W październiku 2021 r. jedna z pracownic była zatrudniana u jednego płatnika na podstawie dwóch umów zlecenia. Pierwsza umowa została zawarta na okres od 1 do 20 października, a druga – od 28 października do 31 grudnia 2021 r. Z tytułu tych umów wykonawczyni podlegała obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu. Jak tę osobę uwzględnić przy wypełnianiu ZUS IWA?

odpowiedź

W opisywanym przypadku płatnik powinien uwzględnić w ZUS IWA ubezpieczoną jako jedną osobę. Od treści zawartej w ZUS IWA, który zawiera informacje konieczne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, zależy wysokość składek, które płatnik będzie opłacał przez najbliższy rok składkowy, tj. od 1 kwietnia 2022 r. do 31 marca 2023 r.
Informację ZUS IWA składa się za rok kalendarzowy. Do końca stycznia 2022 r. należy więc przekazać informację za 2021 r. Płatnik przekazuje ją, o ile spełnia łącznie następujące warunki:
  • był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2021 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2022 r.;
  • w 2021 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;
  • 31 grudnia 2021 r. widniał w rejestrze REGON.
Nieprzerwane zgłoszenie w ZUS oznacza dla płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe sytuację, w której w każdym miesiącu minionego 2021 r. miał zgłoszoną do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. W konsekwencji z obowiązku składania informacji ZUS IWA za 2021 r. zwolniony jest podmiot, który w ani jednym miesiącu tego roku nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe (ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu).
Liczba zgłoszonych do ZUS
Drugi warunek dotyczy liczby ubezpieczonych. Aby stwierdzić, czy płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego odpowiednią liczbę osób, czyli co najmniej 10 ubezpieczonych, należy wykonać następujące kroki:
  • zsumować liczbę ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2021 r.;
  • wynik podzielić przez liczbę miesięcy, w których był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe.
Jeśli płatnik otrzyma wynik ułamkowy, to musi go zaokrąglić do pełnych liczb. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub zaokrągla w dół – jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. 9,49 do 9; z kolei 9,5 do 10).
Wymóg spełnienia warunku nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że liczba ta zawsze jest ustalana jako średnia z 12 miesięcy. [przykłady 1, 2]
Kogo zliczyć, kogo pominąć
Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych za poszczególne miesiące 2021 r. należy pamiętać o uwzględnieniu wszystkich ubezpieczonych, którzy w poszczególnych miesiącach tamtego roku podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Daną osobę uwzględnia się tylko raz, nawet jeśli w jednym miesiącu była zgłaszana do ubezpieczenia z różnych tytułów.
Przy obliczaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które:
  • podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu (np. osoby wykonujące pracę nakładczą);
  • cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
  • nie podlegają już w danym miesiącu (nawet przez jeden dzień) ubezpieczeniom społecznym – w tym ubezpieczeniu wypadkowemu, za które w raporcie imiennym za ten miesiąc płatnik rozlicza jeszcze składki lub wykazuje świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. [przykłady 3, 4, 5]

przykład 1

Trzeba zaokrąglić
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą samodzielnie był zgłoszony w ZUS jako płatnik składek przez cały 2021 r. bez przerwy. W ciągu poszczególnych miesięcy tego roku zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego:
Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba ubezpieczonych 15 15 14 14 14 12 12 12 12 10 10 10
Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2021 r. wyniosła 150. W związku z tym liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 150 : 12 = 12,5.
Otrzymany wynik należy zaokrąglić do 13 (liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5).

przykład 2

Rejestracja w trakcie roku
Spółka z o.o. zgłosiła się jako płatnik składek od 1 września 2021 r. Do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych zgłosiła 10 pracowników i tak było do końca roku. Płatnik nie składa informacji ZUS IWA za 2021 r., ponieważ nie był nieprzerwanie zarejestrowany jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe w 2021 r.
Emerytury stażowe kosztowne dla systemu i ubezpieczonych
Emerytury stażowe kosztowne dla systemu i ubezpieczonych

Zobacz również

przykład 3

Urlop bezpłatny
Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym od 20 czerwca do 16 sierpnia 2021 r. W związku z tym, że w lipcu 2021 r. pracownik nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień, to przy ustalaniu liczby ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w lipcu płatnik nie powinien uwzględniać tego pracownika.

przykład 4

Różne tytuły
Pracownik w styczniu 2021 r. podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu u jednego płatnika, lecz z dwóch tytułów: od 1 do 14 stycznia 2021 r. – z umowy zlecenia, a od 23 stycznia – z umowy o pracę. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w styczniu płatnik powinien uwzględnić tego pracownika jako jednego ubezpieczonego.

