kwietnia 2025 r.

Nie zawsze wskazuje się wynagrodzenie i składniki miesięczne wypłacone za okresy bezpośrednio poprzedzające miesiąc, w którym powstało prawo do aktualnego zasiłku, ponieważ jeżeli pomiędzy aktualnym zasiłkiem, a poprzednio pobieranym, przerwa nie przekraczała miesiąca kalendarzowego, to w tabeli powinny znaleźć się kwoty wynagrodzenia i składników miesięcznych, które zostały przyjęte do podstawy zasiłku przed przerwą.

Przykład 4

Należy zwrócić uwagę także na inne okoliczności powodujące, że wynagrodzenie to może obejmować wypłaty za okresy krótsze niż dwunastomiesięczne, np. gdy:

• okres zatrudnienia pracownika przed powstaniem niezdolności do pracy jest krótszy niż 12 miesięcy i wówczas należy wskazać tylko wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia (np. zatrudnienie od 13 stycznia 2025 r., umowa o pracę rozwiązana 31 maja 2025 r., niezdolność do pracy od 28 maja do 10 czerwca 2025 r., wynagrodzenie przyjęte do podstawy wymiaru wypłacone za okres od lutego do kwietnia 2025 r.);
• niezdolność do pracy powstała bezpośrednio po urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo odbywaniu czynnej służby wojskowej trwających przez cały okres, z którego ustala się podstawę wymiaru, to należy wykazać jedynie wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (np. urlop wychowawczy od 1 stycznia 2024 r. do 31 maja 2025 r., rozwiązanie umowy z dniem 31 maja 2025 r., choroba od 14 maja do 13 czerwca 2025 r., podstawa wymiaru – wynagrodzenie za czerwiec 2025 r. określone w umowie o pracę, jeśli przysługiwało w stałej miesięcznej wysokości);
• w okresie 12 miesięcy poprzedzających niezdolność do pracy nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy i należy wykazać wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe po tej zmianie (np. praca w wymiarze połowy etatu do 15 stycznia 2025 r., od 16 stycznia w wymiarze 3/4 etatu do dnia rozwiązania umowy o pracę, tj. do 31 maja 2025 r., niezdolność do pracy od 27 maja 2025 r. do 18 czerwca 2025 r. Należy wykazać wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. luty, marzec i kwiecień 2025 r.).

▶ Liczby dni – przy każdym z miesięcy należy wykazać liczbę dni, które pracownik faktycznie przepracował, oraz liczbę dni roboczych, które miał w tym miesiącu obowiązek przepracować, np. w 2025 r. w lutym liczba dni, które pracownik miał obowiązek przepracować, wynosi 20, a w marcu i kwietniu po 21 dni. Jeżeli wartości dla lutego wynoszą 16 i 20, oznacza to przyjęcie wynagrodzenia za ten miesiąc po jego uzupełnieniu, ponieważ liczba dni, w których zostało osiągnięte (16), przekracza co najmniej połowę liczby dni, które pracownik miał obowiązek przepracować (20). Jeżeli np. w kwietniu wartości te wynosiłyby 9 i 21, oznacza to, że w tym miesiącu pracownik nie przepracował co najmniej połowy obowiązującego go czasu pracy i dlatego wynagrodzenia za ten miesiąc nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru. Mimo to takie miesiące należy wykazywać w Z-3, z tym że w kolumnie dotyczącej kwoty osiągniętego wynagrodzenia nie trzeba jej wymieniać.

