Dysponowanie firmowym samochodem rodzi pokusę wyjazdu nim na urlop. Czy zatem można pojechać na wakacje służbowym samochodem, zwłaszcza za granicę?
Można, ale konieczne jest posiadanie nie tylko dowodu rejestracyjnego, ale również dokumentu świadczącego o prawie do korzystania z pojazdu.
Jeżeli auto nie jest zarejestrowane na nazwisko osoby, która je prowadzi, kontrola ruchu drogowego może sprawdzić, czy kierujący ma prawo do jego użytkowania. A wyjazd autem służbowym za granicę wymaga uzyskania przez pracownika zgody od właściciela pojazdu. Jeśli firma posiada własną flotę samochodową, pracownik musi uzyskać zgodę od upoważnionej do tego osoby. Jeśli natomiast samochody są leasingowane lub wynajmowane, to taką zgodę posiadacz powinien otrzymać od prawnego właściciela pojazdu, który jest wpisany w dowodzie rejestracyjnym, czyli leasingodawcy, bądź od firmy wynajmującej. Niektóre kraje, zwłaszcza te z kierunku wschodniego, mogą wymagać upoważnienia potwierdzonego notarialnie, poświadczonego przez tłumacza przysięgłego.
Używanie przez pracowników samochodów służbowych regulowane jest w tzw. polityce flotowej. Jeśli więc firma nie traktuje auta wyłącznie jako narzędzia pracy, ale jako bonus, który ma nam służyć w różnych prywatnych sytuacjach, wówczas możemy jechać nim na wakacje. Przywilej ten często zależy od stanowiska. Warto zatem zapoznać się ze szczegółowymi prawami, obowiązkami oraz odpowiedzialnością, jaka spoczywa w takiej sytuacji na użytkowniku samochodu.
Kolejna sprawą, o której musi pamiętać pracownik korzystający z firmowego samochodu, są kwestie związane z kosztami jego eksploatacji. Firma może pokrywać w całości wszystkie koszty np. paliwa, także użytego do celów prywatnych. Może się jednak okazać, że wszelkie koszty pokrywa sam pracownik lub są one ograniczone i rozliczane na podstawie specjalnie wprowadzonych przez właściciela auta kart paliwowych. Takie uregulowania powinny być precyzyjnie zapisane w polityce flotowej firmy. Również te, które dotyczą ewentualnych szkód powstałych z winy kierowcy. Najczęstsza polityka flotowa jest taka, że koszty naprawy samochodu pokrywane są z polisy ubezpieczeniowej. Ale pamiętajmy, iż w niektórych sytuacjach firma ubezpieczeniowa ma prawo odmówić wypłaty odszkodowania. Dotyczy to zwykle prowadzenia auta w stanie nietrzeźwości czy ucieczki kierowcy z miejsca wypadku, a także awarii samochodu wynikającej z nieprawidłowej eksploatacji. Pracownik może wtedy zostać obciążony kosztami napraw.
I najważniejsza rzecz – czy w przypadku awarii auta czy nieprzewidzianego zdarzenia na drodze otrzymamy taki serwis, który zapewni np. powrót do kraju.