przykład 5

Pracownica na wychowawczym
Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym od 30 września 2021 r. Ponieważ we wrześniu 2021 r. przez jeden dzień podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu, płatnik w tym miesiącu powinien ją wliczyć do liczby ubezpieczonych. Natomiast pomija ją w kolejnych miesiącach, tj. od października do grudnia, kiedy ze względu na urlop wychowawczy w ogóle nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu.©℗
Jak wypełnić formularz
Informacja ZUS IWA składa się z siedmiu bloków, z których płatnik składek wypełnia sześć (ostatni blok to adnotacje ZUS).
•Blok I. Dane organizacyjne
W polu 01 wpisuje się identyfikator informacji ZUS IWA, tj. numer/rok; jeżeli jest to pierwszorazowa informacja, wówczas wpisuje się 01 2021.
Pole 02 jest miejscem na sześcioznakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek.
Pól od 03 do 05 się nie wypełnia.
Pole 06 wypełnia płatnik, który składa ZUS IWA korygującą, gdyż otrzymał z ZUS informację o błędach; wpisuje się tu znak i numer decyzji pokontrolnej.
•Blok II. Dane identyfikacyjne płatnika składek
Wypełnia się, przenosząc dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA, we wniosku CEIDG-1 lub we wniosku o wpis do KRS oraz NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym (NIP, REGON, a w przypadku osoby fizycznej – PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia płatnika składek).
•Blok III. Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego
Tu ujmuje się liczbę osób ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego ustaloną według wyżej opisanych zasad (np. 13 – w przypadku płatnika z przykładu 1).
•Blok IV. Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki
Powyższy blok składa się z czterech pól. Pole 01 – wpisuje się pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności według PKD, ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia 2021 r.
Pole 02 – wpisuje się liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2021 r.; w tym polu uwzględnia się pracowników poszkodowanych w wypadkach przy pracy, którzy zostali zarejestrowani w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2021 r., innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu (np. zleceniobiorców) poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2021 r. (istotna jest data zaewidencjonowania zdarzenia w rejestrze wypadków lub sporządzenia karty wypadku, a nie data samego wypadku); w liczbie poszkodowanych ujmuje się także tych, którym ZUS nie przyznał zasiłku wypadkowego czy innych świadczeń; jeśli wypadków nie było, wpisuje się cyfrę 0.
Pole 03 – wpisuje się liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich w 2021 r. (zasady uwzględniania osób j.w.); w razie braku takich wypadków wpisuje się cyfrę 0.
Pole 04 – wpisuje się liczbę osób zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia 2021 r.; ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy; danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz.
•Blok V. Adres do korespondencji płatnika składek
Wpisuje się m.in. pełny adres, tj. kod pocztowy miejscowości, jej nazwę, nazwę ulicy, numer domu, lokalu – jeśli taki jest (w razie braku zostawia się puste pole), adres poczty elektronicznej.
•Blok VI. Oświadczenie płatnika składek
Podaje się datę wypełnienia informacji (dzień/miesiąc/rok), składa się podpis (płatnik lub osoba przez niego upoważniona) i umieszcza się także pieczątkę płatnika, jeśli płatnik ją ma.
•Blok VII. Adnotacje ZUS
Jak już wspomniano wcześniej, jest wypełniany przez pracownika organu.
Płatnik musi przekazać ZUS IWA w takiej samej formie, w jakiej przekazuje inne dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli więc przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych, to również informacja ZUS IWA powinna być tak przekazana.
Jeśli płatnik składek przekaże do ZUS informację ZUS IWA za ostatnie trzy lata kalendarzowe (tj. za 2019 r., 2020 r. i 2021 r.), to nie musi samodzielnie ustalać stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Zrobi to za niego ZUS. Informację w tej sprawie płatnik otrzyma do 20 kwietnia. Będzie ona także na koncie PUE ZUS płatnika.
Błędy do skorygowania
Informację ZUS IWA, która została wypełniona nieprawidłowo, należy skorygować, tak jak wszystkie błędnie sporządzone dokumenty ZUS. Korektę ZUS IWA płatnik przekazuje do ZUS w ciągu siedmiu dni od momentu, gdy:
  • sam stwierdził nieprawidłowości w informacji po jej złożeniu;
  • otrzymał zawiadomienie z ZUS o stwierdzeniu nieprawidłowości.
W tym drugim przypadku płatnik składa korektę informacji ZUS IWA:
  • nie później niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, gdy taka została wydana;
  • nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli, gdy podczas kontroli ujawniono błędy. ©℗
Podstawa prawna
•art. 28, art. 31–33 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1205; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1205)