Cyfrowe zaświadczenie z ZUS przyspieszy ocenę zdolności kredytowej firmy

– Nowelizacja z 12 września 2025 r. do u.s.u.s. (zmiana art. 45 i dodanie ust. 28–31 do art. 50) dotyczy uproszczenia udostępniania danych z konta płatnika składek – wskazuje Andrzej Radzisław, radca prawny w Kancelarii Goźlińska, Petryk i Wspólnicy. Wyjaśnia on, że płatnik składek za jednorazową zgodą będzie mógł od 1 listopada 2026 r. upoważnić ZUS do ujawnienia jego danych takich jak: NIP, REGON, okres rozliczeniowy, stan rozliczeń należnych składek, do poboru których uprawniony jest ZUS (czyli składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych). I dodaje, że informacja o rozliczeniach płatnika będzie udostępniana bankom, instytucjom finansowym, instytucjom kredytowym oraz instytucjom pożyczkowym. Ma być ona zapisywana na koncie płatnika i udostępniana wskazanym instytucjom w formie elektronicznej – tłumaczy Andrzej Radzisław.

Uwaga! Przekazywanie danych będzie się odbywało z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa oraz zasad ochrony danych osobowych. Zgoda płatnika składek, uprawniająca do jednorazowego dostępu do określonych informacji, zostanie zapisana na jego koncie w systemie ZUS i może zostać udzielona w jednym z dwóch trybów:

1) pośrednio – osobie lub podmiotowi uprawnionemu wraz z wnioskiem o udostępnienie danych przekazywanym do ZUS, lub

2) bezpośrednio – samemu ZUS.

Identyfikacja podmiotów, na rzecz których zgoda jest udzielana, odbywać się będzie z wykorzystaniem:

• imienia i nazwiska oraz numeru PESEL – w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, a w razie braku numeru PESEL – serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu;
• nazwy oraz numeru NIP albo REGON – w przypadku innych podmiotów niż osoby fizyczne.

Uwaga! Zgoda płatnika zapisywana jest w systemie informatycznym ZUS, co nadaje jej charakter dowodowy i umożliwia śledzenie historii udostępnień. Jest ona jednorazowa, co wzmacnia kontrolę nad obiegiem danych i ogranicza ryzyko nadużyć. Zmiana ma charakter systemowy i stanowi przykład cyfrowego zaświadczenia, które zastępuje tradycyjny dokument papierowy. Jak wskazuje mec. Andrzej Radzisław, wprowadzone rozwiązanie należy ocenić jako trafne, gdyż umożliwi instytucjom finansowym znacznie szybszą ocenę kondycji płatnika składek oraz podjęcie decyzji o udzieleniu mu kredytu lub pożyczki, o które występuje.

Potrzeba zmian

Ocena zdolności kredytowej stanowi jeden z kluczowych elementów systemu zarządzania ryzykiem w działalności bankowej i jest warunkiem udzielenia finansowania. W tym celu bank zobowiązany jest do zbadania szeregu aspektów dotyczących sytuacji finansowej, majątkowej i organizacyjnej wnioskodawcy. Przedsiębiorca ubiegający się o kredyt musi zatem przedstawić instytucji kredytującej zestaw dokumentów i informacji potwierdzających jego wiarygodność ekonomiczną, w tym zaświadczenia z urzędów i instytucji publicznych – zwłaszcza z ZUS – dotyczące niezalegania w opłacaniu składek bądź stanu rozliczeń na koncie płatnika.

Obecnie pozyskiwanie takich informacji wymaga od przedsiębiorcy wystąpienia z odrębnym wnioskiem, oczekiwania na jego rozpatrzenie i przekazania dokumentów do banku, co powoduje zwłokę i obciąża zarówno wnioskodawcę, jak i instytucję finansową. W konsekwencji procedura oceny zdolności kredytowej jest procesem wieloetapowym i administracyjnie uciążliwym.

Automatyzacja procesów w ZUS

Sytuacja ta zmieni się od 1 listopada 2026 r. Tego dnia wejdzie w życie nowelizacja. Udostępnienie cyfrowego dostępu do danych z ZUS – uruchamianego za jednorazową zgodą przedsiębiorcy – umożliwi automatyczne pobranie niezbędnych informacji przez bank, co znacząco skróci czas analizy kredytowej, podniesie jej rzetelność oraz ograniczy obciążenia po obu stronach procedury.

