Jak oskładkować i rozliczyć z ZUS premie i nagrody roczne

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, jak również
• przychodów wymienionych w par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe).

Podstawa wymiaru składek

O tym, czy dana należność, wypłata pieniężna lub świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych, rozstrzygają organy podatkowe. Odwołując się więc do zasad prawa podatkowego, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Co trzeba uwzględnić

Konkretyzując źródło, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Obejmują one w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika. Do przychodów tych zalicza się również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub częściowo odpłatnych.

Przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym, przy czym tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to powodować obowiązek zwiększenia jego przychodu.

Ważne różnice

Premie są składnikami uzupełniającymi wynagrodzenie zasadnicze i mają zwykle charakter motywacyjny. Rodzaje premii, wysokość, warunki nabywania prawa, terminy wypłaty, sposób ustalania powinien określać regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy, a jeśli pracodawca nie ma takich aktów płacowych – umowa o pracę. To pracodawca kształtuje zasady premiowania, przy czym muszą one być sformułowane w sposób jasny, jednoznaczny i możliwy do weryfikacji. W konsekwencji można wyróżnić premie wynikowe, w szczególności premie uzależnione od spełnienia określonych norm jakościowych, ilościowych, wydajnościowych, frekwencyjnych lub realizacji konkretnych zadań.

Natomiast nagrody nie stanowią składników wynagrodzenia, lecz inne świadczenia ze stosunku pracy i powinny mieć charakter wyłącznie uznaniowy. Kwestia nagród została uregulowana w art. 105 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie obowiązków pracowniczych, przejawianie inicjatywy w pracy oraz podnoszenie jej wydajności i jakości w sposób szczególny przyczyniają się do wykonywania zadań zakładu pracy, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Oznacza to, że nagrody mają charakter świadczeń wyjątkowych, przyznawanych za zachowania i rezultaty wykraczające poza zwykłe, codzienne obowiązki pracownicze. Nagrody powinny być zatem adresowane do pracowników wykonujących swoje obowiązki w sposób ponadprzeciętny, co wyklucza ich powszechny charakter, systematyczność wypłaty oraz obejmowanie nimi wszystkich lub znacznej części załogi.

Świadczenia

Można podzielić premie i nagrody ze względu na długość okresu, za jaki przysługują, np. miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne.

Mogą też być wypłacane za konkretne osiągnięcia, szczególne dokonania i wtedy nie można im przypisać okresowości.

Takie premie cykliczne mogą być wypłacane w innym okresie niż ten, za który przysługują, np. premia miesięczna jest wypłacana 10. dnia miesiąca następnego, roczna – do 15 marca lub kwietnia roku następnego.

Premie za dłuższe okresy, np. roczne, mogą być wypłacane zaliczkowo, czyli zwykle w dwóch terminach, najpierw pierwsza część jako zaliczka, a następnie kolejna część jako rozliczenie.

Zdarza się też, z różnych powodów, że pracodawcy przekraczają przyjęte w umowach czy regulaminach terminy wypłacania premii i dokonują wypłat w innym miesiącu czy nawet roku.

Te aspekty mają wpływ na rozliczanie składek.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Przysługuje pracownikom jednostek sfery budżetowej na podstawie odrębnej ustawy. Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Zatem trzynastka też jest rodzajem premii rocznej, gdzie jedynym kryterium nabycia prawa do niej jest przepracowanie pełnego roku (lub przynajmniej sześciu miesięcy) rozumiane jako faktyczne świadczenie pracy. Trzynastka gratyfikuje więc pracowników za frekwencję w pracy.

Trzynastki za dany rok kalendarzowy wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie (chyba że z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy – wtedy wynagrodzenie roczne wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy).

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jako przychód ze stosunku pracy stanowi podstawę wymiaru składek na wszystkie ubezpieczenia.

Deklaracja i imienne raporty miesięczne

Wszystkie przychody, w tym premie, nagrody, dodatkowe wynagrodzenie roczne, pracodawca jako płatnik składek musi na bieżąco rozliczać z ZUS. Płatnik jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy systemowej obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.

Rozliczenie składek oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków podlegających zaliczeniu na poczet składek następuje w zbiorczej deklaracji rozliczeniowej – ZUS DRA. Razem z deklaracją, płatnik składek przekazuje do ZUS również imienne raporty miesięczne zawierające m.in.:

• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe,
• dane o podstawie wymiaru składek,
• kwotę składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,
• podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki.

W przypadku każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat, stanowiących podstawę wymiaru składek. Składki te wykazuje w raporcie (lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym) oraz w deklaracji (i deklaracji rozliczeniowej korygującej) – za okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy. Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, płatnik uwzględnia ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, czyli tzw. limit trzydziestokrotności.

Metoda kasowa

Przy rozliczaniu należnych składek obowiązuje więc tzw. metoda kasowa. Według niej obowiązek w zakresie poboru i odprowadzenia składek powstaje w miesiącu uzyskania przez pracownika przychodu, tj. wypłacenia lub postawienia do jego dyspozycji, a w przypadku świadczenia nieodpłatnego – w miesiącu faktycznego otrzymania. Nie ma tu znaczenia, za jaki okres te należności lub świadczenia przysługują. Stanowisko to potwierdza również ZUS interpretacji indywidualnej z 1 lipca 2025 r. (sygn. DI/200000/43/546/2025).

Przedmiotem rozważań ZUS była sytuacja, że pracodawca wypłacił premię roczną w dwóch częściach, w różnych terminach, połowę premii w czerwcu, a drugą ratę w grudniu. W związku z takim sposobem wypłaty pracodawca miał wątpliwości dotyczące zasad jej rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Twierdził on, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne powinien uwzględniać wartość 1/12 wypłaconej pracownikowi premii rocznej należnej za ubiegły rok, przyjmując, że w każdym miesiącu uwzględniana byłaby 1/12 premii wypłaconej pracownikowi w grudniu, z całkowitym pominięciem wartości premii wypłaconej do 10 czerwca kolejnego roku.

ZUS wyjaśnił, że „przy ustaleniu podstawy wymiaru składek nie ma znaczenia, jakie wynagrodzenie pracownik powinien otrzymać zgodnie z umową czy przepisami wewnątrzzakładowymi obowiązującymi u danego pracodawcy. Warunkiem uwzględnienia danego składnika wynagrodzenia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, będącego przychodem ze stosunku pracy, jest jego faktyczna wypłata bądź postawienie do dyspozycji pracownika”. Ponadto uznał, że: „jeśli więc część premii rocznej (po 50 proc. wartości premii rocznej) zostanie wypłacona do 10 czerwca oraz do 10 grudnia danego roku kalendarzowego, to ta część premii jako przychód pracownika ze stosunku pracy osiągnięty w danym miesiącu, będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w miesiącu wypłaty premii. Reasumując, składki na ubezpieczenia społeczne pracowników oblicza się od sumy wszystkich wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu, także wówczas, gdy wypłaty dotyczą zupełnie różnych okresów”. [przykłady 1–3 s. D1]

ZUS RPA

Najczęściej składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, w tym trzynastki, są wypłacane dopiero w roku następnym. Warto więc podkreślić, że poza bieżącym raportem miesięcznym ZUS RCA pracodawca musi jeszcze wypełnić i złożyć w ZUS za pracownika dodatkowy raport rozliczeniowy tj. ZUS RPA. Raport ten składa się wtedy, gdy w danym miesiącu pracodawca wypłaca składnik wynagrodzenia podlegający oskładkowaniu, należny za inny rok kalendarzowy. ©℗