15 stycznia 2025 r. zawarliśmy umowę o pracę z pracownikiem (46 lat), który do 31 grudnia 2024 r. był zatrudniony w Niemczech przez trzy lata. Kilka lat wcześniej pracował w Polsce. Pracownik zachorował 27 stycznia 2025 r. Zaświadczenie lekarskie zostało wystawione na okres do 7 lutego 2025 r. Czy pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego? Jeśli tak, jak je obliczyć? Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości oraz dodatek specjalny wypłacany oprócz wynagrodzenia bez względu na nieobecności.

W opisywanej sytuacji trzeba przede wszystkim ustalić, czy upłynął tzw. okres wyczekiwania, czyli minimalny okres podlegania ubezpieczeniu chorobowemu przez pracownika. Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) osoba ubezpieczona obowiązkowo, czyli pracownik, nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Nie chodzi tu jednak o okres podlegania ubezpieczeniu tylko u aktualnego płatnika. Jak bowiem wynika z ust. 2 tego artykułu, do okresów ubezpieczenia chorobowego wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Zasada ta ma zastosowanie także do wynagrodzenia chorobowego w przypadku pracowników. W opisywanej sytuacji pracownik nabywa po raz pierwszy prawo do świadczeń chorobowych w nowym roku, a więc przez pierwsze 33 dni choroby będzie mu wypłacane właśnie wynagrodzenie chorobowe, a dopiero od 34. dnia – zasiłek chorobowy.

Przepisy wymieniają grupę osób, do których stosuje się wyjątkowo korzystne zasady nabywania prawa do świadczeń, ponieważ nie jest od nich wymagany okres wyczekiwania. Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy zasiłkowej od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego prawo do zasiłku chorobowego przysługuje:

  • absolwentom szkół lub uczelni albo osobom, które zakończyły kształcenie w szkole doktorskiej, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów albo zakończenia kształcenia w szkole doktorskiej;
  • jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy;
  • ubezpieczonym obowiązkowo, którzy mają wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego;
  • posłom i senatorom, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji.

W opisywanej sytuacji ubezpieczony nie spełnia żadnej z przesłanek pozwalających na wypłatę wynagrodzenia chorobowego bez uwzględnienia okresu wyczekiwania.

Przepisy unijne

Powstaje jednak pytanie, czy pracę w Niemczech, a więc okres ubezpieczenia z tego tytułu, można doliczyć do okresu ubezpieczenia w Polsce. Ubezpieczenie w Niemczech zakończyło się 31 grudnia 2024 r., a więc przerwa między niemieckim a polskim ubezpieczeniem nie przekroczyła 30 dni.

W analizowanej sytuacji z powodu zatrudnienia w Niemczech trzeba zastosować unijne przepisy zasadę wynikającą z art. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z nim właściwa instytucja państwa członkowskiego (w opisywanym przypadku – ZUS), której ustawodawstwo uzależnia m.in. nabycie prawa do świadczeń od spełnienia okresów ubezpieczenia, zatrudnienia, bierze pod uwagę w niezbędnym zakresie te okresy, tak jakby były to okresy spełnione na podstawie stosowanego przez nią ustawodawstwa.

Przywołać w tym miejscu należy również art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 instytucja właściwa (ZUS) kontaktuje się z instytucjami państw członkowskich, których ustawodawstwu zainteresowany również podlegał, w celu ustalenia wszystkich okresów spełnionych zgodnie z ich ustawodawstwem. Jak precyzuje ust. 2, odpowiednie okresy ubezpieczenia, pracy najemnej spełnione zgodnie z ustawodawstwem danego państwa członkowskiego są dodawane do okresów spełnionych zgodnie z ustawodawstwem każdego innego państwa członkowskiego, o ile jest to konieczne do celów stosowania art. 6 rozporządzenia 883/2004, pod warunkiem że okresy te nie pokrywają się.

W opisywanej sytuacji okresy te nie pokrywają się, a więc okres pracy w Niemczech można doliczyć do okresu pracy w Polsce, co pozwoliłoby na wypłatę wynagrodzenia chorobowego. Okresu tego ubezpieczenia nie poświadcza się zaświadczeniem od pracodawcy niemieckiego. Potwierdzenie następuje na poziomie instytucji ubezpieczeniowych, a więc między ZUS a niemiecką instytucją ubezpieczeniową. Płatnik powinien zatem zwrócić się w tej sprawie do ZUS. Dopóki ZUS nie potwierdzi okresów ubezpieczeniowych w Niemczech, płatnik nie powinien wypłacać wynagrodzenia chorobowego.

Gdyby płatnik wypłacił wynagrodzenie za czas choroby, a ZUS nie uzyskałby potwierdzenia ubezpieczenia, to byłoby to świadczenie nienależne. Nie mógłby jednak potrącić tej kwoty z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody, a więc w grę wchodziłoby jedynie dochodzenie jej na drodze sądowej. Dodatkowo w takiej sytuacji doszłoby do nadpłaty składki zdrowotnej po stronie płatnika, ponieważ za dni choroby pracownik nie powinien otrzymać żadnego wynagrodzenia, a skoro jego wynagrodzenie chorobowe okazałoby się nienależne, to i składka zdrowotna zostałaby nienależnie wpłacona do ZUS.

Dodatku specjalnego nie uwzględnia się w podstawie zasiłku

Jeśli jednak niemiecka instytucja ubezpieczeniowa potwierdzi okres ubezpieczenia pracownika, wynagrodzenie chorobowe należy obliczyć według ogólnych reguł przewidzianych dla zasiłków, zawartych w ustawie zasiłkowej.

W opisywanej sytuacji pracownik nie przepracował u pracodawcy nawet jednego miesiąca kalendarzowego, a więc trzeba zastosować art. 37 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. Zgodnie zaś z ust. 2, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego w takim przypadku stanowi wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości (tak jak w opisywanym przypadku).

Dodatek specjalny nie będzie uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku. Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. W opisywanym przypadku dodatek ten jest wypłacany także za czas choroby, a więc nie może być uwzględniony w podstawie zasiłku. ©℗

!Jeśli pracownik podlegał wcześniej ubezpieczeniu chorobowemu w innym państwie, do którego stosuje się unijne przepisy koordynacyjne, to pracodawca może je doliczyć do okresu wyczekiwania na świadczenie. Okres ubezpieczenia musi jednak potwierdzić zagraniczna instytucja ubezpieczeniowa.