Do 31 stycznia można zrezygnować z ZFŚS. Pracodawco, sprawdź, czy masz do tego prawo

W tym terminie muszą tylko poinformować o tym swoich pracowników. Jeśli tego nie zrobią, a jednocześnie nie będą naliczać odpisu na ZFŚS lub wypłacać świadczenia urlopowego, to narażają się na mandat lub grzywnę

Zgodnie z ogólną zasadą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku:

• co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa);
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tylko na wniosek zakładowej organizacji związkowej (zgodnie z art. 3 ust. 1c ustawy).

Wymienieni pracodawcy mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (zmniejszać go lub zwiększać), a także postanowić, że nie będą go tworzyć. W tym celu, zgodnie z art. 4 ust. 1 i 2 ustawy, muszą wprowadzić zmiany w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. W tym ostatnim przypadku, jeśli w firmie nie działa związek zawodowy, wymagana jest konsultacja z reprezentantem pracowników.

Ważne! Jedynie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe muszą tworzyć fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych i nie mogą z niego zrezygnować (art. 3 ust. 2–3 ustawy). Zmiany stanu zatrudnienia w ciągu roku będą wpływały jedynie na wysokość należnego odpisu.

Mniej niż 50 pracowników

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dobrowolnie utworzyć ZFŚS albo wypłacać raz w roku świadczenie urlopowe. Mogą więc samodzielnie zdecydować, że nie będą tworzyć ZFŚS i nie będą wypłacać świadczeń urlopowych. Nie trzeba tu konsultacji z załogą, ale muszą spełnić jeden warunek. Do 31 stycznia danego roku pracodawcy muszą poinformować o tym swoich pracowników. Mogą to zrobić w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. poprzez ogłoszenie na tablicy, w sieci intranet lub wręczając każdemu pracownikowi informację na piśmie. Dotyczy to pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy lub niemających obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania.

Brak powiadomienia pracowników oznacza, że w danym roku firma albo tworzy ZFŚS, albo wypłaca świadczenie urlopowe. Jeśli zawiadomi zatrudnionych wyłącznie o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, należy przyjąć, że decyduje się tworzyć fundusz socjalny. Natomiast informując tylko o nietworzeniu ZFŚS, decyduje się na wypłatę świadczeń urlopowych.

Sprawozdanie i plan

Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest ustalenie wysokości środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS na koniec roku kalendarzowego. Na dzień 31 grudnia 2024 roku musiał przeanalizować stan rachunku ZFŚS, uwzględniając wszystkie wpływy i wydatki poniesione w ciągu roku. Musiał również upewnić się, że wydatkowanie środków w minionym roku odbywało się zgodnie z przepisami prawa oraz regulaminem funduszu. Jest to kluczowy etap przygotowań, który pozwala uniknąć problemów związanych z niewłaściwym zarządzaniem funduszem w przyszłości. Niewykorzystane środki pracodawca powinien uwzględnić w planie finansowym na kolejny rok, który opracowuje w styczniu. Musi zaplanować, na jakie potrzeby socjalne przeznaczy środki w 2025 roku. Przykładowo, firma, która na 31 grudnia ma 20000 zł na rachunku ZFŚS, musi uwzględnić te środki w planie rzeczowo-finansowym na 2025 r., zgodnie z regulaminem funduszu.

W regulaminach często są zapisy, że komisja socjalna musi sporządzić roczne sprawozdanie z działalności socjalnej. Często podawany jest tam konkretny termin, np. „do 31 stycznia następnego roku kalendarzowego”. W styczniu osoby odpowiedzialne powinny więc opracować sprawozdanie z działalności za 2024 rok i plan na 2025 rok.

Aktualizacja regulaminu

Regulamin funduszu socjalnego wymaga regularnej aktualizacji, aby odpowiadał bieżącym potrzebom pracowników oraz obowiązującym przepisom prawa. Początek roku to dobry moment na to. Trzeba zweryfikować, czy zapisane w nim kryteria przyznawania świadczeń są zgodne z sytuacją życiową i materialną pracowników. Wszelkie zmiany w regulaminie należy uzgodnić z przedstawicielami załogi lub związkami zawodowymi. Ważne jest, aby te działania zakończyć przed podziałem środków w nowym roku.

Istotnym obowiązkiem jest też poinformowanie lub przypomnienie pracownikom o zasadach korzystania z ZFŚS. Informacje te mogą obejmować wysokość środków zgromadzonych w funduszu, zasady przyznawania świadczeń (w tym kryteria dochodowe) oraz ewentualne zmiany w regulaminie funduszu. Można to zrobić w formie pisemnej lub elektronicznej, organizując spotkania informacyjne lub umieszczając komunikaty w firmowych systemach informacyjnych. ©℗