▶ Przyczyny nieprzepracowania całego miesiąca – jeżeli w kolumnie dotyczącej liczby dni przepracowanych w danym miesiącu pojawia się wartość niższa niż liczba podana jako dni, które pracownik miał obowiązek przepracować, konieczne jest wskazanie na to. Wystarczy krótka informacja, np. choroba, opieka czy urlop bezpłatny, co oznacza usprawiedliwioną nieobecność w pracy, a to daje podstawę do uzupełnienia wynagrodzenia do kwoty, którą pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc. Jeżeli w tym samym miesiącu wystąpiła również nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, to także należy ją wskazać, a przy uzupełnianiu wynagrodzenia liczba dni, którą pracownik miał obowiązek przepracować, zostanie pomniejszona o te nieusprawiedliwione dni. Gdy w danym miesiącu występują wyłącznie dni nieusprawiedliwionej nieobecności, to wynagrodzenie przyjmuje się w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

▶ Wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości – w tej kolumnie należy wykazać przychód pracownika w stałej miesięcznej wysokości wynikającej z umowy o pracę lub z innego aktu nawiązującego stosunek pracy za każdy z miesięcy, z których wynagrodzenie stanowi podstawę wymiaru zasiłku. Dotyczy to zarówno wynagrodzenia, jak i jego innych, stałych składników (np. premii, nagrody) oraz wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej, to wynagrodzenie to uważa się za stałe miesięczne i w Z-3 należy wykazywać je w tabeli nr 1, w kolumnie 6.

▶ Wynagrodzenie zmienne – w kolumnie 7 wykazuje się kwotę wynagrodzenia zasadniczego o charakterze zmiennym, np. z tytułu zatrudnienia w akordzie. Jest to również miejsce na podanie kwot składników wynagrodzenia, pomniejszanych proporcjonalnie za okresy pobierania zasiłków, np. premii, dodatków, nagród oraz wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Przypomnijmy, że należy wpisać kwotę faktycznie uzyskanego przychodu pracownika za ten miesiąc, a uzupełnienia do kwoty, którą pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc, dokona ZUS, uwzględniając wpisaną przez płatnika składek liczbę dni, które pracownik przepracował, a które miał obowiązek przepracować.

Przykład 5

W kolumnie 8 należy zawrzeć kwoty brutto składników wynagrodzenia pomniejszanych za okresy pobierania zasiłków, ale nie w sposób proporcjonalny, tj. w kwotach faktycznych bez konieczności ich uzupełniania przed przyjęciem do podstawy wymiaru.

▶ Stawka procentowa potrąconej składki – wszystkie kwoty dotyczące wynagrodzenia i jego składników, które uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku, wykazuje się jako przychód bez pomniejszania o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez byłego ubezpieczonego. Natomiast w kolumnie 9 zaświadczenia Z-3 należy podać stawkę procentową tej składki. Najczęściej jest to 13,71 proc. i oznacza sumę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych z przychodu pracownika, ale mogą to być inne wartości, wynikające z przekroczenia tzw. 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, co oznacza zaprzestanie potrącania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od nadwyżki ponad tę kwotę, a dalsze potrącanie należności na pozostałe ubezpieczenia (chorobowe i wypadkowe). W związku z tym jako wartość składki do potrącenia wskazuje się w kolumnie 9 albo 2,45 proc., albo średni wskaźnik potrąconej składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli do przekroczenia limitu 30-krotności określonego dla danego roku kalendarzowego doszło w miesiącu, w którym pracownik uzyskał wynagrodzenie za niepełny miesiąc z przyczyn usprawiedliwionych. Przypomnijmy, że średni wskaźnik składki ustala się na podstawie następującego wzoru:

Za okresy kwartalne

Tabelę należy wypełnić, jeśli ubezpieczony w trakcie trwania zatrudnienia otrzymywał składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne, do których nie zachowywał prawa za okresy pobierania zasiłków. Należy także wykazać te składniki, do których pracownik zachowywał prawo za okresy pobierania zasiłków, niewypłacanych w czasie trwania zatrudnienia, a podlegających uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłków za okres po ustaniu zatrudnienia.

Ponieważ składniki kwartalne uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków w części 1/12 kwoty wypłaconej za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, w ten sposób należy je wykazać w tabeli.

