Eksperci szacują, że dostosowanie systemów finansowo-księgowych jednostek samorządu terytorialnego do faktur elektronicznych wyniesie od kilku do kilkuset tysięcy złotych. Po wdrożeniu pojawią się jednak oszczędności. Projekt założeń ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych przedstawiło właśnie Ministerstwo Rozwoju. Przewiduje on m.in., że wykonawcy i zamawiający będą mogli wystawiać, wysyłać i odbierać drogą elektroniczną dokumenty związane z realizacją zamówień publicznych. Ponadto wykonawcy będą mogli wystawiać i wysyłać, a zamawiający będą musieli przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne związane z realizacją zamówień publicznych. Chodzi o takie, które będzie można automatycznie przekazywać i przetwarzać w systemach finansowo-księgowych. Jednym z głównych adresatów projektu założeń są jednostki samorządu terytorialnego jako zamawiający w przetargach. ©?
Projekt ma m.in. eliminować negatywne zjawiska dotyczące e-fakturowania, np. brak wykorzystania takich systemów w zamówieniach publicznych przez sektor publiczny, w tym gminy i miasta. Projekt ma też zmniejszyć koszty związane z fakturowaniem tradycyjnym, papierowym, a także zużyciem np. prądu. Projektodawcy chcą też wyeliminować błędy, które wynikają z przetwarzania dokumentów papierowych.
Zmiany wynikają z konieczności implementacji przez Polskę dyrektywy 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych, która weszła w życie 27 maja 2014 r. Państwa członkowskie mają obowiązek ją wdrożyć do swoich systemów prawnych do 27 listopada 2018 r.
Obecne przepisy ustawy o VAT również pozwalają na wystawienie i przyjmowanie e-faktur, ale wymagana jest m.in. akceptacja odbiorcy (np. zamawiających z sektora finansów publicznych). Jak pokazuje jednak statystyka gminy, powiaty i województwa prawie w ogóle nie korzystają z e-fakturowania. Prawie 75 proc. samorządów w ogóle nie odbiera e-faktur przez e-mail, a z przyjmowaniem ich w formie zautomatyzowanej (czyli takiej, jaką przewiduje dyrektywa) jest jeszcze gorzej. Prawie 95 proc. JST nie przyjmuje bowiem e-faktur do swoich systemów finansowo-księgowych. Ustawa o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych ma więc przyczynić się do poprawy sytuacji.
Nie ma ucieczki
Zdaniem Michała Borowskiego, starszego menedżera w Crido Taxand, samorządy nie będą mogły dalej uciekać od wdrożenia e-fakturowania. Z kolei Andrzej Kapczuk, doradca podatkowy i wspólnik w Thedy & Partners, przyznaje, że koncepcja podatkowej cyfryzacji jest ze wszech miar słuszna. Wpisują się w nią choćby obowiązkowe faktury elektroniczne, a docelowo także centralna baza faktur (nad którą pracuje obecnie Ministerstwo Finansów). Ekspert uważa jednak, że rozpoczynanie wdrażania e-fakturowania w jednostkach sektora publicznego może budzić wątpliwości, ponieważ w tym przypadku trudno mówić np. o zwiększonym ryzyku nadużyć finansowych, w tym podatkowych. A tym negatywnym zjawiskom dla budżetu państwa powinny w pierwszym rzucie przeciwdziałać e-faktury. – Co więcej, JST dotknięte są teraz innymi kwestiami wpływającymi na konieczność poniesienia w najbliższym czasie istotnego wysiłku administracyjnego i organizacyjnego, a także finansowego. Chodzi o centralizację VAT w gminach czy wdrożenie jednolitego pliku kontrolnego (JPK) od lipca tego roku – mówi Andrzej Kapczuk.
Króluje papier, ale elektronika go wypiera
– Wdrożenie e-fakturowania będzie kolejnym wyzwaniem dla samorządów – uważa Wojciech Gede, menedżer z PwC. Zwraca uwagę na konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych w każdej gminie, jej jednostce i zakładzie budżetowym. – Może to być problematyczne dla wielu jednostek, ponieważ dość często gminy korzystają z innych systemów niż ich jednostki czy zakłady – przyznaje Wojciech Gede. Andrzej Kapczuk dodaje, że wiele jednostek samorządu dysponuje już nowoczesnymi i zintegrowanymi systemami finansowo-księgowymi, ale są też takie gminy, dla których nadal w niektórych obszarach ewidencyjnych przysłowiowy papier i ołówek są niezastąpione. – Część gmin prowadzi np. rejestry VAT w formie papierowej – wtóruje Michał Borowski.
