Elektroniczny obieg dokumentów, internet dla szkół, terminale do płatności online w gminach. Resorty cyfryzacji i rozwoju prześcigają się w pomysłach nowych rozwiązań. Tylko czy nowinki się przyjmą?
Do końca lata mają być przedstawione szczegóły projektu EZD RP, czyli jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji rządowej, który ma być dostępny także dla samorządów. I wreszcie wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów z prawdziwego zdarzenia. EZD RP to połączenie już wdrożonego i coraz popularniejszego w samorządach systemu opracowanego w urzędzie wojewody podlaskiego – EZD PUW. W systemie tym funkcjonuje już cała sieć współpracujących ze sobą urzędów rządowych, samorządowych oraz uczelni wyższych. Do prac nad nim włączono Centralny Ośrodek Informatyki oferujący system eDOK. – W efekcie ma powstać jeden standard, który nie będzie obowiązkowy do zastosowania, ale który ma być dostępny dla wszystkich urzędów rządowych i samorządowych, tak by była szansa ujednolicenia pracy. Ma mieć otwarte API, czyli dostęp do kodu źródłowego, dzięki czemu każdy urząd będzie mógł go dostosować do swoich potrzeb – tłumaczy Krzysztof Szubert, doradca ministra cyfryzacji ds. e-administracji. EZD ma być dostępny dla wszystkich platform i systemów.
Budowany jest w technologii chmurowej. Wszystko po to, by urzędy skłonić do wprowadzenia e-obiegu dokumentów. Faktycznego, bo choć w administracji rządowej i samorządowej takich systemów wdrożono już wiele, to – jak wynika choćby z ostatniego badania „Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej” – 6 na 10 urzędów samorządowych stosuje tradycyjny system obiegu dokumentacji, jedynie wspomagany wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych. Wciąż ten papierowy archaiczny sposób wykorzystuje się jako podstawowy do załatwiania spraw. Tylko w 5 proc. urzędów samorządowych całkowicie zrezygnowano z papierowych dokumentów.
– Przestawienie się na powszechny obieg elektroniczny jest potrzebne, ale to nie będzie proste, bo stosowanych rozwiązań jest bardzo dużo i nowy system nie tyle powinien je zastąpić, ile się z nimi połączyć i odpowiednio przekierowywać treści – tłumaczy dr Jan M. Czajkowski, ekspert Związku Miast Polskich ds. cyfryzacji. – Samorządy mogą próbować dostosować udostępniony przez rząd system do własnych potrzeb, ale e-obieg musi być ściśle powiązany ze strukturą danego urzędu, z wypracowanymi procesami – dodaje.
O tym, że takie procesy nie są proste do wdrożenia, wie już rynek komercyjny.– Najszybciej przyjmują się najprostsze rozwiązania. Typu „jeden guzik i mam to w e-mailu”, czyli takie, które pozwalają bardzo intuicyjnie zastąpić pracę z papierem materialnym na wirtualny – tłumaczy Dariusz Szwed, ekspert ds. rynku usług biurowych w Canon Polska. – Tam, gdzie próbujemy zaimplementować od razu więcej rozwiązań, zawsze pojawia się opór lub niechęć. Ale to jest zrozumiałe, bo przecież zmieniamy ludziom środowisko pracy. Problemy wynikają nie tylko z kwestii merytorycznych, ale także mentalnych. Tam, gdzie jest papier, tam jest poczucie, że pracownik ma większe znaczenie, jest analitykiem, decydentem. Pojawieniu się elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji towarzyszy obawa, że wpływ danej jednostki się zmniejszy. Choć oczywiście jest to tylko złudzenie – zapewnia Szwed i dodaje, że równolegle e-obieg daje konkretne oszczędności:
– Chodzi nie tylko o czas procedowania dokumentu, ale też o to, co nazywamy „wait-time”, czyli czas, kiedy dokument leży i czeka na swoją kolej. Przy elektronicznym obiegu mamy lepsze zarządzanie, a więc i ten okres ulega znacznemu skróceniu – tłumaczy Dariusz Szwed i doradza, by przy wprowadzaniu takiego rozwiązania w samorządach zaoferować system jak najprostszy, najbardziej intuicyjny i podobny wręcz do pracy z papierem.
Doktor Czajkowski wysoko ocenia inny pomysł, którego pilotaż właśnie się rozpoczął w 200 gminach. Staną w nich terminale umożliwiające klientom urzędów dokonywanie płatności bezgotówkowych. – To, że jest to pilotaż i że oferuje usługę bezpłatnie dla samorządów, i to taką, której do tej pory w wielu z nich w ogóle nie było, a która jest naprawdę potrzebna, powoduje, że ta koncepcja to wzorcowy przykład cyfryzacji samorządów – uważa ekspert.
Nie wiadomo jeszcze, czy uda się wdrożyć pomysł sfinansowania przez pierwszy rok utrzymania sieci szerokopasmowej we wszystkich szkołach z budżetu państwa. Wciąż trwają wyceny procesu scyfryzowania szkół i od nich zależy, czy i tu rząd będzie w stanie wyręczyć samorządy – przynajmniej na chwilę.
