Wielu przedsiębiorców przy zakupie drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego kieruje się niską ceną zakupu sprzętu. Coraz większa jest jednak rynkowa świadomość pozornej oszczędności takiego wyboru.
Tanie w zakupie urządzenia bywają niezwykle kosztowne w eksploatacji. Dlatego kupując drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne, warto zwrócić uwagę na całkowity koszt zakupu (ang. Total Cost of Ownership – TCO), a nie tylko cenę samego urządzenia. Bardzo często okazuje się bowiem, że koszty wymiany materiałów eksploatacyjnych, serwisu czy napraw w krótkim czasie przewyższają różnicę pomiędzy cenami zakupu tańszego i droższego sprzętu. Zasada TCO obowiązuje niezależnie od tego, czy jest to drukarka do biura, drukarka wielkoformatowa czy drukarka przemysłowa.
– W przypadku urządzeń Kyocera cena zakupu wynika z dużo wyższej trwałości i żywotności sprzętu. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera, wyposażone w bęben ceramiczny są zdecydowanie bardziej trwałe oraz wydajne od klasycznych rozwiązań. Drukarki do firmy nie kupuje się przecież na rok – mówi Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu Arcus S.A.
TCO uwzględnia nie tylko cenę drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego, lecz również koszty eksploatacyjne, serwis drukarek, oraz często niedoceniany czynnik, jakim jest pobór energii. Efektywne wykorzystanie i niskie zużycie energii mają coraz większe znaczenie. Dlatego warto zwracać uwagę nie tylko na pobór energii podczas pracy, ale także w trybie czuwania czy podczas wybudzania urządzenia.
Planowanie zakupu sprzętu drukującego należy zacząć od dokładnego określenia potrzeb.
– Pierwszym krokiem jest zatem określenie, czy celem naszych poszukiwań jest oszczędna drukarka czy wydajne urządzenie wielofunkcyjne (MFP). Zakup MFP daje o wiele większe możliwości i jest tańszy niż kupienie drukarki i skanera oddzielnie – podkreśla Łukasz Rumowski.
Jeżeli określenie potrzeb i podjęcie decyzji nie przychodzi w firmie zbyt łatwo, warto skorzystać z pomocy ekspertów, takich jak Arcus S.A. Podstawą jest audyt druku, określenie potrzeb, a w efekcie wybór właściwych rozwiązań, zarówno w kwestii sprzętu, jak i oprogramowania. Do funkcjonalności aplikacji pozwalających na zarządzanie drukarkami i MFP należą m.in.: wydruk poufny (wydruk bezpieczny), uprawnienia do wydruku kolorowego oraz system kontroli kosztów wydruku. Może się również okazać, że zamiast zakupu urządzeń, lepszą formą uzyskania oszczędności będzie outsourcing wydruku lub dzierżawa drukarek i kopiarek.
Outsourcing druku niweluje konieczność posiadania środków na zakup urządzeń. Wszystkie koszty druku (w tym serwis urządzeń biurowych i materiały eksploatacyjne) zawarte są w jednej opłacie miesięcznej, która w żaden sposób nie wpływa na płynność finansową firmy i którą można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Współpraca z Arcusem oznacza też możliwość rozszerzania usług o specjalistyczne rozwiązania, które pomogą jeszcze zwiększyć oszczędności firmy, takie jak np. Vario. – oprogramowanie do zarządzania dokumentami i informacją, które jest idealnym uzupełnieniem usług Arcus Kyocera MDS.