Urzędy stanu cywilnego, szpitale i GUS w przededniu chaosu [NOWE PRAWO 2024]

Od stycznia karty urodzenia powinny być przekazywane pomiędzy urzędami elektronicznie. Problem w tym, że systemy nie zostały do tego przygotowane. Urzędnicy są zgodni, że prowizorka może doprowadzić do katastrofy.

W przypadku kart urodzenia i martwego urodzenia dane przekazywane przez placówki medyczne do urzędów stanu cywilnego (USC) będą ograniczone tylko do tych, które potrzebne są do sporządzenia aktu urodzenia. USC nie będą już przekazywać danych statystycznych do GUS, w tym mają je zastąpić szpitale. Zmienia się też postać samej karty – z papierowej na elektroniczną.

Karta zgonu z kolei pozostanie w formie papierowej, ale do USC ma trafiać już tylko część I, potrzebna do zarejestrowania zgonu. Dane statystyczne z części III – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Zdrowia i przepisami – placówki medyczne powinny przekazywać do GUS za pomocą specjalnej aplikacji. Jednak z rekomendacji MSWiA dla gmin wynika, że USC mają wysyłać te dokumenty do GUS w formie papierowej (o ile wcześniej otrzymają je ze szpitala).

– Wprowadzanie nowych przepisów na siłę, bez jakichkolwiek konsultacji i w tak dużym pośpiechu, spowoduje bardzo duże utrudnienia – przede wszystkim dla obywateli, którzy będą chcieli uzyskać akty urodzeń i zgonów. W nowych zasadach jest bowiem tyle niewiadomych, że dopiero gdy zaczniemy stosować przepisy, będziemy się starać odpowiednio przeorganizować pracę urzędów stanu cywilnego – bije na alarm Sławomir Wojciechowski, kierownik USC w Nowej Soli.

Nowe wzory w ostatniej chwili

Zmienione formularze zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw dopiero 20 grudnia w godzinach popołudniowych. Patrząc od strony formalnej, resort zdrowia zdążył przed 1 stycznia, ale nie uchroni to urzędów przed chaosem.

– Według Ministerstwa Zdrowia problem jest rozwiązany, bo spełniło ono wymóg opublikowania tych wzorów. Czy są merytorycznie poprawne, to inna sprawa. A my, USC i podmioty medyczne mamy gigantyczny problem – komentuje pracownik GUS.

Dużo wątpliwości budzi stan przygotowania do zmian placówek medycznych. Urzędnicy przekonują, że część z nich o zmianach dowiaduje się z prywatnych rozmów i nie mają świadomości, że od stycznia będą odgrywać nową rolę – już nie tylko wystawiać karty zgonu i urodzenia, lecz także przekazywać dane statystyczne do GUS.

– W szpitalach chyba faktycznie nie zdają sobie sprawy ze zmian prawnych – usłyszeliśmy od osoby związanej z branżą medyczną, która od nas się dowiedziała, że wytyczne w tej sprawie opublikowano na stronie Ezdrowie.gov.pl 4 grudnia br. – Kto spojrzy na stronę, ten się dowie, ale nie przypominam sobie przekazania placówkom takich informacji – mówi.

Sprzeczne wytyczne

W wytycznych dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą wskazuje się na zmiany w art. 54 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1378) – w zakresie karty urodzenia i karty martwego urodzenia, oraz art. 11 ust. 3a–3e i ust. 4c ustawy z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 887 ze zm.) – w zakresie karty zgonu. Rekomenduje się w nich przekazywanie kart urodzenia w postaci elektronicznej przez ePUAP w formacie PDF. „Nie należy przekazywać karty urodzenia i karty martwego urodzenia na zewnętrznym nośniku danych” – czytamy. Dane statystyczne do GUS mają być natomiast przekazywane za pośrednictwem udostępnionej przez ten urząd aplikacji.

Rekomendacje wysłane przez MSWiA do gmin za pośrednictwem wojewodów idą jednak w innym kierunku. „Jakkolwiek Ministerstwo Zdrowia w przekazanym komunikacie do podmiotów leczniczych nie rekomenduje nośników zewnętrznych, to jak wskazuje Centralny Ośrodek Informatyki (resort informatyzacji) można uznać za dopuszczalny i zgodny z polityką bezpieczeństwa SRP model przekazywania danych (elektronicznych kart urodzenia/martwego urodzenia) na zahasłowanych nośnikach typu pendrive” – pisze resort.

To jednak budzi wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa danych. Dodatkowo w urzędach najczęściej nie zezwala się na podłączanie zewnętrznych nośników. Jeśli chodzi o zastosowanie systemu ePUAP, ministerstwo zwraca uwagę, że urząd gminy powinien zwrócić uwagę na sprawne wydzielenie dokumentacji z całości wpływającej do urzędu gminy korespondencji. Na kierowników USC przerzuca się obowiązek wypracowania „optymalnego modelu współpracy z podmiotami leczniczymi”.

– To wykracza poza kompetencje ustawowe kierownika USC. Wypracowanie takiego modelu to zadanie ministra spraw wewnętrznych i administracji oraz ministra zdrowia. Wobec tego nie będziemy realizować tego polecenia – zaznacza Sławomir Wojciechowski.

Co więcej, MSWiA – opierając się na projekcie rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2024 – chce, aby USC przekazywały do GUS dane statystyczne… w formie papierowej, chociaż przywołane wcześniej przepisy, wchodzące w życie 1 stycznia 2024 r., wprost wskazują, że to podmioty wystawiające kartę zgonu przetwarzają i przekazują dane dla potrzeb statystyki publicznej.

– Postawieni pod ścianą, bo tak to trzeba nazwać, musimy zabezpieczyć dostarczenie danych przez wszystkie obowiązane do tego podmioty. Dlatego dostępne mają być dwie ścieżki. Jedna to naprędce zbudowany portal, umożliwiający przesyłanie danych tym podmiotom, które będą w stanie to czynić. Drugi sposób to przekazywanie, jak za króla Ćwieczka, papierów. Proteza, która jest nie do końca zgodna z prawem. Szklanką wody próbujemy gasić ogromny pożar – potwierdza przedstawiciel GUS.

Rozwiązania leżały na stole

Wszystkie problemy, z którymi przyjdzie się zetknąć szpitalom, urzędom i obywatelom po Nowym Roku, miała rozwiązać nowelizacja przepisów o cmentarzach i chowaniu zmarłych, która była procedowana w poprzedniej kadencji Sejmu. Zakładała ona w pełni elektroniczne karty urodzenia i zgonu, przekazywane automatycznie między szpitalnym systemem P1 a systemami obsługiwanymi przez USC i GUS.

– Poszły na to gigantyczne pieniądze, a nie wykorzystuje się wypracowanych rozwiązań – zwraca uwagę Sławomir Wojciechowski.

– To jest katastrofa. Cofamy się o 20 lat. Zamiast wdrożyć system P1 i elektroniczną kartę zgonu, jak było zakładane, wracamy do zamierzchłej przeszłości i przepisywania danych z papieru – dodaje pracownik GUS. ©℗