Z uzasadnienia założeń projektu wynika z kolei, że znakomita większość jednostek publicznych nie przyjmuje obecnie e-faktur ustrukturyzowanych, a więc np. firma nie może wysłać do gminy e-faktury bezpośrednio ze swojego systemu finansowo-księgowego. Po zmianach ma to być możliwe, oczywiście w zakresie zamówień publicznych. Niewykluczone jednak, że część samorządów przy okazji w ogóle wdroży w swoim oprogramowaniu moduły do obsługi e-faktur. Takie plany ma przykładowo Łódź. – Miasto już dysponuje nowoczesnym programem informatycznym dla obsługi kancelaryjnej – zapewnia Grzegorz Gawlik z biura rzecznika prasowego prezydenta miasta Łodzi.
Jest też w trakcie realizacji ogłoszonego przetargu na zakup zintegrowanego systemu finansowo-księgowego, w którym przewidziana została funkcjonalność polegająca na przyjęciu i obsłudze faktur elektronicznych.
Wprowadzenie e-fakturowania nie przeraża również mniejszych gmin.
Zapytany o to wójt Cekcyna Jacek Brygman mówi, że małe samorządy powinny sobie poradzić z wprowadzeniem systemu, gdyż nie może to być bardziej skomplikowane niż dotychczas używane narzędzia. Skarbnik gminy nie chce jednak wyprzedzać faktów. Póki założenia ministerstwa nie są mu znane, wstrzymuje się od komentarza.
Z kolei Stanisław Longawa, wójt gminy Kłodzko, twierdzi, że samorządy przygotowują się do zmian. – My jako gmina spełniamy wszystkie standardy procedur przygotowanych pod kątem przepływu dokumentów elektronicznych i zastępowania papierowych wersji. Istnieje jednak potrzeba szkoleń i zmiany mentalności pracowników, którzy wcześniej przez wiele lat zajmowali się dokumentami wydrukowanymi. Sadzę, że z wprowadzeniem nowych reguł nie powinno być problemu. Jestem zdania, że mniejsze samorządy poradzą sobie z nowymi procedurami.
Paweł Tomczak, dyrektor Związku Gmin Wiejskich RP, przyznaje, że tematu e-fakturowania nie ma jeszcze rozpoznanego, będzie on zapewne poruszany w przyszłym tygodniu na zgromadzeniu związku.
Najpierw koszty, potem korzyści
Eksperci przyznają, że w początkowym okresie e-fakturowania w zamówieniach publicznych pojawią się koszty, które będą musiały ponieść samorządy. Jak mówi Michał Borowski, konieczne będzie całkowite przebudowanie nie tylko systemów finansowo-księgowych w gminach, ale również procedur obiegu dokumentów wewnątrz organizacji.
Z założeń projektu wynika, że jednorazowy, średni koszt dostosowania komputerowego systemu finansowo-księgowego do otrzymywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i wymiany dokumentów elektronicznych ma wynieść 5 tys. zł. Andrzej Kapczuk zwraca jednak uwagę, że wstępne kalkulacje (prezentowane choćby w oficjalnych wypowiedziach prawodawców) są najczęściej istotnie niedoszacowane. Tak było w przypadku jednolitego pliku kontrolnego, gdzie rzekomy średni koszt kilkuset złotych miał pokryć wdrożenie nowego systemu w przedsiębiorstwach – a już dziś widać, że chodzi często o przynajmniej kilkadziesiąt tysięcy złotych. – Tym razem, jeśli nie liczyć kosztu zakupu zupełnie nowych systemów FK, mówimy o rzędzie co najmniej kilku–kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od wielkości danej gminy czy stopnia jej zinformatyzowania – stwierdza Andrzej Kapczuk. Z kolei Wojciech Gede szacuje, że w największych gminach koszty mogą sięgnąć nawet kilkuset tysięcy złotych.