Przykład 6

Wypełniając Z-3, należy pamiętać o każdej zasadzie istotnej dla prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru zasiłków, w tym uwzględniania składników kwartalnych, które:

• mogą przysługiwać w wysokości proporcjonalnie pomniejszonej do okresów pobierania zasiłków albo w kwocie pomniejszanej, ale nie w sposób proporcjonalny i powinny zostać uwzględnione odpowiednio, po uzupełnieniu albo w kwocie faktycznie wypłaconej,
• w razie zatrudnienia przez okres krótszy niż 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku, wlicza się w wysokości wypłaconej za pełne kalendarzowe miesiące w kwartałach poprzedzających niezdolność do pracy,
• w razie przysługiwania, ale braku wypłaty za kwartał bezpośrednio poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić składnik wypłacony za poprzedni okres w podwójnej wysokości.

Za okresy roczne

Składniki za okresy roczne uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, i tak należy je wykazywać w Z-3. Dla każdej niezdolności do pracy powstałej w którymkolwiek miesiącu danego roku kalendarzowego należy zatem wpisać kwotę składnika wypłaconego za poprzedni rok kalendarzowy, bez względu na datę jego wypłaty. Przykładowo, jeśli pracownik zachorował w maju 2025 r., wykazujemy nagrodę roczną za rok 2024, która została wypłacona jeszcze w grudniu 2024 r. albo dopiero w lutym 2025 r. Gdy składnik roczny za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy nie został wypłacony do czasu, w którym jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku, w Z-3 należy wykazać składnik roczny wypłacony za rok wcześniejszy.

Ważne! Dla celów wypłaty zasiłku przysługującego za okres po ustaniu ubezpieczenia chorobowego składniki roczne wykazuje się w Z-3 bez względu na to, czy w czasie zatrudnienia pracownik zachowywał, czy nie zachowywał do nich prawa za okresy pobierania zasiłków.

Za inne okresy

Składniki wynagrodzenia przysługujące za inne okresy, np. półroczne, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków na zasadach określonych dla składników kwartalnych i rocznych. Należy je zatem wykazać w odrębnej tabeli bez względu na to, czy pracownik zachowywał do nich prawo za okresy pobierania zasiłków, czy nie, ponieważ w jednym i drugim przypadku ZUS uwzględni je w podstawie wymiaru zasiłku za okres po ustaniu zatrudnienia.

W ostatnim pkt 5 części dotyczącej informacji o składnikach wynagrodzenia należy podać okresy i kwoty wynagrodzenia z tytułu zawartej z pracownikiem umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług albo umowy o dzieło, które są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków.

Uwagi w Z-3

W części Uwagi były płatnik składek może zawrzeć dodatkowe informacje istotne dla ustalenia przez ZUS prawa do zasiłku za okres po ustaniu zatrudnienia oraz jego wysokości i podstawy wymiaru.

Wypełnione zaświadczenie należy opatrzyć datą i podpisem upoważnionego pracownika, który je sporządził.

Podsumowując, należy przypomnieć o dwóch ważnych zasadach:

• jeżeli prawo do zasiłku powstało w czasie trwania zatrudnienia i trwa nieprzerwanie także po ustaniu zatrudnienia, w celu wypłaty zasiłku za okres po ustaniu zatrudnienia były pracodawca przekazuje do ZUS wniosek na formularzu Z-3/Z-3a oraz inne niezbędne dokumenty wymagane przepisami;
• jeśli niezdolność do pracy powstanie po ustaniu zatrudnienia, z roszczeniem o wypłatę zasiłku występuje były ubezpieczony, a ZUS wzywa byłego płatnika składek do przesłania wypełnionego zaświadczenia Z-3/Z-3a, ewentualnie innych dokumentów służących do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku. ©℗

Podstawa prawna

art. 7, art. 8 ust. 2, art. 61 ust. 1 pkt 2d, ust 2 i 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 501)

załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 616)