Analogicznie elektroniczny dostęp do informacji o płatniku składek, udzielany za jego zgodą, stanie się istotnym narzędziem usprawniającym procedurę KYC (Know Your Customer), wprowadzając element automatyzacji i zwiększając wiarygodność danych wykorzystywanych przez instytucje obowiązane. Przypomnijmy, że procedura KYC obejmuje m.in. instytucje finansowe, biura rachunkowe i podmioty handlujące dziełami sztuki, które muszą regularnie pozyskiwać od klientów aktualne dane i dokumenty potwierdzające legalne źródło środków oraz transparentność ich działalności.

Likwidacja obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń

Drugą deregulację stanowi uchylenie art. 36 ust. 8 u.s.u.s. Przepis ten mówi, że w wypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres pięciu lat.

– Dokumenty zgłoszeniowe są przekazywane do ZUS w formie dokumentu elektronicznego i nie ma potrzeby przechowywania zgłoszenia w formie papierowej – uważa Andrzej Radzisław. I dodaje, że ta zmiana ma charakter porządkujący i likwidujący zbędną papierologię w dobie dokumentów elektronicznych. Systemy ZUS, w tym program Płatnik oraz portal eZUS, pełnią dziś funkcję archiwum danych i gwarantują integralność zgłoszeń.

Warto wskazać, że w toku konsultacji społecznych projekt uzyskał pełne poparcie organizacji przedsiębiorców (Konfederacja Lewiatan) oraz Związku Zawodowego Inspektorów Kontroli ZUS. Zniesienie obowiązku przechowywania dokumentów oznacza realne zmniejszenie kosztów administracyjnych, oszczędność czasu oraz pozytywny wpływ na środowisko.

Nowelizacja ta wejdzie w życie 4 listopada 2025 r.

Wydawanie zaświadczeń przez ZUS

Celem nowelizacji k.p. jest wprowadzenie ogólnej zasady wliczania do stażu pracy – od którego zależą uprawnienia pracownicze – m.in. okresów wykonywania działalności pozarolniczej, umów cywilnoprawnych, a także pracy w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych. Zmiana ta ma zlikwidować dotychczasową nierówność między osobami zatrudnionymi na podstawie stosunku pracy a osobami wykonującymi te same obowiązki zawodowe w innych formach organizacyjnych i prawnych. Ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r.

Zaświadczenie z ZUS stanie się dowodem o charakterze urzędowym, potwierdzającym okresy opłacania składek, podlegania ubezpieczeniom lub korzystania ze zwolnienia. Dzięki temu dokumentowi pracownik będzie mógł udowodnić pracodawcy okresy aktywności zawodowej, które dotychczas nie były uwzględniane w stażu pracy.

Centralnym elementem systemu weryfikacji okresów zawodowej aktywności będzie zaświadczenie wydawane przez ZUS. Nowelizacja zakłada, że to właśnie dokumenty ZUS staną się podstawowym dowodem wliczenia określonych okresów do stażu pracy, od którego zależą prawa pracownicze.

Trzy kategorie

ZUS będzie wydawał zaświadczenia o:

1) opłaceniu składek – m.in. dla osób prowadzących działalność gospodarczą, osób współpracujących oraz przedsiębiorców, którzy zawieszali działalność w celu opieki nad dzieckiem. Zaświadczenie to będzie obejmować okresy, za które składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe zostały opłacone.

2) podleganiu ubezpieczeniom społecznym – m.in. dla osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, świadczenia usług), a także członków spółdzielni i osób współpracujących. ZUS potwierdzi w nim, że dana osoba była objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi.

3) podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu – m.in. dla osób korzystających z „ulgi na start”, które w okresie zwolnienia z obowiązku ubezpieczeń społecznych podlegały wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Forma i tryb uzyskiwania dokumentów w ZUS

Nowy art. 302² k.p. wprowadza elektroniczny tryb uzyskiwania dokumentów z ZUS. Wniosek o wydanie zaświadczenia będzie składany wyłącznie w formie elektronicznej, za pomocą profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS (poprzez PUE ZUS). Zakład będzie zobowiązany do wydania dokumentu bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu kompletnego wniosku. Nowelizacja przewiduje pełną automatyzację obiegu dokumentów – co ograniczy konieczność gromadzenia papierowych potwierdzeń przez pracowników oraz usprawni proces weryfikacji danych przez pracodawców.

Problemy praktyczne

Z uzasadnienia projektu wynika, że:

• tylko osoby prowadzące działalność (a więc płatnicy własnych składek) mają na koncie ewidencję składek „opłaconych”,
• w przypadku osób zatrudnionych lub zleceniobiorców ZUS ewidencjonuje składki „należne” niezależnie od tego, czy praco dawca faktycznie je opłacił.

Dlatego została przyjęta zasada, że do stażu pracy wliczane będą okresy, za które składki zostały opłacone lub które były zwolnione z obowiązku ich uiszczania (np. w ramach „ulgi na start”). ©℗