– Po wdrożeniu e-fakturowania w samorządach pojawią się koszty – twierdzą zgodnie projektodawcy, gminy i eksperci. Grzegorz Gawlik wyjaśnia jednak, że nie można zapominać o oszczędnościach, będą one związane choćby z mniejszym zużyciem papieru czy zastąpieniem odpłatnej wysyłki pocztą tradycyjną przez formę elektroniczną.
– To, w jaki sposób poniesione wydatki rzeczywiście usprawnią działania samorządu, zależy od bardzo wielu czynników – szansa na e-administrację jest jednak bardzo duża i warto z tego mądrze skorzystać – uważa Michał Borowski. Również Wojciech Gede przyznaje, że e-fakturowanie może ułatwić samorządom pracę, o ile odpowiednio wcześnie i sprawnie przygotują one swoje oprogramowanie finansowo-księgowe.
O ile sama koncepcja podatkowej cyfryzacji jest ze wszech miar słuszna, o tyle wątpliwości budzi wzięcie na pierwszy ogień jednostek sektora publicznego, w tym samorządu terytorialnego. Akurat w ich przypadku trudno mówić np. o zwiększonym ryzyku nadużyć finansowych, w tym podatkowych. Stosunkowo ogólna dyrektywa 2014/55/UE jest raczej tylko pretekstem do wprowadzenia nowych rozwiązań.
Wdrożenie e-fakturowania może być problematyczne dla wielu jednostek, ponieważ dość często gminy korzystają z innych systemów niż ich jednostki czy zakłady.
Koszty implementacji będą zależeć od kilku czynników. Po pierwsze od wielkości samorządu, po drugie od skali dotychczasowej informatyzacji danego urzędu – małe gminy nadal prowadzą np. rejestry VAT w zeszytach. Po trzecie zaś od tego, jak obecnie projektowane lub tworzone systemy będą możliwe do integracji z nowymi rozwiązaniami.
OPINIA EKSPERTA
Grzegorz Kubalski ekspert Związku Powiatów Polskich
Trudno jest udzielić na tym etapie prac definitywnej odpowiedzi, czy JST są teraz w stanie ponieść koszty finansowe wdrożenia systemu, gdyż koszty te nie są jeszcze znane. Na etapie projektu założeń nie została dokonana szczegółowa ocena skutków regulacji – nastąpi to dopiero równolegle z opracowywaniem projektu ustawy. Wydaje się jednak, że nie będą to koszty przekraczające możliwości finansowych jednostek samorządu. Oceniam też, że przeszkolenie pracowników nie będzie szczególnie trudne. Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych koncentruje się na mechanizmach wymiany danych między zamawiającymi a wykonawcami, a zatem elemencie, który z punktu widzenia użytkownika systemów finansowo-księgowych może być słabo zauważalny. Na etapie operowania na danych nie ma szczególnego znaczenia, czy zostały one wprowadzone do systemu automatycznie, czy też ręcznie. Zaproponowane rozwiązania mają na celu w większym stopniu obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw, nie zaś usprawnienia po stronie samorządów. Wprowadzone rozwiązania – jeśli w ślad za nimi podąży odpowiednie dostosowanie systemów teleinformatycznych i procedur działania – powinny jednak przyczynić się do większej efektywności działania jednostek samorządu. Choć dla mniejszych JST wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania jest relatywnie większym wyzwaniem, to jednocześnie może przynieść bardziej pozytywne efekty. Nie warto zatem czekać – zwłaszcza w sytuacji, gdy są to rozwiązania oparte przede wszystkim na dostosowaniu systemów teleinformatycznych – dokonywanym przecież przez dostawców poszczególnych systemów. Czy w małych gminach wprowadzenie zmian nie powinno być bardziej odroczone niż w dużych? Nie.
WAŻNE
Choć dla mniejszych JST wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania jest relatywnie większym wyzwaniem, to jednocześnie może przynieść bardziej pozytywne efekty. Nie warto zatem czekać – zwłaszcza w sytuacji, gdy są to rozwiązania oparte przede wszystkim na dostosowaniu systemów teleinformatycznych.
